1. Asiakkaat

1.1. Lisää uusi asiakas

Asiakkaat lisätään menemällä Asiakkaat-välilehdelle.

Sivulla on alasvetovalikkovaihtoehdot: +Uusi asiakas ja +Asiakkaan pikalisäys. Huom. Kaikissa kimpoissa ei ole Asiakkaan pikalisäys-vaihtoehtoa käytössä, joten valitse kimppasi ohjeistama asiakkaan lisäystapa.

Klikkaa Uusi asiakas, saat alasvetovalikon, josta valitset asiakkaan tyypin.

1.1.1. Henkilötunnus ja sotu-siilo

Kohaan on tehty Suomessa ominaisuus, sotu-siilo, jonne tallennetaan tietoturvallisesti asiakkaiden henkilötunnukset. Sotu-siilo on yhteinen kaikille kimpoille.

Oheisissa ruutukaappauksissa käytetty sotu on tehty henkilötunnusgeneraattorin avulla, se ei ole kenenkään henkilön oikea tunnus, mutta täyttää tunnuksen ominaisuudet tarkistusmerkkiä myöten. Sotuavaimella muodossa “sotuxxxx” voi hakea asiakkaan tiedot esille, mutta henkilötunnus ei näy.

Syötä Lisää hetu-kohtaan asiakkaan henkilötunnus.

Jos henkilötunnusta ei ole ennestään sotu-siilossa, siitä tulee ilmoitus “Hetu tallennettu!”.

Sotu-avain siirtyy automaattisesti asiakastietoihin Muut määritteet ja tunnukset -kohtaan kenttään Sosiaaliturvatunnus/Henkilötunnus/Sotu-avain (kentän nimi voi vaihdella kimpan mukaan).

Jos henkilötunnus on virheellinen, tulee siitä ilmoitus: “Tarkista hetu!”.

1.1.1.1. Sotu on jo olemassa

Jos syötetty henkilötunnus on jo sotu-siilossa, järjestelmä tutkii automaattisesti asiakasrekisteristä löytyykö henkilötunnuksen sotuavaimella asiakastietoja.

Jos tietoja ei löydy asiakasrekisteristä, niin käyttäjälle tulee ilmoitus “Hetu asetettu!”. Jatka tuolloin uuden asiakkaan tallentamista käyttäen sotu-siilon antamaa sotu-avainta.

Jos asiakastiedot löytyvät, niin käyttäjälle tulee ilmoitus “Asiakas on jo olemassa! Paina OK siirtyäksesi tietoihin.” Klikkaamalla OK käyttäjä siirtyy automaattisesti asiakkaan tietoihin, joita tarvittaessa muokataan.

1.1.1.2. Sotu-siilon käyttöliittymä

Sotu-siiloon on olemassa myös toinen käyttöliittymä, jonka kautta esimerkiksi laskuttajat voivat tarkistaa asiakkaan henkilötunnuksen sotu-avaimella. Heillä on erilliset tunnukset tarkistusta varten.


1.1.2. Nimi, syntymäaika ja varaustunnus

Syötä asiakkaan koko nimi ja syntymäaika. Varaustunniste täyttyy automaattisesti. Huomaathan, että kimppasi Kohassa ei välttämättä näy kaikki kuvissa näkyvät kentät.

Asiakaslajeihin on määritetty ikärajoituksia. Ohjelma tarkistaa syntymäajan mukaan, voiko asiakas kuulua asiakaslajiin, johon häntä ollaan tallentamassa. Voit saada tällaisen virheilmoituksen:

1.1.3. Takaaja

Jos kyseessä on lapsiasiakas, hänelle pitää tallentaa takaaja. Klikkaa “Lisää takaaja” -nappia, niin pääset hakemaan rekisteristä lapselle takaajan.

Takaajaa voi hakea joko nimellä tai kirjastokortin numerolla. Valitse alasvetovalikoista sopivat vaihtoehdot.

Saat listan hakuun sopivista asiakkaista. Klikkaa oikealta “Valitse”-painiketta oikean henkilön kohdalla.

Valitse alasvetovalikosta takaajan suhde asiakkaaseen Huom. alasvetovalikon vaihtoehdot voivat vaihdella kimpoissa.

Tallennuksen jälkeen huoltajan tiedoista näkyy nimi, varaustunniste sekä kirjastokortin numero. Voit tallentaa lapsiasiakkaalle useamman kuin yhden huoltajan tiedot.

Huom! Jos takaajaa ei löydy asiakasrekisteristä, avaa uusi välilehti ja tallenna takaajan tiedot rekisteriin. Palaa sen jälkeen lapsiasiakkaan tietoihin toisella välilehdelle ja tee takaajahaku uudelleen.

1.1.3.1. Ei-asiakas takaaja-tiedon lisääminen

Kimppakohtainen.

1.1.4. Yhteystiedot

Osoite-osiossa “Kunta” tarkoittaa käytännössä postitoimipaikkaa, ei pelkästään kotikuntaa. Englanninkielistä sanaa City ei voi kääntää postitoimipaikaksi tässä kohti, koska sama sana on kunta-merkityksessä muussa yhteydessä. Voit valita postinumeron ja postitoimipaikan alasvetovalikosta tai kirjoittaa ne itse.

Syötä Yhteystiedot-osiossa asiakkaan puhelinnumero (lankapuhelinnumero Ensisijainen puhelin/lankapuhelinkenttään ja matkapuhelin Muu puhelin/matkapuhelinkenttään) ja sähköpostiosoite. Matkapuhelin-kenttään lisätty numero kopioituu automaattisesti asiakkaan viestiasetuksiin, jos asiakas haluaa varausilmoitukset tekstiviestinä. Sähköpostiosoite on se osoite, johon asiakasviestit lähtevät.

Asiakas voi halutessaan valita ensisijaisen yhteydenottotavan kirjaston henkilökunnan yhteydenottoja varten. Kaikissa kimpoissa tätä valintaa ei välttämättä ole otettu käyttöön.

Huom! Puhelinnumero-kenttiin ei saa kirjoittaa muuta kuin puhelinnumeron. Ei esim. perään äiti, isä yms. eikä väliviivaa. Kansainvälisen suunnan (esim. +358) numeron yhteyteen voi lisätä.

Asiakkaalle voidaan tallentaa myös vaihtoehtoinen osoite. Huom! Tässä on kimppakohtaisia eroja.

1.1.5. Kirjastotiedot

1.1.5.1. Kirjastonhallinta-osio

Kirjastonhallinta-osio sisältää kirjaston käyttöön liittyviä tietoja.

- Lue asiakkaan kirjastokortin numero ylimmäisenä olevaan “Kirjastokortin numero” -kenttään.

- Kirjasto-kenttään valitaan asiakkaan kotikirjasto, jota järjestelmä ehdottaa mm. varausta tehtäessä noutokirjastoksi.

- Tyyppi-kohdassa voi vaihtaa asiakastyypin. Huom! Jos tässä kohtaa vaihtaa asiakastyypin, muutos ei tuo esille mm. takaajatieto-kenttää tai poista sitä näkyvistä. Tätä ei kannata muuttaa. Aloita mielummin alusta, jos valitsit alussa väärän asiakastyypin.

- Valitse asiakasviestien kieli kohdassa “Ilmoitusten kieli”.

1.1.5.2 Kirjaston asetukset-osio

- Tullut asiakkaaksi -päivämäärä tulee automaattisesti kuluvan päivän mukaiseksi.

- Vanhentuu -kohtaan ei tarvitse merkitä mitään. Tieto tulee automaattisesti asiakaslajille tehtyjen määritysten mukaan.

- Huomautus (näkyy verkkokirjastossa) -kohtaan voi merkitä huomautuksen, jonka asiakas näkee verkkokirjastosta. Huomautus näkyy OPACissa ja Finnassa.

Finnassa se näkyy Omat tiedot-välilehdellä “Kirjastokortin asetukset”-laatikossa.

- Huomautus (näkyy virkailijatyökalussa) -laatikossa oleva huomautus näkyy Kohassa virkailijoille tiedot- ja lainausnäytöllä.

1.1.5.3. Kirjautumistunnus-osio

Kirjautusmistunnus-osioon voi lukea esim. kirjastokortin numeron tai erillisen käyttäjätunnuksen, jolla asiakas voi kirjautua verkkokirjastoon. Huom! Kimppakohtaisia eroja.

1.1.5.4. Muut määritteet ja tunnukset

Tähän tulee mm. sotu-avain ja OUTI-kimpalla tässä asetetaan omatoimikirjaston käyttöesto. Myös muita kimppakohtaisia määritteitä voi olla käytössä.

1.1.6. Asiakkaan viestiasetukset

Lopuksi vielä tallennetaan asiakkaan viestiasetukset. Käytettävissä olevat viestivaihtoehdot vaihtelevat kimpoittain.

- Ilmoitus eräpäivänä: Ilmoitus lainojen erääntymisestä eräpäivänä.

- Ennakkoilmoitus: Etukäteisilmoitus lähestyvästä eräpäivästä (Asiakas voi valita, montako päivää etukäteen ilmoitus tulee). HUOM! Jos tähän valitsee 0, ei viestiä lähetetä, vaikka rasti olisi paikallaan.

- Saapumisilmoitus: Ilmoitus asiakkaalle noudettavissa olevasta varauksesta.

- Palautus: Lista asiakkaan juuri palauttamasta aineistosta.

- Lainaus: Lista asiakkaan juuri lainaamista niteistä. Tämä on sähköinen versio lainauskuitista.

- Lisää puhelinnumero “Tekstiviesti numeroon” -kenttään, jotta tekstiviestit lähetetään. Huom. Matkapuhelin-kenttään lisätty numero kopioituu automaattisesti asiakkaan viestiasetuksiin, jos asiakas haluaa varausilmoitukset tekstiviestinä. Testiviesti-vaihtoehtoon ei voi laittaa rastia, jos tässä kentässä ei ole puhelinnumeroa.

  • SMS-palveluntuottaja-kohtaan ei tarvitse valita mitään. Ominaisuus ei ole käytössä.

Tärkeää

- Nämä asetukset kumoavat asiakaslajeihin tehdyt oletusvalinnat.

- Asiakas voi itse muuttaa näitä asetuksia verkkokirjastossa.

  • Valitse koosteilmoitus ennakkoilmoitukseen ja eräpäiväilmoitukseen, niin asiakas saa yhdessä viestissä kaikkien erääntyvien niteiden tiedot eikä jokaisesta lainasta erillistä viestiä!

Lopuksi tallenna tiedot.

Jos järjestelmä epäilee, että olet tekemässä tupla-asiakkaan, saat siitä huomautuksen. Jos olet varma, että kyseessä ei ole kopio, valitse “Ei kopio. Tallenna uutena tietueena”.


1.2. Ei-tilastoitavat-lainat

Tämä asiakastyyppi on luotu sellaisille lainoille, joita henkilökunta tekee työtarkoitusta varten. Huom! Voi olla kimppakohtaisia eroja asiakastyypin nimessä sekä käytännöissä. Tämän asiakastyypin lainoja ei oteta mukaan tilastoihin.

1.3. Asiakkaan tietojen muokkaaminen

Asiakkaan tietoja voidaan muokata eri painikkeiden kautta. Huom. Tässä voi olla kimppakohtaisia eroja.

Muokataksesi jotain tiettyä osiota asiakastiedoissa (esim. Kirjastotiedot) klikkaa sen osion alla olevaa sinistä Muokkaa-linkkiä.

Asiakastietojen yläreunassa olevilla painikkeilla pääset vaihtamaan salasanan, kopioimaan asiakkaan tiedot, tulostamaan asiakkaan haluamia kuitteja asiakaspalvelutilanteessa mm. Tänään lainatut-kuitin, tekemään asiakkaalle tiedonhaussa varauksen siten, että asiakastieto säilyy muistissa, lisäämään asiakastietoihin viestin sekä Muita toimintoja -napin takaa löytyy toiminnot, joilla pääsee uusimaan tilin, poistamaan tunnuksen sekä päivittämään lapsiasiakkaan aikuiseksi.

Koko asiakastietueen muokkaukseen pääset Muokkaa-painiketta klikkaamalla.

1.4.1. Salasanan vaihtaminen

Asiakkaan salasanan pääsee muokkaamaan Vaihda salasana-painikkeen kautta.

Asiakkaan salasanaa ei voi nähdä. Jos asiakas unohtaa salasanansa, hänelle pitää tallentaa uusi salasana.

- Koha ei voi näyttää entistä salasanaa. Jätä salasanakenttä tyhjäksi, jos et halua vaihtaa salasanaa.

- Jos haluat automaattisesti luodun salasanan, klikkaa “Valitse tästä luodaksesi satunnaisesti luodun salasanaehdotuksen”. Salasanat näytetään tekstinä.

  • Muista tallentaa.

1.4.2. Asiakkaan tietojen kopioiminen

Joissakin tilanteissa on tarpeen käyttää asiakastietojen kopioimista, jos esim. saman perheen jäsenille tehdään useita kortteja. Kohassa on toiminto, jolla voidaan kopioida henkilötiedot, jotka toistuvat eri tietueissa.

Avaa sen asiakkaan tiedot, jonka haluat kopioida ja klikkaa Kopioi-nappia tietueen yläreunassa.

Sukunimi, lapsiasiakkaalla takaajatiedot, osoite, sähköpostiosoite, kirjasto sekä asiakastyyppi kopioituvat uuteen lomakkeeseen. Lisää puuttuvat tiedot ja klikkaa Tallenna.

Tallennuksen jälkeen pääset uuden asiakkaan tietoihin.

1.4.2. Muita toimintoja -alasvetovalikko

1.4.2.1. Asiakaan käyttöoikeuden jatkaminen

Asiakastilin vanhennuttua asiakas ei pääse käyttämään korttiaan. Tili uusitaan lainausnäytöllä vanhentumispäivämäärän perässä olevasta linkistä “Uusinta”, asiakkaan tiedot sivulla Kirjastotiedot kohdasta tai Muita toimintoja- alasvetovalikosta “Asiakkaan käyttöoikeuden jatkaminen”.

Asiakkaalle tallentuu tilin vanhentumispäivämäärä asiakastyypille määritellyn voimassaoloajan mukaan.

1.4.2.2. Päivitä lapsi aikuiseksi

Lapsiasiakkaasta ei tule automaattisesti aikuista ellei Kohassa ole siihen liittyvä ajo käynnissä. Lapsen voi muuttaa aikuiseksi Asiakkaan tiedot -näytöllä valitsemalla Muita toimintoja -valikosta “Päivitä lapsi aikuiseksi”.

1.4.3. Lapsiasiakkaan takaajan vaihtaminen

Takaajatiedot pääsee muokkaamaan Muokkaa -painikkeen takaa. Kohdassa “Asiakastakaaja” voit sekä poistaa että lisätä takaajan.

Poistaminen tapahtuu ruksaamalla poistettava takaaja ja sen jälkeen klikkaa “Tallenna”.

Lisääminen tapahtuu Lisää takaaja-painikkeella. Hae lisättävän huoltajan tiedot avautuvassa ikkunassa.

Valitse hakutuloksesta huoltaja ja klikkaa Valitse.

Valitse takaajan suhde ja tallenna.

1.4.4. Asiakkaan kuva

Asiakkaan kuva voidaan lisätä valitsemalla kuva koneeltasi Lataa asiakaskuva -osiossa.

- Tämä osio ei ole näkyvissä, jos järjestelmäasetuksissa on estetty kuvien tallentaminen

- Työkaluissa olevalla toiminnolla Asiakaskuvien lataus voi tuoda palvelimelle eräajona kuvia

1.4.4. Rajoitukset

1.1.5.4. Käyttäjätilin huomautukset

Jos asiakas ilmoittaa kadottaneensa kirjastokorttinsa, voit merkitä sen kadonneeksi klikkaamalla “Kyllä” Kortti kadonnut -kohdassa. Lainausnäytöllä tulee ilmoitus Kadonnut: Asiakkaan kortti on kadonnut.

Jos haluat lainauksen virkailijan tarkistavan asiakkaan osoitteen ennen lainaamista, laita valinta “Kyllä” päälle Tarkista osoite -kohdassa. Lainausnäytöllä tulee ilmoitus Osoite: Tarkista osoite.

Molemmat vaihtoehdot ovat eräänlaisia rajoituksia eli ne estävät asiakasta käyttämästä asiakastunnustaan.

1.1.5.5. Asiakkaan rajoitukset

Asiakkaalle lisätään vapaamuotoinen rajoite joko lainausnäytöllä välilehdellä “Rajoitukset” tai asiakkaan tiedot-näytöllä välilhedellä “Rajoitukset” tai “Muokkaa”-painikkeen takaa.

Klikkaa kohdasta “Lisää rajoitus”, kirjoita selityskenttään rajoituksen syy. Tallenna “Lisää rajoitus”-painikkeella.

Muokkaa-painikkeen kautta lisätty rajoite tallennetaan “Tallenna” -painikkeella.

Rajoitteelle voi tarvittaessa määrittää automaattisen päättymisajan Vanhenee -kenttään. Vain myöhäisin päättymispäivämäärä näkyy lainausnäytöllä, kun rajoitteita on enemmän kuin yksi ja niille on asetettu päättymispäivämäärä. Jos et määritä päättymisaikaa, on rajoite voimassa toistaiseksi.

Rajoitteet voi ohittaa klikkaamalla “Ohita rajoitus tilapäisesti”. Tässä toimitaan kirjaston/kimpan ohjeiden mukaan.

Kimppakohtaisia määritteitä/rajoitteita voi olla käytössä “Muut määreet ja tunnukset”-kohdassa.

