2. Lainaus ja palautus

Käytä lainaustoiminnoissa Firefox-selainta, jolla voit määrittää asiakaskuitit tulostumaan automaattisesti (ohje kohdassa 9. Kuittitulostuksen asetukset). Koha-Suomi suosittelee Firefox ESR-version käyttöä.

Lainauksen toimintoihin pääset useilla eri tavoilla. Virkailijaliittymän etusivulla on pikakuvakkeita, joista pääset ohjelman eri toimintoihin, mm. lainaus- ja palautustoimintoihin. Kaikista lainauksenvalvonnan toiminnoista on listaus Lainaus ja palautus -sivulla, jonne pääset jokaisen sivun vasemmasta yläreunasta olevasta linkistä.

Ohjelman pikanäppäimet:

  • tiedonhaku Alt+Q
  • lainaus Alt+U
  • palautus Alt+R
  • lainakuitti Alt+P

2.1. Lainaaminen

Aloita lainaaminen lukemalla asiakkaan kirjastokortin viivakoodi Lainaus-kenttään tai hakemalla asiakkaan tiedot hänen nimelläään. Toimi kirjastosi käytäntöjen mukaan.

Lue lainattavan niteen viivakoodi nidekenttään.

  • Viimeksi lainatun niteen tiedot näkyvät Lainattu-kentässä.
  • Jos klikkaat täpän kohtaan Näytä aina lainat reaaliaikaisesti, lainaustilanteessa kaikki asiakkaan lainat näkyvät näytöllä. Tämä valinta voi olla piilotettuna kimpassasi.

Tärkeää:

  • Monet viivakoodinlukijat lähettävät automaattisesti rivinvaihdon, joten Lainaus-painiketta ei tarvitse välttämättä klikata.
  • Jos niteen viivakoodia ei löydy, saat ehdotuksen pikaluettelointiin niteen lisäämiseksi. Toiminto ei ole välttämättä kaikilla kimpoilla käytössä.

Lainausasetukset

  • Asetuksissa on mahdollista määritellä lainattavalle aineistolle muu eräpäivä kuin oletuseräpäivä. Tämä vaihtoehto tulee näkyviin vain, jos järjestelmäasetuksissa on määritelty, että virkailijalla on oikeus muuttaa eräpäivää lainatessa.
  • Jos kimpalla on käytössä automaattinen uusinta, ohjelma uusii lainatut teokset automaattisesti lainasääntöjen mukaisesti.
  • Toiminnolla Älä lyhennä laina-aikaa varausten määrän pohjalta voi ohittaa järjestelmäasetuksen, jolla lyhennetään laina-aikaa, jos teoksen varausmäärä menee asetuksissa määritellyn rajan yli. Valinta tulee näkyviin vain kimpoissa, jossa tämä järjestelmäasetus on päällä.

2.1.1 Kuittien tulostaminen

Kun olet lainannut kaikki asiakkaan lainat, voit tulostaa lainauskuitin eri tavoilla. Toimi kimppasi käytäntöjen mukaan.

Kuitin voit tulostaa:

  • Painamalla näppäimistöltä Enter. (Huom. järjestelmäasetuksista riippuen, Enter voi myös tyhjentää asiakastiedot).
  • Painamalla pikanäppäimiä Alt+P.
  • Asiakastietojen yläpuolelta olevasta Tulosta-valikosta valitsemalla Tänään lainatut.

Huom! Lainauskentän oikeassa yläkulmassa näkyvästä tulostimen kuvasta tulostuvat kaikki asiakkaan lainat kuitille.

Tulosta -valikosta voit tulostaa myös kuitin:

  • Asiakastietojen yhteenveto: A4-tuloste asiakastiedoista, lainoista, varauksista ja maksujen tilitystiedoista. Tätä ei suositella tulostettavan.
  • Tulosta kuitti: tulostaa kaikki asiakkaan lainat kuitille. Tulosteessa erotellaan myöhässä olevat lainat oman otsikon alle.
  • Tänään lainatut: tulostaa tänään lainattujen ja uusittujen lainojen tiedot kuitille.
  • Tulosta erääntyneet: tulostaa erääntyneet lainat, jos asiakkaalla on myöhässä olevia lainoja.
  • Tulosta tänään palautetut: antaa asiakkaan palautuksista kuitin.

Kimpan pääkäyttäjät voivat muokata kuiteille tulostuvia tietoja.

2.1.2 Asiakastietojen tyhjennys näytöltä

Kun lopetat lainaamisen, näytöltä pitää tyhjeentää asiakkaan tiedot. Näytön voit tyhjentää kahdella tavalla:

  • Painamalla Enter. (Huom! asetuksista riippuen, Enter voi myös tulostaa asiakkaan lainakuitin).
  • Klikkaamalla X lainauskentän oikeasta yläkulmasta.


2.2 Lainaamisen estot

Joissakin tilanteissa Koha estää lainaamasta aineistoa asiakkaalle, jos estot ovat laitettu päälle järjestelmäasetuksissa. Näissä tilanteissa näytölle tulee huomautus lainaamisen eston syystä.

2.2.1 Asiakkaalla on liikaa maksuja


Hox! Uusintatilanteessa ohjelma ei ilmoita, jos sallittujen maksujen raja on ylittynyt.

2.2.2 Asiakkaalla on rajoitus (lainauskielto)

Asiakkaille voidaan tallentaa rajoitus, joka aiheuttaa lainaukiellon, esim. kun lasku on lähetetty. Rajoitus voi olla voimassa toistaiseksi tai määräajan.

Rajoituksen voit tallentaa asiakastietojen muokkausnäytöllä kohdassa Asiakkaan rajoitukset tai välilehdellä Rajoitukset. Laita Selitys-kenttään rajoituksen syy ja jos rajoitus halutaan olemaan voimassa vain tietyn ajan, laita Vanhenee-kohtaan viimeinen voimassaolopäivä.

Tallenna rajoitus lopuksi Lisää rajoitus -painikkeesta.

Asiakkaan Tiedot ja Lainaus -näytöillä rajoitus näkyy näin:

2.2.3 Asiakkaan osoitetiedot ovat väärät

Jos asiakkan tiedoissa on päällä asetus, että osoite on tarkistettava, lainaus estyy.

Lainaustilanteessa tulee huomautus:

Huomautuksen voit poistaa, kun olet korjannut asiakkaan osoitetiedot. Vaihda asiakastietojen muokkausnäytöllä täppä Käyttäjätilin huomautukset -osiossa Tarkista osoite -kohtaan “Ei” ja tallenna asiakastietojen muokkausnäyttö.

2.2.4 Asiakkaan kirjastokortti on kadonnut

Kun asiakas ilmoittaa kirjastokorttinsa kadonneen, tallenna Kortti kadonnut -tieto asiakastietojen muokkausnäytöllä osiossa Käyttäjätilin huomautukset.

Lainaustilanteessa tulee huomautus:

Kun asiakkaan kirjastokortti on kadonnut, toimi kimpassa sovittujen käytäntöjen mukaan.
Huomautuksen voit poistaa asiakastietojen muokkausnäytöllä vaihtamalla täppä Käyttäjätilin huomautukset -osiossa Kortti kadonnut -kohtaan “Ei”.


2.3 Lainauksen viestit ja huomautukset

2.3.1 Huomautus liitteistä

Jos lainaat niteen, joka sisältää useita osia ja tieto osista on tallennettu niteen tietoihin kenttään 3 (Liitteiden määrä), saat ponnahdusikkunan, jossa kerrotaan montako osaa nide sisältää.

Joskus lainaustilanteessa näytölle voi tulla keltaisessa laatikossa oleva huomautus. Nämä huomautukset on käsiteltävä/huomioitava ennen lainaamisen jatkamista.

2.3.2 Aineisto on varattu jollekin toiselle asiakkaalle. Varausta ei ole vielä otettu kiinni.

2.3.3 Nide on varaushyllyssä varattuna toiselle asiakkaalle.

  • Jos esimerkiksi toinen perheenjäsen haluaa lainata varatun aineiston, valitse Poista varaus ja klikkaa Kyllä, lainaa (Y). Varaus poistuu alkuperäiseltä varaajalta.
  • Jos valitset vaihtoehdon Peruuta odottava-tila ja klikkaat Kyllä, lainaa (Y), alkuperäisen varaajan noutoa odottanut varaus muuttuu takaisin voimassaolevaksi.

2.3.4 Nide on jo lainassa tällä asiakkaalla.

2.3.5 Aineisto on lainassa toisella asiakkaalla.

2.3.6 Aineistoa ei lainata (niteen tila on “Ei lainattavissa”).

  • Lainauseston ohituksen salliminen määritellään järjestelmäasetuksissa.

2.3.7 Asiakkaalla on liian monta lainaa.

  • Lainauseston ohituksen salliminen määritellään järjestelmäasetuksissa.

2.3.8 Viivakoodia ei löytynyt.

  • Pikaluettelointi on mahdollista, jos se on sallittu järjestelmäasetuksissa.

2.3.9 Lainattava nide on merkitty kadonneeksi.

  • Järjestelmäasetuksissa voidaan määritellä, tuleeko kadonneeksi merkitystä niteestä huomautusta.

2.3.10 Lainattavalla niteellä on ikärajoitus, ja asiakas on liian nuori.

  • Ikärajoituksen ohituksen salliminen määritellään järjestelmäasetuksissa.

2.3.11 Lainattavalla niteellä on paljon varauksia, jonka takia lyhennetään laina-aikaa.

  • Laina-ajan lyhennys määritellään järjestelmäasetuksissa. Välttämättä se ei ole päällä kimppasi kirjastossa.

2.4 Asiakkaan lainat

Lainassa-painikkeesta saat näkyville asiakkaan kaikki lainat.

Sarakkeet -valikosta voit valita, mitä sarakkeita Lainassa-välilehdellä näytetään.

Vie-valikosta voit tulostaa, kopioida tai viedä asiakkaan lainat Excel- tai CSV-tiedostoiksi.

Valikosta Lainojen määrä nidetyypeittäin näet asiakkaan kaikki lainat yhteenlaskettuna nidetyypeittäin.

Ensimmäisenä näkyvät tänään lainatut lainat. Myöhässä olevien lainojen eräpäivät näkyvät punaisella.

2.4.1 Lainojen uusinta

Lainassa olevien niteiden laina-ajan voit uusia sen mukaan, mitä järjestelmän ylläpidon laina- ja käyttömaksusäännöissä on määritelty.

Lainat voi uusia asiakkaan tiedoissa Lainassa-välilehdellä tai Lainaus ja palautus -sivulla.

Huom! Jos asiakkaan sallittujen maksujen raja on ylittynyt, ohjelma ei huomauta siitä uusintatilanteessa.

2.4.1.1 Lainojen uusinta asiakkaan tiedoissa olevalla Lainassa-välilehdellä.

  • Uusinta-sarakkeesta näet, kuinka monta kertaa kukin nide on uusittu. Valitse uusittavat niteet ruksaamalla uusinnan valintaruutu uusittavan niteen kohdalla ja klikkaa näytön alareunasta painiketta Uusi tai palauta valitut niteet tai jos uusit kaikki lainat, klikkaa Uusi kaikki -painiketta.

  • Uusinta-sarakkeen yläreunassa olevalla toiminnolla “valitse kaikki” voit valita uusittavaksi kaikki lainat, jotka on mahdollista uusia. Toiminto “ei valintaa” poistaa valinnat.

  • Jos kimpassa on käytössä asetus, joka estää uusimisen samana päivänä uudestaan, tulee huomautus “Ei uusintaa ennen…”. Lainan voi uusia uudelleen kyseisen päivämäärän ja kellonajan jälkeen. Huomautus tulee, kun päivittää Lainassa-välilehden tai käy välillä toisella sivulla.

    • Jos kimpassa on sallittu lainojen palauttaminen lainatnäytöllä ja Sarakkeen näkyvyys -valikosta on valittu Palautus-toiminto aktiiviseksi, voit palauttaa lainat valitsemalla palautettavat niteet Palautus-sarakkeesta ja klikkaamalla näytön alareunasta painiketta Uusi tai palauta valitut niteet.
  • Jos kimpassa on käytössä Ilmoittaa palauttaneensa -toiminto, toiminto painikkeen Palautusilmoitukset saat näkyville myös Sarakkeen näkyvyys -valikosta. Toimintoa voi käyttää tilanteissa, kun asiakas ilmoittaa, että hän on palauttanut lainan, joka näkyy vielä hänen lainoissaan. Ko. niteen kohdalle tallentuu merkintä, että asiakas on palauttanut lainan. Tieto lainasta tallentuu myös Palautusilmoitukset-välilehdelle.

Järjestelmäasetuksiin voidaan määritellä, kuinka monen “ilmoittaa palauttaneensa” -lainan jälkeen ohjelma huomauttaa määrästä virkailijalle.

2.4.1.2 Uusinta Lainaus ja palautus -sivun Uusinta-linkistä.

  • Huomio kirjastosi käyttösäännöt. Joissain kirjastoissa käyttösäännöt edellyttävät kirjastokorttia uusintatilanteessa eli tätä toimintoa ei saa silloin käyttää.

Uusi lainat lukemalla niteen viivakoodi uusintakentään. Voit antaa uusittaville lainoille halutessasi eri eräpäivän, kuin nidetyypin oletuslaina-aika on.

Jos niteen uusiminen onnistuu, saat ilmoituksen.

Jos nide ei ole lainassa, saat ilmoituksen.

Jos viivakoodia ei löydy, saat ilmoituksen.


2.5 Asiakkaan varaukset

Varaukset-välilehdellä näet asiakkaan varaukset ja missä tilassa varaukset ovat. Välilehdellä voit vaihtaa varauksen noutopaikan, poistaa varauksen, keskeyttää varauksen ja jatkaa keskeytetyn varauksen käyttämällä varausten alapuolella olevia toimintopainikkeita, mikäli toiminnnot ovat sallittu järjestelmäasetuksissa.


2.6 Asiakkaan rajoitukset, huomautukset ja viestit

2.6.1 Asiakkaan rajoitukset

Voit asettaa asiakkaalle rajoituksen, joka estää lainaamisen ja uusimisen.

Rajoituksen voit lisätä asiakastietojen muokkausnäytöllä:

tai Rajoitukset-välilehdellä:

Rajoitus näkyy asiakkaan Lainaus- ja Tiedot-näytöillä sekä Rajoitukset-välilehdellä. Rajoituksen voi ohittaa tilapäisesti, jos käyttäjän oikeudet sen sallivat.

2.6.2 Huomautukset asiakastiedoissa

Voit tallentaa asiakastietojen muokkausnäytöllä asiakkaalle huomautuksia, jotka näkyvät asiakkaan Lainaus- ja Tiedot-näytöillä.

2.6.3 Viestit asiakastiedoissa

Voit lisätä asiakkaalle lyhyitä viestejä, jotka näkyvät asiakkaan Lainaus- ja Tiedot-näytöillä. Viestin voit lisätä joko toimintapainikkeesta Lisää viesti tai linkistä +Lisää uusi viesti.

[

Kun valitset Lisää uusi viesti, pääset valitsemaan, näytetäänkö viesti vain virkailijoille vai myös asiakkaalle verkkokirjastossa (valikossa asiakkaan nimi).

[

Voit valita viestin esimääritellyistä viesteistä tai kirjoittaa oman viestin tyhjään kenttään. Kimpan pääkäyttäjät voivat lisätä esimääriteltyjä viestejä.

  • HUOMIO! Viesti asiakkaalle näkyy myös virkailijoille.

2.6.3 Vanhentunut asiakastieto

Jos asiakastiedot vaativat määräaikaistarkistuksen (parametreissä määritelty), näyttöön tulee ilmoitus:

Tarkista asiakkaan yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, viestiasetukset). Jos tiedot ovat ajantasalla, klikkaa Uusinta. Jos tiedot täytyy päivittää, muokkaa ja päivitä tiedot ensin linkistä Muokkaa tietoja.

Käyttöoikeuden voi jatkaa myös valikosta Muita toimintoja, valitsemalla Asiakkaan käyttöoikeuden jatkaminen.


2.7 Palauttaminen

Aineiston palauttamiseen pääset eri näyttöjen kautta.

Kaikista lainaustenvalvonnan toiminnoista on listaus Lainaus ja palautus -sivulla, jonne pääset jokaisen sivun vasemmasta yläreunasta olevasta linkistä.

2.7.1 Aineiston palauttaminen

Kun palautat aineistoa, lue niteen viivakoodi Palautus-kenttään. Palautetun niteen tiedot tulevat näytölle.

Sarakkeet-valikosta voit valita, mitä tietoja Palautus-näytöllä näytetään.

Vie-valikosta voit tulostaa, kopioida tai viedä palautetut niteet Excel- tai CSV-tiedostoiksi.

Jos teoksesta on varaus ja saat näytölle ilmoituksen: Maksuja ei peritä käsin peruutetuista varauksista, voit poistaa varauksen tällä sivulla ilman, että asaikkaalle tulee noutamattoman varauksen maksua. Jos palautetusta teoksesta ei ole varausta, ilmoitusta ei tarvitse huomioida.

2.7.2 Palautuksen viestit

2.7.2.1 Toisen kirjaston aineiston palautus

Jos olet palauttamassa jonkun muun kirjaston aineistoa, saat viestin, jossa ilmoitetaan mihin kirjastoon nide pitää kuljettaa.

  • Palautuksen jälkeen niteen tilaksi muuttuu Kuljetettavana.

  • Nide pitää palauttaa kotikirjastossaan, jotta sen tilaksi muuttuu Saatavana-tila.

2.7.2.2 Useita osia sisältävän niteen palautus

Jos palautat niteen, joka sisältää useita osia ja tieto osista on tallennettu niteen tietoihin kenttään 3 (Liitteiden määrä), saat ilmoituksen, jossa kerrotaan montako osaa nide sisältää.

2.7.2.3 Varatun niteen palautus

Järjestelmäasetuksissa voidaan määritellä, tulostetaanko varauksen info- ja kuljetuskuitti automaattisesti vai pitääkö virkailijan vahvistaa kuitin tulostaminen.

Varauksen infokuitin tulostaminen manuaalisesti:

  • Kun palautat niteen, josta on varaus, saat siitä ilmoituksen:

  • Valitsemalla toiminnon Vahvista varaus, nide menee Odottaa-tilaan.
  • Toiminnolla Tulosta kuitti ja vahvista, ohjelma tulostaa varauksen infokuitin ja muuttaa niteen Odottaa-tilaan.
  • Toiminnolla Älä huomioi, nide jää Saatavana-tilaan ja varaus säilyy asiakkaalla voimassa olevana.

Jos palautat varatun niteen toistamiseen samalla näytöllä, saat ilmoituksen, jossa on mahdollista poistaa varaus toiminnolla Poista varaus.

  • Poistetusta varauksesta ei tallennu asiakkaalle noutamattoman varauksen maksua, kun poisto tehdään samalla palautusnäytöllä, kuin alkuperäinen palautus on tehty. Varausviestin taakse jää ilmoitus “Maksuja ei peritä käsin peruutetuista varauksista”.

Varauksen infokuitin tulostuminen automaattisesti:

  • Kun palautat niteen, josta on varaus, saat siitä ilmoituksen:

  • Koska järjestelmäasetuksiin on määritelty, että varauskuitit tulostuvat automaattisesti, tulostuu varauksen infokuitti heti, kun olet palauttanut varatun niteen.
  • Jos palautat niteen toisen kerran, ohjelma vaatii manuaalisen varausilmoituksen kuittauksen.

2.7.4.4 Varaus toisessa kirjastossa

Jos palautat niteen, josta on varaus jossain toisessa kirjastossa, saat ilmoituksen ja tiedon, mihin kirjastoon nide pitää kuljettaa.

Varauksen kuljetuskuitin tulostaminen manuaalisesti:

  • Valitsemalla Vahvista varaus ja kuljetus, vahvistat niteen kuljetettavaksi kirjastoon, missä on varauksen noutopaikka.
  • Toiminnolla Tulosta kuitti, kuljeta ja vahvista, ohjelma tulostaa varauksen kuljetuskuitin ja merkitsee niteen kuljetustilaan kirjastoon, missä on varauksen noutopaikka.
  • Toiminnolla Älä huomioi, nide jää Saatavana-tilaan ja varaus säilyy asiakkaalla voimassa olevana.

Varauksen kuljetuskuitin tulostuminen automaattisesti:

  • Koska järjestelmäasetuksiin on määritelty, että varauskuitit tulostuvat automaattisesti, tulostuu varauksen kuljetuskuitti heti, kun olet palauttanut varatun niteen.

2.7.2.5 Asiakkaan maksut palautusnäytöllä

Jos järjestelmä on asetettu näyttämään maksut palautuksen yhteydessä, saat keltapohjaisen viestin asiakkaan maksuista.

2.7.2.6 Kadonneeksi merkityn niteen palauttaminen

Jos palautat kadonneeksi merkityn niteen, saat seuraavan ilmoituksen:

  • Kadonnut-tila poistuu niteeltä automaattisesti, jos järjestelmäasetuksiin on näin määritelty.

2.7.2.7 Laskutetun niteen palauttaminen

Jos palautat niteen, joka on laskutettu, saat seuraavan ilmoituksen:

  • Niteen laskutettutila ei poistu automaattisesti, jos järjestelmäasetuksissa on näin määritelty.

2.8 Varaukset

Asiakas voi varata aineistoa Kohassa. Lainaus- ja käyttömaksusäännöissä ja asiakastyyppien ylläpidossa on määritelty säännöt, minkä mukaan varauksia voi tehdä.

2.8.1 Varauksen teko tiedonhaun kautta

Varauksen voi tehdä usealla tavalla. Yksinkertaisin tapa on tehdä varaus nimeketietojen näytön yläreunasta Varaa-napista.

Varauksen voi tehdä myös hakutuloslistauksessa:

  • näytön yläreunassa Varaa-napista, kun on valinnut näytöltä varattavat nimekkeet
  • nimeketietojen jäljessä olevasta Varauksia-linkistä.

Kun teet varauksen, täytyy asiakkaan tiedot hakea näytölle joko kortin viivakoodilla tai asiakkaan nimellä hakemalla. Huom! Noudata kirjastosi sovittuja käytäntöjä.

2.8.2 Varauksen teko asiakastietojen kautta

Voit tehdä varauksen myös asiakastiedoista päin. Klikkaa Hae ja varaa -nappia…

…hae tarvittava nimeke ja tee varaus.

Kun olet valinnut asiakkaan, jolle varaus tehdään, voi varauksen tietoja tarkentaa:

  • Muuta-laatikkkoon voit kirjoittaa varaukseen liittyviä lisätietoja tarvittaessa.
  • Valitse Noutopaikkaan kirjasto, mistä asiakas noutaa aineiston.
  • Jos varaus halutaan alkamaan tulevaisuudessa, anna Varauksen alkamispvm -laatikkoon aloituspäivämäärä. Muuten siihen tallentuu kuluva päivä.
  • Jos varaus halutaan olemaan voimassa vain tiettyyn päivämäärään saakka, merkitse päiväys Varaus vanhenee -laatikkoon.
  • Oletuksena on Varaa seuraava vapaa nide. Jos haluat tietyn niteen varaukseen, valitse nide listalta Varaus-sarakkeesta.
  • Varausten määrän voit valita Tee varauksia (määrä) -sarakkeesta.
  • Kiireetön varaus antaa asiakkaan uusia varatun teoksen, Tätä valintaa voi käyttää jos teos tarvitsee esimerkiksi uuden tarran

2.8.3 Monta varausta kerralla

Jos haluat tehdä varauksen useammasta nimekkeestä kerralla, valitse nimekkeiden vasemmalta puolelta valintaruudusta halutut nimekkeet ja klikkaa Varaa-nappia.

Varaussivulle listautuu valitut teokset. Valitse noutopaikka ja klikkaa Varaa.


2.8.4 Varausten käsittely

Varauksia voi muuttaa ja peruuttaa Varaukset-välilehdellä, jonne pääsee nimeketietueen vasemmalla olevasta valikosta. Myös asiakkaan varauksista käsin pääsee varauksiin klikkaamalla Varaukset-välilehdellä teoksen nimeä.

Varauslistalla voit muuttaa varausten järjestystä, noutopaikkaa tai keskeyttää tai peruuttaa varauksen.

2.8.4.1 Varausten järjestyksen muuttaminen

Jos jostain syystä täytyy varausjonon järjestystä muuttaa (ei saa tehdä ilman erityistä syytä), se tapahtuu muuttamalla Järjestys jonossa -sarakkeessa olevia numeroarvoja. Tai klikkailemalla vihreitä nuolia. Huom! Tätä oikeutta ei välttämäti ole kaikilla työntekijöillä.

  • Jos muutat järjestystä jonossa tai poistat varauksen, muista klikata Päivitä varaukset -nappia tallentaaksesi toiminnot.

2.8.4.2 Varauksen kiinnittäminen viimeiseksi jonossa

Jos klikkaat varauksen oikealla puolella olevaa vihreää nuolta, varaus menee viimeiseksi listalle ja pysyy viimeisenä, vaikka uusia varauksia tulisi sen jälkeen. Tämä toiminto voi olla tarpeellinen esim. kotipalveluasiakkaiden kohdalla, joilla niteiden laina-aika voi venyä pidemmäksi kuin muilla asiakkailla.

Kun varauksen kohdalla näkyy vihreä nuoli, jonka alla on viiva, se tarkoittaa, että varaus pysyy alimmaisena jonossa.

2.8.4.3 Yksittäisen varauksen keskeyttäminen

Jos asiakas haluaa keskeyttää yksittäisen varauksensa tietyksi ajaksi, sen voi tehdä valitsemalla kalenterikuvakkeesta päivämäärän, mihin asti varaus on keskeytettynä ja klikkaamalla Keskeytä-nappia.

Kun varaus on keskeytetty, varauksen kohdalle tulee Jatka-nappi ja näkyy päivämäärä, mihin saakka keskeytys on voimassa. Voit palauttaa varauksen voimaan myös (tyhjentämällä päivämäärän ja) klikkaamalla Jatka.

2.8.4.4 Asiakkaan kaikkien varauksien keskeyttäminen

Jos asiakas haluaa keskeyttää kaikki varauksensa, voi sen tehdä asiakkaan tiedoissa Varaukset-välilehdellä klikkaamalla Keskeytä kaikki varaukset -nappia. Vastaavasti varaukset saa taas voimaan klikkaamalla Jatka kaikkia keskeytettyjä varauksia -nappia.

2.8.4.5 Varauksen poistaminen

Niteen tiedoissa varauksen poistaminen onnistuu yksitellen klikkaamalla varauksen kohdalla Poista-nappia.

Useita varauksia kerralla voit poistaa merkitsemällä kunkin varauksen alasvetovalikosta poistettavaksi ja klikkaamalla lopuksi Päivitä varaukset.

Varauksen voi myös poistaa asiakkaan tiedoissa Varaukset-välilehdellä valitsemalla Poista?-sarakkeeseen “Kyllä” ja klikkaamalla Peruuta valitut varaukset -nappia.

2.8.4.6 Peruuta odottava-tila ja kuljetustila

Kun varaus on jäänyt kiinni tai odottaa noutamista, voi varauksen tilan muuttaa takaisin aktiiviseksi varaukseksi Peruuta odottava-tila tai Peruuta kuljetustila -napeista. Teos palautuu varausjonoon. Käy samalla muuttamassa varauksen voimassaoloaika, muuten voimassaoloajaksi jää alkuperäinen kiinni jääneen teoksen aika. Tätä toimintoa tarvitaan esimerkiksi rikkinäisen teoksen kohdalla.


2.9 Varausten kiinnijääminen

Varaus voi jäädä kiinni joko virkailijaliittymässä palautettaessa tai palautusautomaatilla palautettaessa.

2.9.1 Varaus palautetaan virkailijaliittymässä

Kun palautetaan varattuja niteitä, tulee varauksesta ilmoitus.

Kun varauksen noutokirjasto on sama kuin mihin nide on palautettu:

Kun varaus hyväksytään, asiakkaalle lähtee noutoilmoitus.

Kun varauksen noutokirjasto on eri kuin mihin nide on palautettu:

Tässä tapauksessa nide menee kuljetustilaan, eikä asiakkaalle lähde vielä noutoilmoitusta. Kuljetuskuitti tulostuu seuraavaksi. Asiakkaalle ilmoitus lähtee vasta, kun nide palautetaan noutokirjastossa.

Huomaa: Molemmissa tapauksissa varaus vahvistetaan tai tulostetaan kuitti ja hyväksytään varauksen kiinnijääminen. Älä huomioi jättää varauksen voimaan asiakkaalle, mutta sallii lainaamisen toiselle asiakkaalle (ohjelma huomauttaa varauksesta).

2.9.2 Varaus palautetaan automaattiin

Jos kimpassa on käytössä varatun aineiston noutoilmoitusten viivästäminen automaattipalautuksille, menevät kaikki automaatilla palautetut varatut niteet kuljetustilaan. Myös noutopisteeseen palautuneet jäävät odottamaan “kuljetusta” uudelleenkäsittelyyn. Käytännössä kaikki automaattiin palautetut varaukset pitää siis palauttaa noutopisteessä uudelleen virkailijaliittymässä, vasta siinä vaiheessa noutoilmoitus lähtee asiakkaalle.

Jos viivästys ei ole käytössä, lähtee noutoilmoitus asiakkaalle heti, kun aineisto palautetaan automaattiin.

2.9.3 Varausten näkyminen asiakkaan tiedoissa

Asiakkaan tiedoissa näkyy Varaukset-välilehdellä, minne varattu nide on palautettu ja milloin.

Virkailijaliittymässä palautettu varaus:

Ensimmäinen nide odottaa noutopisteessä ja toinen on kuljetettavana noutokirjastoon

Automaattiin palautettu:

Jos noutoilmoitusten viivästäminen automaattipalautuksissa ei ole käytössä, näkyy varaus samalla tavalla kuin yllä olevassa tapauksessa.

Jos käytössä on noutoilmoitusten viivästäminen, näkyy varaus näin:

2.9.4 Kiinni jääneiden varausten näkyminen kokoelmatiedoissa ja varausjonossa

Kokoelmat-välilehdellä nidetiedoissa näkyy varatun ja kuljetuksessa olevan niteen tilanne.

Automaatilla palautettu, noutoilmoitusta ei vielä lähetetty. Varaus näkyy nidevarauksena.

  1. Noudettavissa oleva, noutoilmoitus lähetetty
  2. Teos on kuljetettavana

Varausjono-sivulla kiinni jäänyt varaus voi olla kolmessa eri tilassa: Automaatilla palautettu, kiinni jäänyt varaus, noutoilmoitusta ei vielä lähetetty. Priority-sarakkeessa varaus on In transit/Kuljetettavana-tilassa.

Noudettavissa oleva, noutoilmoitus lähetetty. Priority-sarakkeessa tietona Waiting/Odottaa

Kuljetettavana oleva varaus.


2.9.5 Varauksen noutaa muu kuin varaaja itse

Jos varauksen noutaa joku muu kuin varaaja itse (perheenjäsen tai muu valtuutettu), saat huomautuksen, josta pitää ensin valita Peruuta varaus (poistaa varauksen varaajan tiedoista) ja sitten Kyllä, lainaa (Y).


2.10 Siirto-toiminto

Kirjastokimpassa voit siirtää niteitä toiseen kirjastoon käyttämällä Siirto-työkalua.

  • Valitse: Lainaus ja palautus -> Siirto


Valitse alasvetovalikosta kirjasto, johon olet siirtämässä aineistoa ja lue siirrettävän niteen viivakoodi Syötä viivakoodi -kohtaan. Paina lopuksi OK.


Nyt niteeseen tulee palautuksessa tieto määränpäästä..


ja niteen tilaksi kuljetuksessa.

Kun nide saapuu kohteeseen, se on siellä palautettava, jotta nide ei ole enää kuljetuksessa.

Nidettä ei ole pysyvästi siirretty kohdekirjastoon. Niteen kotikirjasto ei muutu, mutta nykyinen paikka on toinen kirjasto.


2.11 Kirjaston valinta

Oletuksena on, että kirjaudut virkailijatyökaluun kotikirjastossasi. Kirjaston nimi näkyy virkailijatyökaluikkunan oikeassa yläreunassa. Tärkeää: Lainat ja palautukset rekisteröityvät tunnukselle valitun kirjaston mukaan.

Jos työskentelet useammassa kirjastossa, pääset valitsemaan kirjaston Aseta kirjasto -napista. Valitse kirjasto alasvetovalikosta ja klikkaa OK.


Valitsemasi kirjasto tulee näkyviin oikeaan yläkulmaan ja toiminnot tapahtuvat valitsemassasi kirjastossa (lainat, palautukset jne.)

2.12 Pikaluettelointi (ei käytössä)

Koha Manual - Fast Add Cataloging


2.13 Lainauksen raportit

Useimmat raportit saadaan Raportit-moduulin kautta, mutta joitakin raportteja löytyy myös Lainauksen toiminnoista.

Mene: Lainaus ja palautus -> Lainausraportit.

Varausjono

Tämä raportti näyttää kaikki varaukset kirjastossasi.

Hyllyvaraukset

Huomioi: Koha-Suomi on tehnyt oman versionsa hyllyvarauslistasta. Se on kuvattu wikin Raportit-osiossa

Tämä listaus näyttää kaikki nimekkeet, joista on varauksia ja joilla on niteitä saatavana. Ensin kannattaa tarkistaa ne varaukset, joissa noutokirjastona on oma kirjasto/oman kunnan toinen kirjasto. Noutokirjaston näkee viimeisestä sarakkeesta “Varauspvm ja noutopaikka”.

Voit rajata hakua Tarkenna tuloksia -valikosta vasemmalla. Oletusarvona alkupäivämääränä on 365 vrk ennen kuluvaa päivää, mutta päivämäärän voi muuttaa ennen hakua.

Voit suodattaa hakutuloksesta Kirjastot-sarakkeen alla olevasta valikosta oman kirjastosi aineistot esille. Jos valintaa ei ole tehty, näkyvillä on Ei mitään.

Näytön alareunassa näkyy, minkä verran aineistoa on suodatettu.

Voit muokata sarakkeiden näkyvyyttä..

..ja lajitella hakutuloksia nuolimerkinnöistä.

Hyllyvarauslistan voi tulostaa ctrl+p -näppäinyhdistelmällä.

Noudettavissa olevat varaukset

Tämä raportti näyttää kaikki kirjastossasi noutoa odottavat niteet.

Niteet, joiden noutoaika on mennyt umpeen, näkyvät Vanhentuneet varaukset -välilehdellä.

Varauksia per nide

Tällä raportilla näet mm. varausten määrän yhtä nidettä kohti.

Vastaanotettavat kuljetukset

Tässä raportissa näkyvät ne niteet, jotka Kohan mukaan on kuljetuksessa kirjastoosi.

Myöhässä

Koska tämä raportti vie paljon resursseja, sen määritykset annetaan ennen raportin ajamista.

Myöhässä ja maksuja


2.14 Kirjaston sisäisen käytön seuranta

Ei vielä sisältöä.


2.15 Offline eli yhteydettömän tilan lainaus

Vaikka nettiyhteys ei toimisi, voit jatkaa lainaamista. Vaihtoehtoina on

  1. Offline lainausohjelma Windowsille (KOC). Erillinen ohjelma yksittäisille lainauskoneille. Tätä voi käyttää, kun ei ole yhteyttä internetiin. Tämä on suositeltava vaihtoehto
  2. Koha Offline Circulation Tool (KOCT), joka on selaimen lisäosa. Tätä voi käyttää esimerksi yllättävien verkkoyhteyskatkoksien aikana.
  3. Yhteydettömän tilan lainaus, jota voi käyttää, kun tietää ennakkoon, ettei yhteyttä ole. Esimerkiksi kirjastoautossa. Ei suositella käytettäväksi

2.15.1. Offline lainausohjelma Windowsille (KOC)

https://koha-community.org/manual/16.11/html/ch05s13.html
tai
http://manual.koha-community.org/3.8/en/offlinecirc.html
Englanninkielinen asennettava ohjelma, jota ei ole käännetty suomeksi.

Ohjelman asennus- ja käyttöohjeohje PDF-muodossa: document#36

Ennen kuin lainaus aloitetaan, voi tuoda .koc-tiedoston. Asiakastiedoston tekevät kehittäjät, jotka toimittavat sen tietoturvallisesti paikkaan, mistä käyttäjät saavat sen kopioitua omalle koneelle. Tiedoston hyöty on siinä, että lainaustilanteessa näkyy asiakkaan nimi, lainat sekä maksut. Tiedoston luomiseen menee tunteja, joten äkillisissä tapauksissa tätä toimintoa ei voida käyttää.

Huomaa: Tietoturvan vuoksi ei ole kuitenkaan hyvä, että tehdään ns. paikallisia kopioita asiakasrekisteristä. Ohjelmaa voi käyttää ilman borrowers.db –tiedostoa.

Offline-ohjelmassa valitaan Database -> Select Borrowers DB File. Omalta koneelta valitaan tuotu .koc-tiedosto (useimmiten ladatut tiedostot -kansiossa) ja klikataan Avaa.

Lainaaminen tehdään Issues-välilehdellä. Asiakkaan kirjastokortin numero luetaan Borrower Cardnumber -kenttään (tai tehdään haku asiakastietoihin Search-laatikon kautta). Kun olet syöttänyt kirjastokortin numeron, klikkaa _Accept. Lainattavat teokset luetaan Item Barcode -kenttään ja Asiakkaan lainat näkyvät Previously Scanned Barcodes -ikkunassa. Eräpäivää ei voi tässä määritellä, mutta se määrittyy automaattisesti aineistolle, kun lainaukset siirretään pääjärjestelmään. Asiakkaalle voi antaa aineistolajin mukaisen eräpäivälapun (kuittia ei pysty tulostamaan).

Kun asiakkaalle on lainattu kaikki aineisto, klikkaa OK sivun alareunassa. Päivän ensimmäisen lainaajan jälkeen saat ikkunan, jossa valitset, millä nimellä ja mihin kansioon haluat tallentaa offline-tiedostot. Kaikki loput asiakkaat ja lainat tallentuvat samaan tiedostoon tai tiedostopaikkaan automaattisesti. Kannattaa käyttää aina samaa kaavaa, sillä tiedosto pitää osata myös hakea kansiosta, kun tiedot siirretään pääjärjestelmään. Esimerkissä on käytetty työpöytää tallennuspaikkana ja oletustiedostonnimeä (koostuu päivämäärästä ja kellonajasta: vvvv-kk-pp tunti-minuutti-sekunti-sekunninsadasosa).

Returns-välilehdellä voi tehdä palautuksia, mutta se ei ole suositeltavaa varausten takia.

Historyvälilehdellä näkyy kuluvan päivän lainaus ja palautustapahtumat.
Type-sarakkeessa issue tarkoittaa lainausta.

Kun nettiyhteys on jälleen käytettävissä, voit siirtää offline-lainaukset pääjärjestelmään.
Mene Lainaus ja palautus -näyttöön ja valitse sieltä Lähetä yhteydettömän tilan lainaustiedosto (*.koc).

Seuraavalla näytöllä etsi Selaa-napista tallennettu tiedosto.

Esimerkissä tiedosto tallennettiin työpöydälle. Kun olet valinnut tiedoston, klikkaa Avaa-nappia ikkunan oikeassa alareunassa.

Tiedosto näkyy nyt valittuna. Klikkaa Lähetä tiedosto.

Kun lähetyksen tila on 100%, klikkaa Lisää yhteydettömän tilan jonoon.

Jos tiedostoja on useampia, tee kaikille sama toiminto klikkaamalla Lähetä toinen KOC-tiedosto.
Kun kaikki tiedostot on lähetetty, klikkaa Näytä käsittelyä odottavat yhteydettömän tilan tapahtumat.

Seuraavalla näytöllä valitset kaikki rivit (jos siellä ei ole mitään virheilmoituksia, ne rivit voit jättää vaikka valitsematta jos sellaisia on) ja klikkaa Käsittele.

Kun saat alla olevan näytön, lähetys on onnistunut.

Lopuksi

Lopuksi poista koneeltasi tiedostot täydellisesti.

Etsi koneeltasi tiedosto, johon lainat tallennettiin. Esimerkkitapauksessa Resurssin hallinta, Työpöytä. Klikkaa tiedosto(t) aktiiviseksi ja paina sen jälkeen yhtä aikaa Shift + Del. Ohjelma kysyy haluatko poistaa pysyvästi (lopullisesti). Vastaa kyllä.

Huom! Nämä tiedostot on poistettava kokonaan, koska Koha Offline Circulation tallentaa kaikki lainat samaan paikkaan. Koha menee sekaisin, jos useiden päivien lainat siirtyvät pääjärjestelmään yhä uudelleen.

2.15.2 Koha Offline Circulation Tool (KOCT)

http://manual.koha-community.org/3.16/en/offlinecirc.html
englanninkielinen lisäosa, jota ei ole käännetty suomeksi.

Ohje asennukseen ja käyttöön:

attachment:KOCTOffline-asennusjakäyttö.pdf

Lainausnäkymä:

2.15.3 Yhteydettömän tilan lainaus

Tämä ei ole suositeltava tapa

Etukäteen tehtävät toimet

Ennen yhteydettömän tilan lainausta täytyy työasemalle ladata tiedostoja.

Mene: Lainaus ja palautus -> Yhteydettömän tilan lainaus.

Synkronoi tiedostot jokaisella työasemalla klikkaamalla Synkronoidaan-linkkiä.

Tämä antaa sinun ladata paikallisen kopion asiakkaista ja lainaustiedoista. Klikkaa Lataa tietueet sivun vasemmassa yläreunassa. Kun tiedot on ladattu, näet niiden viimeisimmän päivitysajankohdan.

Päivitys pitäisi tehdä säännöllisesti, jotta yhteyskatkon aikana olisi mahdollisimman tuoreet tiedot käytettävissä. Päivitys kestää pitkään.

Lainaaminen

Kun verkkoyhteys ei ole käytettävissä, mene Yhteydettömän tilan lainaukseen Kohassa ja klikkaa Lainaus.

Lainaaminen aloitetaan lukemalla lainaajan kirjastokortti sivun yllä olevaan laatikkooon. Jos näppäilet asiakastunnuksen, käytä isoja kirjaimia. Asiakkaan tiedot, olemassaolevat lainat ja maksut tulevat näytölle.

Lue lainattavan niteen viivakoodi ja anna eräpäivä. Jos et anna eräpäivää, Koha muistuttaa asiasta.

Kun nide on lainattu, se ilmestyy asiakkaan tietoihin.

Kohan yhteydettömän tilan tietojen lataaminen

Kun nettiyhteys on taas käytettävissä, synkronoi yhteydettömän tilan lainaukset (ja palautukset) klikkaamalla Lähetystapahtumat (nuoli ylöspäin) klikkaamalla Odottavat yhteydettömän tilan toimet. Linkin yläpuolella voi lukea myös ettei ole odottavia tapahtumia, varmista kuitenkin asia Odottavan yhteydettömän tilan toimet linkistä.


Saat näytölle listan tapahtumista, jotka odottavat lataamista tietokantaan.

Kun kaikista koneista on lähetetty yhteydettömän tilan lainaukset tietokantaan, voit valita rastittamalla ne kaikki tai vain ne, jotka haluat käsitellä Kohaan.

  • Klikkaa Käsittele-nappia ja Koha tallentaa jokaisen toiminnon yksitellen. Jokaiselle toiminnolle (issue = lainaus, return = palautus) on oma rivinsä ja ilmoitus onnistuuko toiminnon tallentaminen Kohaan.

>* Onnistui, jos toiminto on tallennettu onnistuneesti
>* Asiakasta ei löytynyt, jos asiakkaan kortin numero on väärin
>* Nidettä ei löytynyt, jos niteen viivaakoodi on väärin.
>* Nide ei ole lainassa, jos palautit saatavilla olevan niteen.

Kun käsittely on valmis, saat yhteenvedon tapahtumista.


Päivitetty: