Kohan ohje suomeksi
12. Työkalut
Kohan Työkalut-osiossa on monenlaisia toimintoja, joilla voi mm. määritellä ilmoitusten ja kuittien tekstejä, muokata ja poistaa niteitä tai tietueita, käyttää siirtokokoelmia, määritellä kirjaston kiinniolopäivät jne. Käyttäjän oikeuksista riippuu, mitä työkaluja hänelle on näkyvissä. Osa työkaluista ei ole käyttökelpoisia tai tarpeellisia Suomen toimintaympäristössä.
Koha-Suomen omiin tarpeisiin kehitetyt työkalut (varausten noutoilmoitusten ja myöhästymisilmoitusten tulostus, sotuteekki, tarratulostus) löytyvät Työkaluliitännäiset-osiosta.
- Punaisella pallolla merkityt eivät ole käyttökelpoisia tai tarpeellisia.
- Keltaisella pallolla merkityt toimivat, mutta eivät ole pääsääntöisesti tarpeellisia (enää).
12.1 Asiakaslistat
Asiakaslistat-työkalulla voi luoda asiakkaista listoja, joita voi sitten hyödyntää mm. asiakastietojen erämuokkauksessa.
Etusivulla listataan olemassa olevat asiakaslistat. Uuden asiakaslistan
voi tehdä Uusi asiakaslista -nappia painamalla.
Anna listalle nimi ja tallenna se. Jos lista merkitään jaetuksi, sen näkevät kimpassa kaikki, joilla on oikeus muokata asiakaslistoja.
Tämän jälkeen listalle voi lisätä asiakkaita klikkaamalla
Toiminnot-nappia ja valitsemalla Lisää asiakkaita.
Siitä aukeaa sivu, jolla pystyt hakemaan asiakkaita esim. nimellä.
Valitse hiirellä tarjottu asiakastieto, jolloin se listautuu hakukentän
alapuolelle. Voit hakea useamman asiakkaan tiedot ennen kuin lisäät
heidät listalle.
Nyt pääset tarkastelemaan listalla olevia asiakkaita. Voit myös poistaa
heitä listalta valitsemalla heidän tiedot ja klikkaamalla Poista
valitut asiakkaat. Ohjelma kysyy varmistuksen “Haluatko varmasti poistaa valitut asiakkaat?”.
Huom! Asiakastietoja ei poisteta rekisteristä, vain asiakaslistalta.
Asiakkaita voi lisätä listalle myös normaalin asiakashaun kautta valitsemalla
ensin halutut asiakkaat ja valitsemalla sitten Lisää asiakaslistaan
-valikosta haluamasi lista.
12.2 Ilmoitukset ja kuitit
Ilmoituksia ja kuitteja ylläpitävät pääsääntöisesti kimppojen pääkäyttäjät, mutta tässä voi olla kimppakohtaisia eroja.
Ilmoitukset ja kuitit -työkalun etusivulla on lista olemassa olevista pohjista. Ilmoitukset voivat olla joko kaikkia kirjastoja koskevia tai kirjastokohtaisia. Kirjastokohtaiset pohjat ovat listan lopussa. Kaikki ilmoitukset ja pohjat eivät välttämättä ole käytössä omassa kimpassasi.
- Uusi pohjia voi tehdä Uusi ilmoitus -napilla
- Pohjan voi kopioida toiselle kirjastolle Kopioi-napilla
- Pohjaa voi muokata Muokkaa-napilla
- Pohjan voi poistaa Poista-napilla. Kaikissa pohjissa poistomahdollisuutta ei ole, koska pohjat voivat olla järjestelmän sisäisessä käytössä.
12.2.1 Ilmoituksen muokkaaminen
Ilmoituksen tai kuitin voi tehdä samoille kielille kuin mitä Kohaan on asennettu käyttökieliksi (suomi, englanti, ruotsi). Lisäksi on olemassa Oletus-pohja, jota käytetään silloin, kun asiakkaalle ei ole asiakastiedoissa valittuna asiointikieltä. Jos kielivalinta on kimpassa käytössä, kaikille kielille täytyy olla viestipohjissa ainakin jotain tekstiä, muuten viestit eivät lähde asiakkaille.
Ilmoituksen voi määrittää eri viestityypeille: sähköposti, tuloste, tekstiviesti jne. Osa kuiteista vaatii toimiakseen tekstin myös sähköpostikenttään, vaikka vain tuloste olisi käytössä. Muutokset tallennetaan Tallenna-napista.
Ilmoitukseen tai kuittiin voi lisätä tekstiä sekä tägejä, joilla viestiin lisätään tietokannasta tietoja esim. asiakkaasta, lainoista ja eräpäivistä. Tägejä voi lisätä vasemman reunan valikosta tai kirjoittaa ne itse.
Viestin aihe -kenttään kirjoitetaan sähköpostiviestin aihe, joka näkyy myös asiakkaalle. Myös viestin aiheessa voi käyttää tietokanta-tägejä. Jos viesti on html-muotoinen, laitetaan rasti kohtaan HTML-viesti, jolloin viesti osataan käsitellä oikein.
12.2.2 Eräpäivä kuitille ilman kellonaikaa
Eräpäivän saa tulostumaan kuitille ilman kellonaikaa dateonly-määreellä näin:
Eräpäivä: <<issues.date_due | dateonly >>
12.3 Myöhästymisilmoitusten määrittely
Myöhästymisilmoitusten eli palautuskehotusten aikataulu määritetään Myöhästymisilmoitusten määrittely -työkalulla. Määrittelyt voivat olla joko kaikkia tai yksittäisiä kirjastoja koskevia. Ilmoituksia voi lähettää kolme, mutta kaikkia tai mitään ei tarvitse lähettää.
Huomioi, että jos oletussääntö on määritetty, ei yksittäiselle kirjastolle pysty tekemään sääntöä, että ilmoituksia ei lähetetä ollenkaan.
- Taulukossa listataan ne asiakastyypit, joille on määritetty asiakastyyppien ylläpidossa, että myöhästymisilmoituksia lähetetään.
- Viive-kenttään määritetään, montako päivää eräpäivän jälkeen myöhästyisilmoitus lähetetään. Jos kimpassa käytetään Laskutustyökalu-liitännäistä, esim. kolmas ilmoitus saattaa viitata laskuun.
- Kirje-sarakkeessa valitaan, mitä ilmoituspohjaa käytetään viestiä lähetettäessä. Ks. kohta 12.2 Ilmoitukset ja kuitit.
- Rajoita-kohtaan laitetaan rasti, jos halutaan asiakkaan menevän lainakieltoon viestin lähdettyä.
- Maksu-kohtaan määritetään ilmoituksesta perittävän maksun määrä. Maksuttoman ilmoituksen sarake jätetään tyhjäksi.
- Sähköposti, Tuloste, Tekstiviesti jne -kohdista valitaan halutut vaihtoehdot kimpan viestien lähetystapojen mukaan.
- Määrittelyt tallennetaan Tallenna muutokset -nappulalla.
12.4 Lähetä laskuja
Laskutus tapahtuu laskutustyökalun avulla, katso 12.17.1 laskutustyökalun ohje
12.5 Asiakkaiden poisto/lainatietojen poisto eräajona
Asiakkaita ja lainatietoja voi poistaa eräajona seuraavien ehtojen
mukaisesti:
- ylimmäisenä, otsikon yläpuolella, on Valitse kirjasto -vaihtoehto, eli voit määrittää koskeeko ajo kaikkia kirjastoja vai vain tiettyä kirjastoa
- jotka eivät ole lainanneet määritetyn päivämäärän jälkeen
- joiden tili on vanhentunut ennen määritettyä päivämäärää
- jotka eivät ole olleet yhteydessä (kirjautuneet verkkokirjastoon) määritetyn päivämäärän jälkeen
- joiden asiakastyyppi on alasvetovalikosta valitun mukainen
- jotka ovat asiakaslistalla, jonka voi valita alasvetovalikosta
Kaikkia vaihtoehtoja voi yhdistellä keskenään asiakastietoja poistettaessa.
12.5.1 Asiakkaiden poisto
Valitse haluamasi vaihtoehto/vaihtoehdot ja laita rasti Vahvista-ruutuun. Klikkaa sitten Seuraava-nappulaa.
Seuraavaksi kerrotaan, kuinka monta asiakasta ollaan poistamassa ja mitä
niille halutaan tehdä.
- Poistetaanko näiden asiakkaiden tiedot pysyvästi
- Huom! Tämä vaihtoehto poistaa asiakastiedot täysin järjestelmästä, eikä niitä viedä deletedborrower-tauluun. Käytä vain, jos haluat poistaa asiakastiedot täysin järjestelmästä ja tilastoista.
- Siirrä näiden asiakkaiden tiedot roskakoriin
- tämä vaihtoehto siirtää asiakastiedot deletedborrowers-tauluun. Tätä vaihtoehtoa kannattaa käyttää pääsääntöisesti.
- Älä poista asiakastietoja (testiajo)
Valitse haluamasi vaihtoehto ja klikkaa Valmis-nappulaa.
Tämän jälkeen järjestelmä kertoo, kuinka monta asiakasta poistettiin tai
siirrettiin roskakoriin (deletedborrowers-tauluun).
12.5.2 Lainahistorian anonymisointi
Poista asiakkaita -toiminnon alapuolella on lainahistorian anonymisointi -toiminto. Ihan ylimmäisenä, ennen asiakkaiden poistoa ja otsikon yläpuolella on Valitse kirjasto -vaihtoehto, josta voit valita, koskeeko anonymisointi kaikkia kirjastoja vai vain tiettyä kirjastoa.
- Laita rasti kohtaan Vahvista: Haluat anonymisoida asiakkaiden lainahistorian.
- Valitse päivämäärä, mitä vanhemmat asiakkaiden lainahistoriat poistetaan.
- Klikkaa Seuraava
Saat tiedon, kuinka monen asiakkaan lainahistoria anonymisoidaan.
- Valitse Valmis
12.6 Asiakkaiden muokkaus eräajona
Asiakkaiden tietoja voi muokata eräajona eli tehdä sama muutos isommalle joukolle kerralla.
Muokattavat asiakkaat voi valita kolmella tavalla
- tiedostosta
- asiakaslistalta
- lisäämällä heidän kirjastokortin numeron tekstikenttään, yksi per rivi
Sen jälkeen valitaan Seuraava
Asiakkaille voi joko lisätä tai poistaa tietoja. Poistaminen tapahtuu laittamalla rasti kentän viereen. Huomioi, että poisto tehdään kaikille eräajossa muutettavaksi valitsemillesi asiakkaille. Lopuksi valitaan Tallenna.
12.7 Niteiden poisto eräajona
Niteiden poistossa eräajona pystyy poistamaan ison joukon niteitä kerralla.
Valitse ensin poistettavat niteet.
- Voit tuoda niteet tiedostosta, joka sisältää joko viivakoodeja tai
nidenumeroita (itemnumber).
- Vinkki: Viivakoodi-tiedoston pystyy luomaan esim. Nidehaulla tai lukemalla/lisäämällä ne tekstitiedostoon.
- Tai lukea poistettavien niteiden viivakoodit tekstikenttään.
Valitse sitten Jatka.
Poistettavat niteet listautuvat avautuvalle sivulle.
- Voit valita, mitä sarakkeita niteistä näytetään.
- Voit vielä tässä vaiheessa ottaa pois rastin sellaisen niteen kohdalta, jota ei tarvikaan poistaa.
- Suositus: Kannattaa laittaa rasti kohtaan Poista tietueet, jos kaikki niteet poistettu, jotta tietokantaan ei jää “roikkumaan” niteettömiä nimekkeitä. Huomioi kuitenkin kimppakohtaiset käytännöt.
Valitse lopuksi Poista valitut -painike.
Saat yhteenvedon poistetuista niteistä ja tietueista:
Voit palata eräpoiston etusivulle Palaa niteiden poiston eräajoon -napista tai linkistä.
Huomaa, että päädyt niteiden eräpoistoon myös silloin, jos valitset
tietueesta useamman niteen ja sitten valitset taulukon yläpuolelta
Poista valitut
12.8 Niteiden muokkaus eräajona
Niteiden muokkaus eräajona tietueesta käsin on ohjeistettu [[/3_Luettelointi#3222-Niteiden-erämuokkaus|Niteiden erämuokkaus]]-osiossa.
Työkaluista käsin liikkeelle lähdettäessä valitaan ensin, mitä niteitä
muokataan.
Niteet voi tuoda
- Viivakooditiedostosta, joka on tehty esim. keräämällä viivakoodeja muistioon tai tallentamalla nidehaku viivakooditiedostoksi.
- Nidenumerotiedostosta, joka on tehty esim. raportit-osiossa sql-kyselyllä tietokannasta
- Lukemalla niteet yksi kerrallaan tekstilaatikkoon
Niteille voi halutessaan lisätä oletuspohjan arvot laittamalla rastin kohtaan Täytä kentät oletusarvoilla, oletuspohjasta. Huomioi, että tämä ei välttämättä tuo mitään arvoja niteille, jos oletusluettelointipohjaan ei ole määritetty oletusarvoja 952-kenttään.
Valitse Jatka muokataksesi niteitä.
Erämuokkauksessa voit
- valita, mitä niteitä muokataan
- poistaa niteiltä lainassa-tilan (käytä harkiten)
- säätää, mitä tietoja niteistä näytetään muokkauksessa
Niteiden muokkaus
- Pakolliseksi merkittyjä tietoja ei pysty poistamaan niteiltä, mutta ne voi vaihtaa toiseksi tiedoksi.
- Tiedon pystyy poistamaan laittamalla rastin halutun kentän viereen. Esim. kokoelmakoodin saa poistettua laittamalla rastin Kokoelma-kentän viereen.
- Tiedon pystyy lisäämään joko valitsemalla alasvetovalikosta vaihtoehdon tai kirjoittamalla kenttään haluttu tieto. Riippuu kentästä, kumpi vaihtoehto on mahdollista. Esim. kirjasto- ja hyllypaikkatieto valitaan alasvetovalikosta, mutta huomautus-kenttiin kirjoitetaan haluttu tieto.
Muutokset tehdään valitsemalla Tallenna. Jos et haluakaan tehdä muutoksia, valitse Peruuta tai sulje ikkuna/välilehti, jolloin muutoksia ei tehdä.
12.9 Tietueiden poisto eräajona
Tietueita pystyy poistamaan eräajona. Samaan näkymään voi päästä kahta kautta.
12.9.1 Tietueen poisto korin kautta
Vie haluamasi tietueet koriin ja avaa se.
- Valitse poistettavat tietueet ja klikkaa sitten Eräpoisto
12.9.2 Tietueen poisto työkaluista käsin
Mene työkaluihin ja valitse Tietueiden poisto eräajona
- Valitse ensin, poistatko bibliografisia tietueita (nimekkeitä) vai auktoritettitietueita (esim. kirjailijoita, asiasanoja).
- Voit tuoda poistettavat tietueet joko
- tiedostona, joka sisältää poistettavien tietueiden tietuenumerot (biblionumber). Tällaisen listan voi luoda esimerkiksi sql-kyselyllä Raportointi-osiossa tai keräämällä tietuenumeroita Muistioon.
- valitsemalla valmiin listan Kohasta, tätä varten tee lista poistettavista tietueista.
- lisäämällä tietuenumerot tekstikenttään yksi per rivi.
Valitse sitten Jatka.
Tietueiden poistossa listataan poistoon valitut tietueet.
- jos tietueeseen liittyy lainassa olevia niteitä, ei sitä pysty poistamaan.
- voit vielä tässä vaiheessa ottaa rastin pois niiltä tietueilta, joita et halua poistaa.
- Huomioi: tietueiden eräpoisto poistaa myös tietueeseen liittyvät
lehtitilaukset, niteet ja varaukset (Kuvassa on käännösvirhe, subscriptions on käännetty virheellisesti “tilaukset”, kun se oikeasti tarkoittaa Kohassa lehtitilauksia)
- tämä voi olla kätevää esim. kun teos ei ilmesty ja siihen on paljon varauksia, jolloin sitä ei pysty poistamaan tietueesta käsin poistamatta ensin varauksia.
Valitse lopuksi Poista valitut tietueet. Jos et haluakaan poistaa, valitse Peruuta tai sulje ikkuna/välilehti, jolloin poistoa ei tehdä.
Poiston jälkeen työn ilmoitetaan olevan jonossa. Voit tarkistaa poiston tilanteen painamalla ”Tarkastele jonossa olevan työn tietoja”.
Jos valitset ”Tarkastele jonossa olevan työn tietoja”, pääset näkemään onko tietueet jo poistettu.
12.10 Tietueiden muokkaus eräajona
Tietueiden muokkauksessa eräajona voi lisätä/muokata tai poistaa MARC-kenttiä. Valituille tietueille voi esimerkiksi lisätä kielikoodin tai huomautuksen.
Erämuokkauksessa on rajoituksia
- jos tietueessa on jo olemassa muokattavaksi valittu MARC-kenttä, päivittää työkalu sen. Se ei lisää uuttaa toistumaan kentästä.
- kiinteämittaisia kenttiä ei pysty muokkaamaan/poistamaan
Ennen kuin tietueita voi muokata, pitää määrittää käytettävä MARC-muokkauksen pohja.
Tietueiden erämuokkaukseen pääse kahta kautta.
Korista
- Vie muokattavat tietueet koriin ja valitse kaikki (tai halutut) ja valitse sitten Erämuokkaus.
Työkaluista
Mene työkaluihin ja valitse Tietueiden muokkaus eräajona
- Valitse ensin, muokataanko bibliografisia tietueita (nimekkeitä) vai auktoriteettitietueita (esim. kirjailija, asiasana).
- Seuraavaksi valitaan muokattavat tietueet joko
- tuomalla ne tiedostosta, jossa on lista tietuenumeroista (biblionumber). Tällaisen voi luoda esim. sql-kyselyllä Raportointi-osiossa tai keräämällä tietuenumeroita Muistioon.
- valitsemalla valmiin listan Kohasta, tätä varten tee lista poistettavista tietueista.
- listaamalla tietuenumerot tekstikenttään yksi per rivi
- Viimeiseksi valitaan, mitä muokkauspohjaa käytetään eli mitä muutoksia tietueille tehdään.
Valitse sitten Jatka.
- Voit vielä vaihtaa muokkauspohjan tai tullessasi korista käsin, valitse se nyt.
- Voit tarkistaa muokkauksen tuloksen valitsemalla Näytä MARC, jolloin avautuu MARC-tietueen esikatselu ja mukana on myös haluttu muutos:
Kun kaikki on kuten pitääkin, valitse Muokkaa valittuja tietueita.
Muokkauksen jälkeen työn ilmoitetaan olevan jonossa. Voit tarkistaa poiston tilanteen painamalla ”Tarkastele jonossa olevan työn tietoja”.
Jos valitset ”Tarkastele jonossa olevan työn tietoja”, pääset näkemään, onko tietueet jo muokattu. Voit halutessasi lisätä muokatut tietueet valitsemaasi listaan.
12.11 Automaattinen niteen muokkaus iän mukaan
Niteitä voi muokata automaattisesti iän mukaan. Työkalulla luodaan säännöt, joiden mukaan niteitä käsitellään automaattisesti. Sääntöjen lisäksi järjestelmänkehittäjän pitää ajastaa yöllinen ajo (misc/cronjobs/automatic_item_modification_by_age.pl), joka varsinaisesti sitten tekee sääntöjen mukaiset muutokset.
Olemassa olevat säännöt näkyvät työkalun etusivulla. Sitä muokkaamaan ja
uusia sääntöjä luomaan pääsee valitsemalla Muokkaa sääntöjä
Voit nyt joko muokata olemassa olevaa tai tehdä uuden säännön
valitsemalla Lisää sääntö
Uudelle säännölle määritetään seuraavat:
- Ikä päivinä. Ikä lasketaan niteen hankintapäivä-kentän mukaan.
- Ehdot, jotka pitää täyttyä ennen kuin nidettä muokataan. Voit lisätä useamman ehdon valitsemalla Lisää ehto kentän vierestä.
- Korvaajat, eli mikä tieto niteeseen lisätään/muokataan. Voit lisätä useamman korvaajan valitsemalla Lisää korvaaja kentän vierestä.
Kun sääntö on valmis, valitse Tallenna-painike, joka “kelluu” sivun yläreunassa sivua vieritettäessä.
Säännön voi poistaa valitsemalla Poista tämä sääntö.
12.12 MARC-muokkauksen pohjat
Kohassa pystyy muokkaamaan tietueita eräajona ja sitä varten tarvitaan säännöt, minkä pohjalta muokkausta tehdään. MARC-muokkauksen pohjat ovat tätä varten.
Uuden muokkauspohjan tekeminen
Uuden pohjan voi tehdä valitsemalla Uusi pohja
Anna pohjalle kuvaava nimi. Voit myös kopioida malliksi jonkin jo
olemassa olevan pohjan.
Sen jälkeen pohjalle pitää lisätä toiminnot eli mitä muokkauksia
tietueille halutaan tehdä. Valitse Uusi toiminto
Valitse ensimmäisestä valikosta, haluatko poistaa, lisätä/päivittää,
siirtää, kopioida vai kopioida ja korvata.
Sitten valitaan, koskeeko toiminto kaikkia määritettyjä kenttiä vai 1.
vastaan tulevaa kenttää, joka täyttää kenttä-määrityksen.
Seuraavaksi kirjoitetaan, mitä MARC-osakenttää halutaan muokata.
Voit määrittää myös, pitääkö täyttyä jokin ehto ennen kuin muutos
tehdään. Valittavissa on jos/paitsi-vaihtoehdot. Tämä ei ole
pakollinen.
Määrittele ehdon vaatima kenttä sekä missä tapauksessa se otetaan
huomioon.
Voit myös käyttää ehdossa RegEx-sääntöä halutessasi. Kuvaus-kenttään
voit kuvailla, mitä toiminto tekee. Toiminto tallennetaan valitsemalla
Lisää toiminto.
Toimintoja voi lisätä useamman samaan pohjaan ja niiden
suoritusjärjestystä voi muuttaa ensimmäisen sarakkeen nuolilla.
12.13 Kalenteri
Kalenteri-työkalulla voi määrittää kirjaston aukiolo- ja sulkupäivät. Jos päivä on merkitty kalenterissa suljetuksi, ei sille tule eräpäiviä eikä varausten viimeisiä noutopäiviä. Kalenterit määritetään erikseen jokaiselle kirjastolle.
Kun sivulle menee, avautuu näkyville käyttäjän kirjautumiskirjaston
kalenteri. Oikealla on vinkkejä ja listoja määritetyistä
kiinniolopäivistä.
12.13.1 Kiinniolon lisääminen
Lisää kiinniolopäivä-valikko avautuu klikkaamalla kalenterista haluttua päivämäärää tai päivämäärävälin ensimmäistä päivää.
Päivään -kenttään voi lisätä kiinnioloajan päättymispäivän. Punaisesta ruksista Päivään -kentän saa tyhjäksi. Nimeke-kenttään voi kirjoittaa haluamansa nimen kiinniolopäivälle/aikavälille, esim. Suljettu tai Pääsiäinen. Kuvaus-kenttään voi kuvata tarkemmin sulkutietoa. Sitten valitse yksi vaihtoehdoista.
- Kiinni vain tänä päivänä
- yksittäinen kiinniolopäivä
- Kiinni joka viikko tänä päivänä
- tällä voi määrittää helposti esim. kaikki sunnuntait kiinnioleviksi
- Kiinni joka vuosi samana päivänä
- tällä voi määrittää joka vuosi samana kalenteripäivänä toistuvat juhlapyhät kiinnioleviksi, esim. jouluaatto
- Kiinni aikavälillä
- tämä pitää valita, jotta Päivästä-päivään valinta ylempänä toimii
- Kiinni aikavälillä joka vuosi
- toimii kuten Kiinni joka vuosi samana päivänä -vaihtoehto, mutta määritetäänkin aikaväli, esim. joulunpyhät
- Kopioi kaikkiin kirjastoihin
- jos tähän laittaa rastin, kopioidaan määritys kaikkiin kirjastoihin. Kätevä toiminto silloin, kun pitää saada tehtyä järjestelmänlaajuisia määrityksiä. Esim. kaikki kirjastot suljettu järjestelmäpäivityksen vuoksi tai kaikkia koskeva juhlapyhä.
Kysymysmerkistä vaihtoehdon perässä saat tarkemman kuvauksen vaihtoehdosta.
Kopioi kiinniolopäivät kirjastolle -alasvetovalikosta voit valita kirjaston, jonka kalenteriin haluat kiinniolon kopioituvan.
Kalenterin alalaidassa olevista linkeistä pääset takaisin kuluvan kuukauden kohdalle, jos teet määrityksiä jonkin muun kuukauden kohdalla.
12.13.2 Sulkupäivien värikoodit
Eri tyyppiset sulkupäivät on merkitty eri väreillä.
- valkoinen on työpäivä eli päivälle voi tulla erä- ja noutopäiviä.
- punainen on yksittäinen, ei toistuva kiinniolopäivä. Myös aikavälillä suljetuksi merkityt päivät merkitään punaisella.
- keltainen on viikottain toistuva kiinniolopäivä. Myös aikavälillä suljetuksi merkityt päivät merkitään keltaisella.
- oranssi on vuosittain toistuva kiinniolopäivä.Myös aikavälillä suljetuksi merkityt päivät merkitään oranssilla.
- sininen on poikkeus määritettyyn kiinnioloon eli käytännössä päivä on avoin ja sille voi tulla erä- ja noutopäiviä.
Alla kuvakaappaus, miltä värikoodit näyttävät kalenterissa.
Kalenterissa klikattu päivä näkyy vihreänä.
Kuluva päivä on näkyy tummanvihreällä kehystettynä, jos kyseinen päivä on avoinna oleva päivä. Jos päivä on merkitty suljetuksi,
näkyy siinä sulkupäivän tyypin mukainen väri vihreällä kehystettynä.
12.13.3 Sulkutiedon poistaminen
Sulkupäiviä voi myös poistaa, jos ne ovat virheellisiä tai tarpeettomia.
Valitse päivä tai aikavälin ensimmäinen päivä.
Määritä tarvittaessa aikavälin loppupäivä. Valitse haluamasi poisto -vaihtoehto ja klikkaa Tallenna.
12.13.4. Sulkutiedon muokkaaminen
Sulkupäivän voi muokata valitsemalla muutettava päivä. Voit muokata valitun päivän Nimekettä ja Kuvausta. Valitse sitten vaihtoehto Muokkaa kiinniolopäivää ja klikkaa Tallenna-nappia. Muokkauksen voi tehdä yksi päivä kerrallaan.
12.14 Lokien katselu
Lokien katselu -työkalulla pystyy hakemaan mm. asiakkaisiin, lainoihin, maksuihin, varauksiin ja luettelointitietueisiin liittyviä muutoksia. Työkaluun pääsee myös esim. asiakastietojen ja perustiedot-näytön kautta, jolloin sinne on valmiiksi täytettynä asiakkan tai tietueen tunnista. Järjestelmäasetuksissa Lokit-osiossa määritetään, mitä tietoja tallennetaan muutoshistoriaan eli lokitetaan. Tiedot haetaan tietokannan action_logs-taulusta.
Työkalun käyttö vaatii harjoittelua, jotta osaa tulkita tuloksia. Eri osioissa ja toiminnoissa kirjataan asiaoita eri tavalla, joten mitään kaikenkattavaa ohjetta ei pysty tekemään.
Vaihtoehtojen kuvaukset ja sulkeissa valintaa vastaava taulun sarake action_logs-taulussa:
- Virkailija (user): tähän kohtaan voi määrittää, minkä käyttäjätunnuksen tekemiä muutoksia haetaan. Kenttään laitetaan käyttäjän borrowernumber.
- Osiot (module): määrittele, minkä Kohan osion tietoja haluat hakea. Huutomerkkikolmio kuvake kertoo, että kyseisen osion lokitus ei ole päällä. Silloin siihen ei tietenkään voi myöskään kohdistaa hakua
- Toiminnot (action): valitse minkälaisia toimintoja haluat hakea.
- ID-tunnus (object): tähän määritellään tutkittavan tiedon tunniste, mikä riippuu siitä, mitä ollaan tutkimassa: asiakkaan borrowernumber, tietueen biblionumber, niteen itemnumber, varauksen id
- Tiedot (info): Tämän kentän tieto riippuu haettavasta osiosta, koska siihen kirjataan tehty muutos. Kirjaustapa vaihtelee eri toiminnoissa. Hakuehtona voi käyttää esim. biblionumberia, borrowernumberia tai itemnumberia. Kenttää voi kirjoittaa myös ihan sanoja, joita arvelee kirjatun muutoksiin, kuten phone.
- Käyttöliittymä (interface): mitä kautta muutos on tehty.
- Alkupvm ja Loppupvm (timestamp): tähän voi ja kannattaa määrittää aikavälin, miltä tietoja hakee. Lokitietoja on paljon, joten aikaväli kannattaa määrittää mahdollisimman tarkasti. Lisäksi ei ole monestikaan tarkoituksenmukaista esim. tutkia asiakkaan täydellistä muutoshistoriaa, jolloin rajaaminen on tarpeen.
Tulostus-otsikon alla
- Selaimen näytölle: tulokset näytetään selaimesssa
- Tiedostoon ja nimi: tulokset voi viedä CSV-tiedostoksi ja nimi-kenttään voi määrittää tiedostolle nimen.
Esimerkki, jossa haettu asiakkaan muutoslokilta kaikki tiedot tietyllä välillä:
- Virkailija nro 0 tarkoittaa, että muutoksen on tehnyt jokin järjestelmän oma toiminto, ei virkailija.
Huom. Lokien katselun kautta löytyvät lokitiedot kuluvan vuoden + 1 edellisen vuoden ajalta. Vanhemmat lokitiedot tulee hakea erikseen raporteilla. Koha-Suomen säilytysajat.
12.15 Uutiset
Uutiset-työkalulla voi kirjoittaa uutisia tai tiedotteita virkailijaliittymään, Kohan verkkokirjastoon ja kuiteille. Uutisia voi kirjoittaa niillä kielillä, mitä omaan Kohaan on asennettu.
Linkit HTML muokkaukset, OPACUserJS ja OPACUserCSS liittyvät Kohan omaan verkkokirjastoon, joka ei käytössä Koha-Suomen kirjastoissa.
- Paikka: missä uutinen näytetään
- Kirjasto: mille kirjastoille (perustuu kirjautumiskirjastoon) uutinen näytetään
- Numero: monentena näytetään, jos on useampi uutinen
- Julkaisuvuosi: julkaisupäivä
- Vanhentumispvm: Vanhentumispäivä, jos sellainen on määritetty
- Nimeke: Uutisen otsikko
- Tekijä: Uutisen tekijä. Uutisten kirjoittajaksi merkitään sisään kirjautunut käyttäjä. NewsAuthorDisplay -järjestelmäasetuksella voi määrittää, piilotetaanko tai näytetäänkö uutisen kirjoittajan nimi.
- Uutiset: Uutisten esikatselu
- Toiminnot: Muokkaa-napista voi muokata uutista ja Poista-napista voi poistaa uutisen
Uutiset näkyvät virkailijaliittymässä etusivun vasemmassa reunassa.
12.15.1 Uuden uutisen luominen
Valitse sivun yläreunasta Luo uusi.
Valitse ja täytä tarvittavat tiedot:
- Näyttöpaikka: näytetäänkö uutinen kaikkialla, virkailijatyökalussa, kuiteissa vai verkkokirjastossa
- Kirjasto: näytetäänkö uutinen kaikille kirjastoille vai vain tietylle kirjastolle
- Julkaisuaika: voi joko jättää tyhjäksi, jolloin uutinen julkaistaan heti tai valita tietty julkaisupäivä.
- Vanhentumispvm: voi joko jättää tyhjäksi, jolloin uutinen ei vanhene tai valita tietty vanhentumispäivä, jolloin uutinen piilotetaan käyttäjiltä valittuna päivänä.
- Näyttöjärjestys: jos uutisia on useampi, tällä voi määrittää niiden keskinäinen järjestys
- Kielivälilehdet: Eri kieliset uutiset eri kielivälilehdille.
- Nimeke: Uutisen nimi tai otsikko.
- Sisältö: Tähän kirjoitetaan varsinainen uutinen. Käytettävissä on WYSIWYG-muotoilut (what you see is what you get).
Tallenna valitsemalla Tallenna tai peruuta valitsemalla Peruuta.
12.15.2 Uutisen poistaminen
Uutisen voi poistaa klikkaamalla halutun uutisen kohdalla Poista-nappia. Useamman uutiset voi poistaa valitsemalla uutinen vasemmalta ruksilla ja painamalla Poista valitut.
Huom! Vanhentuneet uutiset poistuvat käyttäjien näkyviltä vanhentumispäivänä, mutta eivät poistu automaattisesti uutislistasta. Ne pitää halutessaan poistaa manuaalisesti.
12.16 Työkaluliitännäiset
Työkaluliitännäiset löytyvät Työkalut-sivun Muut työkalut-palstalta. Koha-Suomella tällä hetkellä neljä työkaluliitännäistä: laskutustyökalu, tulosta ilmoituksia, sotuteekki ja tarratulostustyökalu.
12.16.1 Laskutustyökalu
Laskutettavien hakeminen
Laskutettava aineisto haetaan aikaväliltä. Sivulle tultaessa aikaväli muodostuu automaattisesti myöhästymisilmoituksissa olevan viiveen ja työkalun asetuksissa olevan asetuksen mukaan. Aikaväliä voi muuttaa tarvittaessa.
Tuloksia voi suodattaa asiakasryhmän ja minimisumman mukaan. Minimisumma kannattaa säätää nollaan, jotta mukaan tulee myös ne asiakkaat, joiden laskutettavien niteiden kaikki korvaushinnat ovat nolla tai tyhjä.
Rajausten alapuolella olevilla sinisillä painikkeilla voi luoda laskut tai jäljennökset kaikille hakutuloksen asiakkaille yhdellä kertaa.
Laskutettava aineisto
Laskutettava aineisto näkyy kunkin asiakkaan alla, tiedot saa auki asiakkaan tiedoissa olevasta nuolesta.
Laskutettavasta aineistoista voi vielä tässä vaiheessa muokata korvaushintaa tai jättää jonkun aineiston pois laskulta ottamalla ruksin pois niteen kohdalta. Aineisto, jolle ei ole määritelty korvaushintaa jätetään alustavasti pois laskulta. Jos hinnan lisää, aineisto laskutetaan. Jos hintatietoa muokkaa, tallennetaan uusi hinta myös niteen tietoihin.
Laskun luominen
Kun on tarkistanut laskutettavan aineiston tiedot, voi siitä luoda laskun vihreästä napista. Kimpasta ja kirjastosta riippuen se on PDF-lasku, elasku tai Finvoice-sanoma.
Laskun luonti lisää niteille asetuksissa määritellyn “Laskutettu”-tilan. Jos sivun lataa uudestaan niin juuri äsken laskutettu aineisto ei enää näy listassa. Sen saa näkyviin kun valitsee Näytä laskutetut.
- PDF:n, elasku-viestin ja Finvoice-sanoman luontiin käytetään käyttäjän kirjautumiskirjaston viestipohjaa. Jos laskuttaa kerralla useamman kirjaston aineistoa, pitää kirjautua siihen kirjastoon, jolle on luotu ODUECLAIM- tai FINVOICE-pohjat. Yleensä tämä on kunnan pääkirjasto.
PDF-laskun luomisen jälkeen siirrytään esikatselu-näkymään, jossa näkee sivun asettelun. Painamalla Tulosta avautuu PDF-tiedosto.
Jäljenne-napilla saa tulostettua myös PDF-laskutusta käytettäessä etu- tai jälkikäteen jäljenteen eli laskukopion. Napin painaminen ei aiheuta laskutusmerkintöjä.
Lasku luodaan asiakkaan ilmoituksiin, jolloin siitä jää jälki järjestelmään. Finvoice-sanomat lähetetään eteenpäin ajastetusti, joten korjauksia voidaan tehdä ennen lähetystä.
Laskutettavien palautus
Kun asiakkaan kaikki laskutetut niteet palautetaan, poistuu asiakkaalta rajoite. Huom. Rajoite ei poistu automaattisesti takaajalta vain taattavasta. Jos osaa laskutetuista niteistä ei palauteta, jää rajoite paikalleen. Niteille jää laskutettu-tila ja asiakkaan tietoihin tieto (viesti), että hänelle on lähettetty lasku. Nämä tiedot pitää poistaa manuaalisesti.
Laskutuksen asetusten ohje on Redminessa.
12.16.2 Tulosta ilmoituksia
Tulosta ilmoituksia -toimintoa käytetään, kun käytössä ei ole e-kirjepalvelua. Sillä tulostetaan pdf-muotoisia varausten saapumisilmoituksia sekä muistutuskirjeitä (palautuskehotuksia). Tulosta ilmoituksia -toiminto ei ole käytössä kaikissa kirjastokimpoissa.
Noutoilmoitukset-näkymässä on listattu lähettämistä odottavat varausten saapumisilmoitukset. Tulosta-napista siirrytään esikatseluun ja Peruuta-napista viesti poistuu näkymästä ja asiakastietojen Ilmoitukset-näkymässä ilmoituksen tilaksi tulee epäonnistunut.
Esikatselun Takaisin-napilla siirrytään takaisin ilmoituslistaan. Tulosta-napista ohjelma luo pdf-tiedoston, jonka voi sitten tulostaa. Tällöin asiakkaan ilmoitukset-näkymässä tilaksi tulee lähetetty. HUOM. pdf-näkymässä ei kannata painaa Peruuta, koska tällöin ilmoitus häviää Tulosta ilmoituksia -toiminnosta ja asiakkaan tiedoissa tilana näkyy silti lähetetty. Asian voi korjata menemässä asiakkaan tietoihin ja painamalla Lähetä uudelleen, jolloin viesti ilmestyy uudelleen Tulosta ilmoituksia -työkaluun. Tosin ongelmana voi olla ettei tiedä kenelle asiakkaalle viesti oli lähdössä.
Muistutusten kanssa toimitaan aivan samoin kuin noutoilmoitusten kanssa.
12.16.3 Sotuteekki
Sotuteekistä löytyvät asiakkaiden henkilötunnukset. Sitä käytetään asiakaslaskutuksessa, kun halutaan selvittää laskutettavan asiakkaan henkilötunnus asiakkaan sotu-avaimen avulla. Sotuteekkiin kirjaudutaan erillisillä tunnuksilla. Tunnukset ovat vain laskuttajilla. Kimppojen pääkäyttäjät voivat luoda tunnuksia, jos laskuttajissa tapahtuu muutoksia.
12.16.4 Tarratulostustyökalu
Aloita tarratulostus valitsemalla tarrapohja.
Valitse tulostettavat tarrat vasemmalta Valitse lista -alasvetovalikosta tai syöttämällä viivakoodit oikealle Lue viivakoodit -laatikkoon.
Valitse lista -valikon Oma tulostusjono -valinnalla saa listan kaikista niteistä, jotka käyttäjä on vienyt nidenäytöllä tulostusjonoon. Ks. ohje alla. Tänään vastaanotetut -valinta tuo listan kaikista kyseisenä päivänä kirjautusmiskirjastossa vastaanotetuista niteistä. Itse tulostetut -valinta tuo listan kirjautuneen käyttäjän aiemmin tulostamista niteistä.
Nämä valikosta tulevat viivakoodit pitää siirtää mustasta nuolesta oikealle tulostettavaksi. Lisää kaikki -napilla saa siirrettyä kaikki kerralla. Punainen ruksi poistaa viivakoodit pysyvästi listoilta. Oma tulostusjono ja Tänään vastaanotetut -listat tyhjenevät pysyvästi, kun niillä olevat viivakoodit tulostaa.
Kun halutut niteet ovat oikealla Tulostettavat niteet -listalla, paina Tulosta, jolloin aukeaa esikatselu. Siinä voi vielä säätää ylä- ja vasenta marginaalia. Oikeat arvot selviävät kokeilemalla. Arvot pysyvät selaimen muistissa, kunnes selaimen välimuistin tyhjentää.
Painamalla Tulosta muodostuu tulostettava PDF-tiedosto. Takaisin-napista pääsee takaisin edelliselle näytölle ja tulostettavat niteet pysyvät vielä tallessa.
Niteiden lisääminen omaan tulostusjonoon
Lisää halutut niteet Perustiedot-näytöltä tarratulostusjonoon. Laita rasti haluamiesi niteiden kohdalle, jolloin näkyville tulee nidetaulukon yläpuolelle linkki Lisää valitut niteet tulostusjonoon, jota klikkaamalla niteet saa vietyä omaan tulostusjonoon Tarratulostustyökalussa.
Jos tulostettavia niteitä on kahdella eri välilehdellä (oman kirjaston kokoelmat ja muut kokoelmat), pitää kummallakin välilehdellä tehdä valinta ja vienti erikseen.
Kannattaa hyödyntää Kokoelmat-taulukon suodatus-toimintoa ja suodattaa näkyville vain halutut niteet ja sen jälkeen Valitse kaikki, jolloin näkyvillä olevat niteet tulevat valituksi ja ne saa vietyä kerralla tulostusjonoon.
Myös niteiden muokkaustilassa niteen voi listätä tulostusjonoon joko muokattavan niteen lomakkeen alta Tulostusjonoon-napista tai nidetaulukon Toiminnot-valikon Tulostusjonoon-kohdasta. Jokainen Tulostusjonoon-napin painallus vie viivakoodin tulostusjonoon. Saman niteen voi siis näin viedä useampaan kertaan, jos sellaiseen on tarvetta esim. av-aineiston osalta.
Huomioi, että pdf-ohjelman tulostusasetuksista kannattaa aina valita, ettei skaalata tai soviteta arkin kokoon. Jos käytetään skaalausta, se muuttaa tarrojen asemointia myös suhteessa toisiinsa, jolloin ne eivät enää osu oikeaan kohtaan arkkia (esim. liian lähelle tai kauas ylempänä olevasta tarrasta).
Ohje tarrapohjan muokkaajalle
Ohje tarrapohjan muokkaajalle löytyy liitännäisen ohjesivulta: Tarrapohjan muokkaaminen
12.17 Siirtokokoelmat
Siirtokokoelmaan lisätyt niteet palautuvat aina siihen kirjastoon, johon ne on siirretty. Niteiden kotikirjasto ei muutu. Perustiedot-näkymässä ei näy, että nide kuuluu johonkin siirtokokoelmaan.
Huom. Järjestelmäasetuksen AutomaticItemReturn arvon tulee olla Älä kuljeta niteitä automaattisesti kotikirjastoon, kun ne palautetaan, jotta siirtokokoelma toimii.
Siirtokokoelman luominen
Luo uusi siirtokokoelma painamalla Uusi kokoelma -painiketta siirtokokoelmien etusivulla, täytä nimeke ja kuvaus ja paina Ok.
Sen jälkeen lisää niteitä kokoelmaan syöttämällä niteen viivakoodi kenttään ja paina ok.
Siirtokokoelmien pääsivulla lisää niteitä kokoelmaan painamalla halutun siirtokokoelman kohdalla Toiminnot-nappia ja valitsemalla Hallinnoi niteitä.
Kokoelman siirtäminen
Kokoelma siirretään haluttuun kirjastoon joko painamalla pääsivun Toiminnot-painikkeen takaa Siirto tai tietyn siirtokokoelman sivulla Siirto-nappia. Kummassakin tapauksessa valitaan seuraavaksi kirjasto, johon niteet ovat menossa. Siirto vahvistetaan Siirtokokoelma-painikkeella.
Vastaanottavan kirjaston tulee palauttaa kaikki siirtokokoelman niteet. Jos siirtokokoelman nide palautetaan jossain toisessa kirjastossa, pyytää Koha palauttamaan niteen kirjastoon, johon siirtokokoelma on luotu ja kertoo että kyseessä on siirtokokoelmaan kuuluva nide.
Kokoelman poistaminen
Kokoelmassa olevat niteet on poistettava ennen siirtokokoelman poistamista. Avaa siirtokokoelma painamalla halutun siirtokokoelman nimeä. Poista niteet joko lukemalla siirtokokoelmasta poistettavan niteen viivakoodi ja ruksimalla Poista nide kokoelmasta tai painamalla kyseisen niteen kohdalla Poista.
Kun kaikki siirtokokoelman niteet on poistettu, voit poistaa kokoelman painamalla pääsivun Toiminnot-painikkeen takaa Poisto tai tietyn siirtokokoelman sivulla Poisto-nappia.