1.5. Asiakkaiden kommenttien ja muutospyyntöjen käsittely

Jos järjestelmäasetuksissa annetaan asiakkaille oikeus muuttaa tietojaan verkkokirjaston kautta, täytyy muutokset hyväksyä virkailijaliittymän kautta ennen niiden voimaantuloa. Jos järjestelmässä on hyväksymistä odottavia muutoksia, niistä näkyy linkki “Tietojensa muokkaamista haluavat asiakkaat” Kohan etusivulla.

Kun klikkaat linkkiä, saat listan kaikista odottavista muutospyynnöistä ja klikkaamalla asiakkaan nimen kohdalta saat hänen tekemät muutokset näkyviin. Voit hyväksyä muutokset, kieltää ne tai jättää ne kokonaan huomioimatta.

Asiakkaan tiedot -linkistä pääset asiakkaan tietoihin katsomaan mm. onko asiakkaalla rajoitteita, jotka päivityksen yhteydessä on syytä ottaa pois.

Asiakkaan tiedoissa käsittelemätön muutospyyntö näkyy sekä lainaus- että tiedot-sivulla.

1.6 Asiakkaan tiedot

Kun katsot asiakkaan tietuetta, on vasemmassa reunassa valittavissa useita eri välilehtiä, joilla on erilaisia tietoja.

1.6.1. Lainaus

Lainaus-välilehden toiminnot on kuvattu tarkemmin Koha Ohje suomeksi -ohjeen kohdassa 2. Lainaaminen

1.6.2. Tiedot

Kaikki asiakkaan (henkilö)tiedot näkyvät Tiedot-välilehdellä. Täällä on yhteystiedot, huomautukset, asiakkaan viestiasetukset ym.

Jos asiakas on lapsi, hänen takaajansa nimet ovat linkkinä kohdassa Takaajat.

Takaajan tietueessa näkyy kaikkien huollettavien tiedot kohdassa Taattavat.

1.6.2. Maksut

Asiakkaan maksuhistoria näkyy maksuissa Tapahtumat-välilehdellä. Siellä näkyy myöhästymismaksujen lisäksi kaikki Kohan kautta käsitellyt maksut, esim. uusi kortti, noutamaton varaus, palautuskehotus..

Tällä näytöllä on seuraavat sarakkeet:

- Luotu: päiväys, jolloin maksu luotiin

- Päivitetty: päiväys, jolloin maksuriviä on päivitetty

- Tilin tyyppi: tapahtuman selite

- Maksujen kuvaus: tieto mistä niteestä maksu muodostuu ja myöhästyneen niteen eräpäivä sekä linkki nidetietoon

- Viivakoodi: Niteen viivakoodi -linkki

- Eräpäivä: Lainan eräpäivä

- Palautuspvm: Lainan palautuspäivä

- Lainauspvm: Niteen lainauspäivä

- Lainauspiste: Kirjasto, josta nide on lainattu

- Kotikirjasto: Niteen kotikirjasto

- Huomautus: tähän tulee maksuun liittyvä huomautus esim. Online transaction-koodi, manuaalisesti lisätty tieto

- Summa: maksettavien maksujen kokonaissumma

- Maksettavaa: vielä maksamatta oleva määrä

- Toiminnot: Kimppakohtaisia eroja tämän sarakkeen painikkeissa.

  • “Tulosta” vie ko. maksun tiedot tulostusnäkymään

  • “Tiedot” vie ko. maksun veloitustietoihin

  • “Maksa” vie Maksa maksuja -välilehdelle maksamaan ko. yksittäisen maksun.

  • “Peruuta veloitus” -painiketta painamalla ko. maksu peruuntuu.

  • “Luo hyvitys”

  • “Mitätöi maksutapahtuma”

Mitätöinnin jälkeen maksu näkyy uudella rivillä seuraavasti:

  • “Käytä alennusta”

1.6.2.1. Maksujen maksaminen/poistaminen rivi kerrallaan

Jokaisen rivin maksu voidaan maksaa tai poistaa erikseen klikkaamalla rivillä joko Maksa tai Poista. Maksu voidaan maksaa kokonaan tai osittain.

Maksun maksaminen riviltä kokonaan

- Valitse Maksa sen maksun kohdalla, mikä maksetaan

  • Maksun summa tulee Peri asiakkaalta: -laatikkoon

- Klikkaa Hyväksy

  • Maksu poistuu maksamattomista maksuista ja näkyy kokonaan maksettuna.

Maksun maksaminen riviltä osittain

- Valitse Maksa sen maksun kodalla, mikä maksetaan.

  • Muokkaa summaa, joka tulee Peri asiakkaalta-laatikkoon. Hyväksy.

- Loput maksusta jää Maksettava- sarakkeeseen Maksa maksuja-välilehdelle.

Maksun poistaminen riviltä

- Klikkaa Poista sen maksun kohdalta, joka poistetaan. Jatka valitsemalla Poista tämä maksu.

Maksu siirtyy Maksa maksuja-välilehdeltä Tili-välilehdelle.

1.6.2.2. Maksa kaikki tai jokin tietty summa maksuista

Maksa kaikki

- Klikkaa Maksa kaikki -nappia.

- Klikkaa Hyväksy

Maksa tietty summa maksuista

- Klikkaa Maksa kaikki -nappia.

  • Kirjoita Peri asiakkaalta -laatikkoon asiakkaalta perimäsi rahamäärä. Kokonaisvelka näkyy Saatavia yhteensä -kohdassa.

- Klikkaa Hyväksy.

- Maksu päivittyy kuittaamaan vanhimmat maksut ensin.

1.6.2.3. Maksa valitut maksut

- Laita valintamerkki niiden maksujen kohdalle, jotka maksetaan, klikkaa Maksa valitut.

Valittujen maksujen summa näkyy Peri asiakkaalta -laatikossa.

- Klikkaa Hyväksy

  • Maksu päivittyy kuittaamaan valitun maksun.

1.6.2.4. Poista kaikki maksut

Klikkaa Poista kaikki maksut -nappia listauksen alapuolella

- Kaikki maksut poistuvat saatavista ja näkyvät poistettuina maksuina

1.6.2.5. Maksun peruminen

Jos vahingossa merkitset niteen maksun maksetuksi, voit kumota maksun klikkaamalla Toiminnot-sarakkeessa Peruuta.

- Klikkauksen jälkeen tulee uusi rivi, jossa näkyy maksun peruutus

Peruutuksen voi vielä perua klikkaamalla uudelleen “Peruuta”.

HOX HOX!!Jos kirjastossa on käytössä kassajärjestelmä, joka on yhteydessä kirjastojärjestelmään, ohje löytyy kohdasta 4.8.3.6. KORJAA TÄMÄ

1.6.2.6. Maksun luominen

Sellaisia maksuja, joita järjestelmä ei tee automaattisesti, voi virkailija tallentaa Lisää maksu -välilehdellä.

- Valitse ensin maksun tyypppi

  • Jos maksu liittyy johonkin niteeseen, voit lisätä sen viivakoodin linkiksi niteeseen

Kuvaus-kenttään voi antaa maksun kuvauksen

Summa-kenttäään annetaan pelkästään maksun määrä (vain numeroita ja desimaaleja). Tallennuksen jälkeen maksu näkyy yhteenvedossa.

1.6.2.7. Hyvitysten luominen

Tämä toiminto luo asiakkaalle saldoon “plussasaldoa”. Hyvitystä voidaan käyttää maksujen maksamiseen tai maksun anteeksiantoon. HUOM! Tarkista ensin kirjastosi käytäntö plussasaldon lisäämisestä asiakkaalle. Tämän käyttäminen ei ole sallittua mm. OUTI-kirjastoissa.

- Valitse ensin hyvityksen tyyppi

- Jos maksu liittyy johonkin tiettyyn niteeseen, lue niteen viivakoodi Viivakoodi-kenttään

- Kuvaus-kenttään voit kirjoittaa selityksen

  • Anna Summa-kenttään vain numeroita ja desimaaleja, ei valuuttamerkkejä.

1.6.2.8. Maksujen tulostaminen

Jokaisen maksurivin lopussa on Tulosta-linkki. Klikkaamalla tästä linkistä saat tulostettua niteen nimeke- ja maksutiedot sekä tilin kokonaissaldon.

1.6.2.9. Maksujen maksaminen Ceepos-kassaliittymän kautta

1.6.2.9.1. Valmistelut ennen maksujen vastaanottoa

Avaa Kohassa asiakkaan Maksa maksuja-välilehti. Valitse sieltä ne maksut, jotka asiakas maksaa ja klikkaa joko Maksa kaikki tai Maksa valitut.

Jos toimipistekoodia ei ole näkyvissä, klikkaa Lisää toimipiste.

Toimipiste on sama kuin kassan numero. Jos kirjastossa on useampi kassa, tulee tähän toimipistekoodi.

Kun toimipiste on valittu, se näkyy näytöllä. Toimipiste näkyy niin kauan kuin evästeitä (cookies) ei tyhjennetä. Jos evästeet poistetaan, pitää toimipiste lisätä uudelleen.

1.6.2.9.2. Maksun lähettäminen kassaohjelmaan

Kun klikkaat toimipisteen numeroa, se muuttuu vihreäksi ja tieto siirtyy kassaan.

Odota, että kassajärjestelmä käsittelee maksun. Se ilmenee siten, että näytölle ilmestyy keltainen pyörivä ympyrä. Voit siirtyä Ceeposiin ja veloittaa asiakkaalta maksun. Toimi kirjaston Ceepos-ohjeiden mukaisesti ja palaa sitten takaisin Kohaan, jossa asiakkaan maksut ovat automaattisesti merkitty suoritetuiksi.

1.6.2.9.3. Näkymä Kohan Maksut-osiossa

Kohassa asiakkaan Tili-välilehdellä näkyy maksutapahtuman numero. Muista aina varmistaa, että maksusta on ilmestynyt yksi uusi maksurivi maksun tapahtumanumerolla, ja että maksurivillä maksettu summa on oikein.

Kun klikkaat maksutapahtuman rivillä, se maalaa siihen maksutapahtumaan liittyvät rivit.

Ongelmatilanteissa ota yhteyttä joko oman kirjaston/kimpan Koha-tukeen tai kirjastosi Ceepos-ohjelman pääkäyttäjään.

1.6.3. Kiertolistat

Kiertolistat tarkoittaa lehtikiertolistaa eli jos kirjaston työntekijä on jonkun lehden sisäisellä kiertolistalla.


1.6.4. Muutosloki

Muutoslokille kertyy tietoa, kun asiakkaan tietoja on katsottu tai muokattu ja jos asiakastieto on tullut asiakashaussa hakutuloslistalle. Täällä näkyvät myös lainaus- ja palautustapahtumat, jos niin on asetuksissa määritetty.

- Pvm-sarake kertoo tarkan ajan (päivämäärä ja kellonaika), jolloin asiakkaan tiedoissa on tapahtunut jotain

- Virkailija-sarake näyttää sen työntekijän tunnuksen, joka tietoja on katsellut tai tehnyt muutokset/haun (virkailijan nimi ja borrowernumber)

- Osio-sarake näyttää missä Kohan osiossa katselu/muutos on tapahtunut

- Toiminto-sarakkeesta näkee mitä asiakkaan tiedoissa on tehty

- ID-tunnus-sarakkeessa näkyy, kenen asiakkaan tietoja on muutettu (asiakkaan nimi ja borrowernumber)

- Tiedot-sarake kertoo tarkemmin mitä tapahtuma koskee esim. mikä nide on lainattu tai asiakkaan kirjautuminen automaatille

  • Käyttöliittymä-sarakkeesta näkee onko loki kertynyt virkailijaliittymästä (intranet), Kohan verkkokirjastosta tai Finnasta (opac) tai palautus-/lainausautomaatilta (sip, opac). Rest-merkintä tulee silloin, kun asiakkaan tietoihin on otettu yhteyttä restin kautta esim. Ceepos ja Ellibs.

1.6.5. Ilmoitukset

Tällä näytöllä näkyy asiakkaalle lähteneet tai lähtemässä olevat ilmoitukset. Ilmoittamistapa valitaan asiakastiedoissa asiakkaan viestiasetuksissa.

Kuvakaappaus Ilmoitukset-välilehdeltä

- Ilmoitus-sarakkeessa näkyy viestin otsikko. Klikkaamalla viestin nimeä pääset näkemään koko viestin.

- Tyyppi-sarakkeessa näkyy, missä muodossa viesti on lähetetty. Koha-Suomessa käytössä: printti, sms, sposti, suomi.fi

- Tila-sarakkeesta näkee viestin lähetyksen tilan
lähetetty: viesti on lähetetty eteenpäin järjestelmästä varsinaiseen lähettävään järjestelmään
odottaa: viestiä ei ole vielä lähetetty eteenpäin lähettävään järjestelmään
\\ epäonnistunut: viestin lähetys on epäonnistunut. Osa lähettävistä järjestelmistä (esim. tekstiviestioperaattorit) palauttaa Kohaan epäonnistumisen syyn, jolloin se näkyy Toimitushuomautus-sarakkeessa.

- Aika-sarakkeessa näkyy viestin lähetysaika. Tieto päivittyy aina, kun viestiä yritetään lähettää uudelleen eli kyse ei ole viestin luontiajankohdasta.

  • Toimitushuomautus-sarakkeeseen tulee näkyviin viestin lähetyksen epäonnistumisen syy, jos Koha saa siitä tiedon. Lähinnä tekstiviestioperaattorit palauttavat virheen syyn.
    Message is duplicate tarkoittaa, että Koha on hylännyt viestin, koska se on täsmälleen samanlainen kuin hiljattain lähetetty toinen viesti. Näitä näkyy erityisesti tekstiviestien yhteydessä.
    Message validity period has expired tarkoittaa, että viestiä on yritetty lähettää maksimimäärä kertoja.
    Unknown error tarkoittaa, että viestin epäonnistumisen syytä ei tiedetä tai pystytä tarkentamaan. Syy voi olla esim. asiakkaan puhelinnumero voi olla väärä tai hänen puhelimensa ei ota vastaan tekstiviestejä, tai operaattorin päässä on häiriö.
    Recipient is temporarily unreachable tarkoittaa, että vastaanottajaan ei ole saatu yhteyttä
    \\ ERROR 4 2 messages failed: Unallowed recipient phone number tarkoittaa, että asiakkaan puhelinnumerossa on jotain vikaa tai se on väärässä muodossa (esim. lankapuhelin)

1.6.6 Tilastot

Tilastot-osiossa näkyy asiakkaan lainatilasto edelliseltä ja kuluvalta päivältä. Lainat on jaoteltuna aineistolajeittain ja hyllypaikoittain. Taulukossa näkyy myös kuluvan päivän palautukset ja lainat.

1.6.7 Hankintaehdotukset

Jos asiakas on tehnyt verkkokirjastossa hankintaehdotuksia, ne näkyvät asiakkaan tiedoissa Hankintaehdotukset-osiossa.

Samalla sivulla voi myös tehdä asiakkaan puolesta hankintaehdotuksen. Paina “Uusi hankintaehdotus” -nappia, jolloin avautuu lomake. Täytä vähintään punaisella merkityt pakolliset tiedot ja paina sitten lomakkeen alareunasta “Lähetä ehdotuksesi”.

1.6.8. Lainat

Asiakkaan tietojen alapuolella on taulukkonäkymässä asiakkaan lainat, maksut, varaukset ja rajoitukset. Lainoihin pääsee klikkaamalla “Lainassa”-painiketta. Maksut välilehteä ei näy, jos asiakkaalla ei ole maksuja.

Tällä näytöllä näkyy myös asiakkaan huollettavien lainat Perheen lainat -välilehdellä. Huollettavalla näkyy myös perheen sisarusten lainat eli niiden henkilöiden lainat, joilla on sama takaaja.

1.7. Asiakkaan hakeminen

Klikkaamalla linkkiä Asiakkaat saat hakulaatikon, jossa voit selata tai hakea asiakkaiden tietoja. Haku toimii millä tahansa nimen osalla tai kortin numerolla.

Klikkaamalla pientä plus-merkkiä [+] hakulaatikon oikealla puolella saat lisää hakuominaisuuksia käyttöösi. Täällä voit mm. rajata hakusi kirjastoittain tai asiakaslajeittain.

Hakukenttiin tekemiesi valintojen perusteella voit hakea asiakasta eri tavoin.

- Perushaku:
Anna asiakkaan nimi tai nimen osa, käyttäjätunnus tai kirjastokortin viivakoodi.

- Sukunimi:
Anna asiakkaan sukunimi tai sukunimen osa.

- Sähköposti:
Anna mikä tahansa osa sähköpostiosoitteesta ja valitse hakutyypiksi sisältää (ei alkaa)

- Asiakkaan ID:
Anna Kohan Asiakkaan ID-numero (eri kuin kirjastokortti)

- Käyttäjätunnus:
Anna asiakkaan kirjastokortin numero tai osa siitä.

- Puhelinnumero:
Anna puhelinnumero kokonaisuudessaan kuten se on syötetty järjestelmään tai käytä tyhjää merkkiä numeroiden jaksotteluun. Esim. Haettaessa numeroa (013) 267 6200 voit kirjoittaa sen juuri samalla tavalla tai muodossa 013 267 6200.

- Katuosoite:
Anna mikä tahansa asiakkaan osoitteen osa (kaikki osoitekentät huomioiden) ja valitse hakutyypiksi sisältää.

- Syntymäaika:
Ohjeteksti ilmestyy kertomaan missä muodossa syntymäaika pitää antaa. Muoto PP.KK.VVV tarkoittaa, että päivät, kuukausi ja vuosi erotetaan toisistaan pisteellä.

Voit myös valita jokaisessa haussa hakutyypin alkaa tai sisältää. Valinta sisältää toimii vapaasanahaun kaltaisesti eli haettu merkkijono voi olla missä tahansa kohdassa hakukentässä.

Voit myös selata asiakkaita sukunimen ensimmäisen kirjaimen mukaan linkkinä olevien kirjainten mukaan.

Päivitetty: