Tänne kerätään varauksiin liittyvät ohjeet.

4. Varaukset

Asiakas voi varata aineistoa Kohassa. Lainaus- ja käyttömaksusäännöissä ja asiakastyyppien ylläpidossa on määritelty säännöt, minkä mukaan varauksia voi tehdä.

4.1. Varauksen teko tiedonhaun kautta

Varauksen voi tehdä usealla tavalla. Yksinkertaisin tapa on tehdä varaus nimeketietojen näytön yläreunasta Varaa-napista.

Varauksen voi tehdä myös hakutuloslistauksessa:

  • näytön yläreunassa Varaa-napista, kun on valinnut näytöltä varattavat nimekkeet
  • nimeketietojen jäljessä olevasta Varauksia-linkistä.

Kun teet varauksen, täytyy asiakkaan tiedot hakea näytölle joko kortin viivakoodilla tai asiakkaan nimellä hakemalla. Huom! Noudata kirjastosi sovittuja käytäntöjä.

4.1.2. Varauksen teko asiakastietojen kautta

Voit tehdä varauksen myös asiakastiedoista päin. Klikkaa Hae ja varaa -nappia…

…hae tarvittava nimeke ja tee varaus.

Kun olet valinnut asiakkaan, jolle varaus tehdään, voi varauksen tietoja tarkentaa:

  • Muuta-laatikkkoon voit kirjoittaa varaukseen liittyviä lisätietoja tarvittaessa.
  • Valitse Noutopaikkaan kirjasto, mistä asiakas noutaa aineiston.
  • Jos varaus halutaan alkamaan tulevaisuudessa, anna Varauksen alkamispvm -laatikkoon aloituspäivämäärä. Muuten siihen tallentuu kuluva päivä.
  • Jos varaus halutaan olemaan voimassa vain tiettyyn päivämäärään saakka, merkitse päiväys Varaus vanhenee -laatikkoon.
  • Oletuksena on Varaa seuraava vapaa nide. Jos haluat tietyn niteen varaukseen, valitse nide listalta Varaus-sarakkeesta.
  • Varausten määrän voit valita Tee varauksia (määrä) -sarakkeesta.
  • Kiireetön varaus antaa asiakkaan uusia varatun teoksen, Tätä valintaa voi käyttää jos teos tarvitsee esimerkiksi uuden tarran

4.1.3. Monta varausta kerralla

Jos haluat tehdä varauksen useammasta nimekkeestä kerralla, valitse nimekkeiden vasemmalta puolelta valintaruudusta halutut nimekkeet ja klikkaa Varaa-nappia.

Varaussivulle listautuu valitut teokset. Valitse noutopaikka ja klikkaa Varaa.

4.1.4. Varausten käsittely

Varauksia voi muuttaa ja peruuttaa Varaukset-välilehdellä, jonne pääsee nimeketietueen vasemmalla olevasta valikosta. Myös asiakkaan varauksista käsin pääsee varauksiin klikkaamalla Varaukset-välilehdellä teoksen nimeä.

Varauslistalla voit muuttaa varausten järjestystä, noutopaikkaa tai keskeyttää tai peruuttaa varauksen.

4.1.4.1. Varausten järjestyksen muuttaminen

Jos jostain syystä täytyy varausjonon järjestystä muuttaa (ei saa tehdä ilman erityistä syytä), se tapahtuu muuttamalla Järjestys jonossa -sarakkeessa olevia numeroarvoja. Tai klikkailemalla vihreitä nuolia. Huom! Tätä oikeutta ei välttämäti ole kaikilla työntekijöillä.

  • Jos muutat järjestystä jonossa tai poistat varauksen, muista klikata Päivitä varaukset -nappia tallentaaksesi toiminnot.

4.1.4.2. Varauksen kiinnittäminen viimeiseksi jonossa

Jos klikkaat varauksen oikealla puolella olevaa vihreää nuolta, varaus menee viimeiseksi listalle ja pysyy viimeisenä, vaikka uusia varauksia tulisi sen jälkeen. Tämä toiminto voi olla tarpeellinen esim. kotipalveluasiakkaiden kohdalla, joilla niteiden laina-aika voi venyä pidemmäksi kuin muilla asiakkailla.

Kun varauksen kohdalla näkyy vihreä nuoli, jonka alla on viiva, se tarkoittaa, että varaus pysyy alimmaisena jonossa.

4.1.4.3. Yksittäisen varauksen keskeyttäminen

Jos asiakas haluaa keskeyttää yksittäisen varauksensa tietyksi ajaksi, sen voi tehdä valitsemalla kalenterikuvakkeesta päivämäärän, mihin asti varaus on keskeytettynä ja klikkaamalla Keskeytä-nappia.

Kun varaus on keskeytetty, varauksen kohdalle tulee Jatka-nappi ja näkyy päivämäärä, mihin saakka keskeytys on voimassa. Voit palauttaa varauksen voimaan myös (tyhjentämällä päivämäärän ja) klikkaamalla Jatka.

4.1.4.4. Asiakkaan kaikkien varauksien keskeyttäminen

Jos asiakas haluaa keskeyttää kaikki varauksensa, voi sen tehdä asiakkaan tiedoissa Varaukset-välilehdellä klikkaamalla Keskeytä kaikki varaukset -nappia. Vastaavasti varaukset saa taas voimaan klikkaamalla Jatka kaikkia keskeytettyjä varauksia -nappia.

4.1.4.5. Varauksen poistaminen

Niteen tiedoissa varauksen poistaminen onnistuu yksitellen klikkaamalla varauksen kohdalla Poista-nappia.

Useita varauksia kerralla voit poistaa merkitsemällä kunkin varauksen alasvetovalikosta poistettavaksi ja klikkaamalla lopuksi Päivitä varaukset.

Varauksen voi myös poistaa asiakkaan tiedoissa Varaukset-välilehdellä valitsemalla Poista?-sarakkeeseen “Kyllä” ja klikkaamalla Peruuta valitut varaukset -nappia.

4.1.5. Peruuta odottava-tila ja kuljetustila

Kun varaus on jäänyt kiinni tai odottaa noutamista, voi varauksen tilan muuttaa takaisin aktiiviseksi varaukseksi Peruuta odottava-tila tai Peruuta kuljetustila -napeista. Teos palautuu varausjonoon. Käy samalla muuttamassa varauksen voimassaoloaika, muuten voimassaoloajaksi jää alkuperäinen kiinni jääneen teoksen aika. Tätä toimintoa tarvitaan esimerkiksi rikkinäisen teoksen kohdalla.

4.2. Varausten kiinnijääminen

Varaus voi jäädä kiinni joko virkailijaliittymässä palautettaessa tai palautusautomaatilla palautettaessa.

4.2.1. Varaus palautetaan virkailijaliittymässä

Kun palautetaan varattuja niteitä, tulee varauksesta ilmoitus.

Kun varauksen noutokirjasto on sama kuin mihin nide on palautettu:

Kun varaus hyväksytään, asiakkaalle lähtee noutoilmoitus.

Kun varauksen noutokirjasto on eri kuin mihin nide on palautettu:

Tässä tapauksessa nide menee kuljetustilaan, eikä asiakkaalle lähde vielä noutoilmoitusta. Kuljetuskuitti tulostuu seuraavaksi. Asiakkaalle ilmoitus lähtee vasta, kun nide palautetaan noutokirjastossa.

Huomaa: Molemmissa tapauksissa varaus vahvistetaan tai tulostetaan kuitti ja hyväksytään varauksen kiinnijääminen. Älä huomioi jättää varauksen voimaan asiakkaalle, mutta sallii lainaamisen toiselle asiakkaalle (ohjelma huomauttaa varauksesta).

4.2.2. Varaus palautetaan automaattiin

Automaattiin palautetut varaukset pitää palauttaa uudelleen Kohassa, jotta niistä lähtee asiakkaalle noutoilmoitus. Ennen uudelleenpalautusta varaukset ovat käsiteltävänä-tilaisia.

Toiminnallisuus perustuu järjestelmäasetukseen ja jos se ei ole käytössä, lähtee noutoilmoitus asiakkaalle heti, kun aineisto palautetaan automaattiin. Omatoimiaikana ei haluta, että varauksista lähtee noutoilmoituksia.

4.2.3. Varausten näkyminen asiakkaan tiedoissa

Asiakkaan tiedoissa näkyy Varaukset-välilehdellä, minne varattu nide on palautettu ja milloin.

Ensimmäinen nide odottaa noutopisteessä ja toinen on kuljetettavana noutokirjastoon

4.2.4. Kiinni jääneiden varausten näkyminen kokoelmatiedoissa ja varausjonossa

Kokoelmat-välilehdellä nidetiedoissa näkyy varatun ja kuljetuksessa olevan niteen tilanne.

Automaatilla palautettu, noutoilmoitusta ei vielä lähetetty. Varaus näkyy nidevarauksena.

  1. Noudettavissa oleva, noutoilmoitus lähetetty
  2. Teos on kuljetettavana

Varausjono-sivulla kiinni jäänyt varaus voi olla kolmessa eri tilassa: Automaatilla palautettu, kiinni jäänyt varaus, noutoilmoitusta ei vielä lähetetty. Priority-sarakkeessa varaus on Käsiteltävänä-tilassa.

Noudettavissa oleva, noutoilmoitus lähetetty. Priority-sarakkeessa tietona Waiting/Odottaa

Kuljetettavana oleva varaus.

4.2.5. Varauksen noutaa muu kuin varaaja itse

Jos varauksen noutaa joku muu kuin varaaja itse (perheenjäsen tai muu valtuutettu), saat huomautuksen, josta pitää ensin valita Peruuta varaus (poistaa varauksen varaajan tiedoista) ja sitten Kyllä, lainaa (Y).

Jos valitaan Peruuta odottava-tila, siirtyy varaus takaisin jonon ensimmäiseksi ja se jää uudelleen kiinni samalle asiakkaalle, kun teokseen kuuluva nide seuraavan kerran palautetaan.

Päivitetty: