Asiakastietoihin liittyvät siivousajot

Asiakkaan viestit (tekstiviestit, sähköpostit, e-kirjeet)

Asiakkaille lähetetyt viestit message_queue-taulussa, jotka näkyvät asiakkaan tiedoissa Ilmoitukset-välilehdellä.

  • Päätös: kuluva + 3 vuotta: kuluva vuosi + 1 vuosi aktiivisessa taulussa, loput vuositauluissa. Ajo joka kuun eka päivä.
    • ODUECLAIM eli laskut säilytettävä 10 vuotta aktiivisessa taulussa, jotta laskutustyökalu saa haettua tarvittaessa tiedot laskujäljennöksiä varten

Vanhat istunnot

Koha-käyttäjätunnusten kirjautumiset Kohaan.

  • Päätös: Poistetaan joka yö voimassa olevat

Vanhentuneet maksut

Kohan accountlines-taulusta vanhentuneet maksut pois.

  • Päätös: maksamattomat/voimassa olevat maksut
    • Yksityisoikeudelliset: itse lisäsyt esim. kopiomaksut, korvaushinnat 3 vuotta
    • Julkisoikeudelliset: esim. myöhästymismaksut 5 vuotta

Poistetut asiakastietueet

Kohan deleted_borrowers-taulusta pois vanhemmat tiedot.

  • Päätös: Säilytetään 1 kk
    • ajo joka yö

Ei-aktiiviset asiakastiedot

Esimerkiksi vanhentuneet asiakastilit, borrowers-taulu.

  • Päätös: Kimppakohtainen säilytysaika. Ajetaan kerran vuodessa.

Lainahistoria

Kohan old_issues-taulu. Lainahistorian voi määrittää säilymään kolmella tavalla aina/default(kirjaston määrittämän ajan)/heti poistuu. Tässä määritetään default.

  • Lainat ja palautukset kirjautuvat myös statistics-tauluun. Miten huolehditaan pitkäaikainen lainatilastojen säilyminen työkäyttöä varten?

  • termimuutos: aina -> toistaiseksi

  • Päätös: default 3 vuotta
    • Tiedotus Finnoihin, mitä säilytysajat ovat ja mahdollisuus vaihtaa toistaiseksi-vaihtoehdoksi ennen kuin ajetaan lainahistorioita pois.

Käsitellyt varaukset

Kohan old_reserves-taulu.

  • Päätös: 3 vuotta
    • Noudattaa asiakkaan lainahistoria-valintaa

Tilastotaulu

Kohan statistics-taulu.

  • Päätös: Säilytetään toistaiseksi, mutta aktiivisessa statistics-taulussa vain kuluva + 1 vuosi. Loput siirretään “vuositauluihin”, statistics_2018, statistics_2019 jne.
    • Kirjaus Asiantuntijaryhmän muistio 10/23: kuluva + vuosi, ajo tammikuussa

Hakuhistoria

Hakuhistoria löytyy Kohan käyttöliittymästä oikean yläreunan valikosta.

  • Päätös: 1 kk

Tapahtumalokit

Kohan action_logs-taulu.

  • Päätös: Säilytetään toistaiseksi, mutta aktiivisessa action_logs -taulussa 12 kk, ajo joka kuun eka päivä. Loput siirretään vuositauluihin, action_logs_2018, action_logs_2019 jne.

Poistetut niteet ja tietueet

Kohassa items-, biblio-, biblioitem- sekä biblio_metadata-taulut.

  • Päätös: 5 vuotta

Hankintasanomien käsittelytiedot

Kohassa edifact_messages-taulu.

  • Päätös: 1 vuosi

Taustatyöt

Kohassa background_jobs-taulu.

  • Päätös: 1 kk, ajetaan päivittäin

Niteiden kuljetukset

Kohassa branchtransfers-taulu.

  • Pääkäyttäjäryhmän päätös 4.10.2022: Säilytetään 2 vuotta
  • Päätös: 2 vuotta, ajetaan joka kuun 1. päivä

Päivitetty: