Tietojen säilytysajat
Asiakastietoihin liittyvät siivousajot
Asiakkaan viestit (tekstiviestit, sähköpostit, e-kirjeet)
Asiakkaille lähetetyt viestit message_queue-taulussa, jotka näkyvät asiakkaan tiedoissa Ilmoitukset-välilehdellä.
- Päätös: kuluva + 3 vuotta: kuluva vuosi + 1 vuosi aktiivisessa taulussa, loput vuositauluissa. Ajo joka kuun eka päivä.
- ODUECLAIM eli laskut säilytettävä 10 vuotta aktiivisessa taulussa, jotta laskutustyökalu saa haettua tarvittaessa tiedot laskujäljennöksiä varten
Vanhat istunnot
Koha-käyttäjätunnusten kirjautumiset Kohaan.
- Päätös: Poistetaan joka yö voimassa olevat
Vanhentuneet maksut
Kohan accountlines-taulusta vanhentuneet maksut pois.
- Päätös: maksamattomat/voimassa olevat maksut
- Yksityisoikeudelliset: itse lisäsyt esim. kopiomaksut, korvaushinnat 3 vuotta
- Julkisoikeudelliset: esim. myöhästymismaksut 5 vuotta
Poistetut asiakastietueet
Kohan deleted_borrowers-taulusta pois vanhemmat tiedot.
- Päätös: Säilytetään 1 kk
- ajo joka yö
Ei-aktiiviset asiakastiedot
Esimerkiksi vanhentuneet asiakastilit, borrowers-taulu.
- Päätös: Kimppakohtainen säilytysaika. Ajetaan kerran vuodessa.
Lainahistoria
Kohan old_issues-taulu. Lainahistorian voi määrittää säilymään kolmella tavalla aina/default(kirjaston määrittämän ajan)/heti poistuu. Tässä määritetään default.
- Lainat ja palautukset kirjautuvat myös statistics-tauluun. Miten huolehditaan pitkäaikainen lainatilastojen säilyminen työkäyttöä varten?
-
termimuutos: aina -> toistaiseksi
- Päätös: default 3 vuotta
- Tiedotus Finnoihin, mitä säilytysajat ovat ja mahdollisuus vaihtaa toistaiseksi-vaihtoehdoksi ennen kuin ajetaan lainahistorioita pois.
Käsitellyt varaukset
Kohan old_reserves-taulu.
- Päätös: 3 vuotta
- Noudattaa asiakkaan lainahistoria-valintaa
Tilastotaulu
Kohan statistics-taulu.
- Päätös: Säilytetään toistaiseksi, mutta aktiivisessa statistics-taulussa vain kuluva + 1 vuosi. Loput siirretään “vuositauluihin”, statistics_2018, statistics_2019 jne.
- Kirjaus Asiantuntijaryhmän muistio 10/23: kuluva + vuosi, ajo tammikuussa
Hakuhistoria
Hakuhistoria löytyy Kohan käyttöliittymästä oikean yläreunan valikosta.
- Päätös: 1 kk
Tapahtumalokit
Kohan action_logs-taulu.
- Päätös: Säilytetään toistaiseksi, mutta aktiivisessa action_logs -taulussa 12 kk, ajo joka kuun eka päivä. Loput siirretään vuositauluihin, action_logs_2018, action_logs_2019 jne.
Poistetut niteet ja tietueet
Kohassa items-, biblio-, biblioitem- sekä biblio_metadata-taulut.
- Päätös: 5 vuotta
Hankintasanomien käsittelytiedot
Kohassa edifact_messages-taulu.
- Päätös: 1 vuosi
Taustatyöt
Kohassa background_jobs-taulu.
- Päätös: 1 kk, ajetaan päivittäin
Niteiden kuljetukset
Kohassa branchtransfers-taulu.
- Pääkäyttäjäryhmän päätös 4.10.2022: Säilytetään 2 vuotta
- Päätös: 2 vuotta, ajetaan joka kuun 1. päivä