Asiakastietoihin liittyvät siivousajot

Asiakkaan viestit (tekstiviestit, sähköpostit, e-kirjeet)

Asiakkaille lähetetyt viestit, jotka näkyvät asiakkaan tiedoissa Ilmoitukset-välilehdellä.

  • Tieteelliset säilyttää 3 vuotta
  • Ongelmien selvittelyn kannalta hyvä säilyttää vähän pidempi aika
  • Päätös: kuluva + 3 vuotta: kuluva vuosi aktiivisessa taulussa, loput vuositauluissa
    • ODUECLAIM eli laskut säilytettävä 10 vuotta

Vanhat istunnot

Koha-käyttäjätunnusten kirjautumiset Kohaan.

  • Päätös: Poistetaan joka yö voimassa olevat
    • Selvitettävä: Itsepalvelulainauksen sessiot pysyttävä?

Vanhat maksut (maksetut)

Kohan accountlines-taulusta vanhat maksetut maksut pois.

  • Tieteelliset säilyttää 3 vuotta
  • Päätös: maksamattomat/voimassa olevat maksut
    • Yksityisoikeudelliset: itse lisäsyt esim. kopiomaksut, korvaushinnat 3 vuotta
      • osa kimpoista katkaisee vanhentumisen huomauttamalla maksuista asiakasta. Kirjataan tikettiin, mille kimpoille tätä ei tehdä. (emaileri-liitännäisellä muistutus maksuista?)
    • Julkisoikeudelliset: esim. myöhästymismaksut 5 vuotta

Poistetut asiakastietueet

Kohan deleted_borrowers-taulusta pois vanhemmat tiedot.

  • Päätös: Säilytetään 1 kk
    • ajo joka yö

Ei-aktiiviset asiakastiedot

Esimerkiksi vanhentuneet asiakastilit, borrowers-taulu.

  • Päätös: Last seen -arvo borrowers-taulussa pitää saada päivittymään ennen kuin poisto-ajoja voidaan tehdä. Kimppakohtainen säilytysaika. Ajetaan päivittäin?
    • Aktiiviset säilytetään 10 vuotta, kuten asiantuntijaryhmässä on päätetty 9.5.2022 kokouksessa 4/22.

Lainahistoria

Kohan old_issues-taulu. Lainahistorian voi määrittää säilymään kolmella tavalla aina/default(kirjaston määrittämän ajan)/heti poistuu. Tässä määritetään default.

  • Lainat ja palautukset kirjautuvat myös statistics-tauluun. Miten huolehditaan pitkäaikainen lainatilastojen säilyminen työkäyttöä varten?
  • Tieteelliset säilyttää 3 vuotta
  • uudemmassa versiossa pseudonymisointi, tutkittava sen mahdollisuudet

  • termimuutos: aina -> toistaiseksi

  • Päätös: default 3 vuotta
    • Tiedotus Finnoihin, mitä säilytysajat ovat ja mahdollisuus vaihtaa toistaiseksi-vaihtoehdoksi ennen kuin ajetaan lainahistorioita pois.

Käsitellyt varaukset

Kohan old_reserves-taulu.

  • Tieteelliset säilyttää 3 vuotta
  • Päätös: 2 vuotta

Tilastotaulu

Kohan statistics-taulu.

  • Tieteelliset säilyttää 2 vuotta
    • Päätös: Säilytetään toistaiseksi, mutta aktiivisessa statistics-taulussa vain kuluva + 1 vuosi. Loput siirretään “vuositauluihin”, statistics_2018, statistics_2019 jne.

Hakuhistoria

Hakuhistoria löytyy Kohan käyttöliittymästä oikean yläreunan valikosta.

  • Päätös: 1 kk

Tapahtumalokit

Kohan action_logs-taulu.

  • Tieteelliset säilyttää 2 vuotta
  • Päätös: Säilytetään toistaiseksi, mutta aktiivisessa action_logs -taulussa vain kuluva +1 vuosi. Loput siirretään vuositauluihin, action_logs_2018, action_logs_2019 jne.

Poistetut niteet ja tietueet

Kohassa items-, biblio-, biblioitem- sekä biblio_metadata-taulut.

  • Tieteelliset säilyttää 5 vuotta
  • mitä tehdään sitten jos maksuhistoriassa tietoa teoksista, jotka jo poistettu myös deletedbiblio-taulusta?
  • Päätös: 5 vuotta

Hankintasanomien käsittelytiedot

Kohassa edifact_messages-taulu.

  • Päätös: 1 vuotta.

Taustatyöt

Kohassa background_jobs-taulu.

  • Päätös: 1 kk, ajetaan päivittäin

Niteiden kuljetukset

Kohassa branchtransfers-taulu.

  • Pääkäyttäjäryhmän päätös 4.10.2022: Säilytetään 2 vuotta
  • Päätös: 2 vuotta

Päivitetty: