1. Asiakkaat

Aina ennen asiakastiedon lisäämistä on hyvä tarkistaa löytyykö asiakkaan tiedot jo Kohasta. Voit hakea asiakkaan tietoja esim. nimihaulla sekä syntymäaikahaulla.

1.1. Asiakkaan hakeminen

Klikkaamalla yläpalkin linkkiä Asiakkaat saat asiakastietojen hakusivun, jossa voit selata tai hakea asiakkaiden tietoja.

Klikkaamalla pientä valikko-kuvaketta hakulaatikon oikealla puolella saat lisää hakuominaisuuksia käyttöösi. Alasvetovalikoista saat lisää hakuehtoja.

Huom. Samat hakuominaisuudet aukeavat automaattisesti Asiakkaat-sivun vasempaan laitaan.

Alasvetovalikoissa tekemiesi valintojen perusteella voit hakea asiakasta eri tavoin.

- Perushaku:
Anna asiakkaan nimi tai nimen osa, käyttäjätunnus, kirjastokortin viivakoodi, varaustunniste tai varaustunnisteen osa. Antaessasi nimen tai osan nimestä tai varaustunnisteesta valitse hakutyypiksi sisältää

- Sukunimi:
Anna asiakkaan sukunimi tai sukunimen osa. Valitse hakutyypiksi sisältää

- Kortin numero: Anna asiakkaan kortin numero

- Sähköposti:
Anna asiakkaan sähköpostiosoite tai osa siitä ja valitse hakutyypiksi sisältää

- Asiakkaan ID:
Anna Kohan Asiakkaan ID-numero (eri kuin kirjastokortti)

- Käyttäjätunnus:
Anna asiakkaan erillinen käyttäjätunnus, kirjastokortin numero tai osa siitä. Käyttäjätunnuksen tallennuksessa voi olla kimppakohtaisia eroja. Antaessasi osan kirjastokortin numerosta valitse hakutyypiksi sisältää

- Lankapuhelin:
Anna lankapuhelinnumero kokonaisuudessaan kuten se on syötetty järjestelmään tai käytä tyhjää merkkiä numeroiden jaksotteluun. Esim. haettaessa numeroa (013) 267 6200 voit kirjoittaa sen juuri samalla tavalla tai muodossa 013 267 6200

- Osoite:
Anna asiakkaan osoite tai osoitteen osa ja valitse hakutyypiksi sisältää

- Syntymäaika:
Voit hakea muodoissa PP.KK.VVVV, PPKKVV tai PPKKVVVV

- Etunimi: Tee asiakashaku etunimellä tai kaikilla etunimillä. Valitse hakutyypiksi sisältää

- Matkapuhelin: Anna matkapuhelinnumero kokonaisuudessaan kuten se on syötetty järjestelmään tai käytä tyhjää merkkiä numeroiden jaksotteluun. Esim. haettaessa numeroa 0442676200 voit kirjoittaa sen juuri samalla tavalla tai muodossa 044 267 6200

Voit valita jokaisessa haussa hakutyypin alkaa tai sisältää. Valinta sisältää toimii vapaasanahaun kaltaisesti eli haettu merkkijono voi olla missä tahansa kohdassa hakukentässä.

Saat tarkennettua hakua myös valitsemalla asiakkaan kirjaston ja/tai rajaamalla hakua asiakastyypin mukaan.

Voit myös selata asiakkaita sukunimen ensimmäisen kirjaimen mukaan linkkinä olevien kirjainten mukaan.

Huom. Laajan asiakashaun voit tehdä myös muillakin sivuilla kuin vain Asiakkaat-sivulla, jos vihreässä yläpalkissa näkyy vaihtoehto “Hae asiakkaita”. Klikkaa tuolloin “Hae asiakkaita” aktiviiseksi ja avaa valikko-kuvakkeesta hakukentät esille.

1.2. Lisää uusi asiakas

Asiakkaat lisätään menemällä Asiakkaat-välilehdelle.

Sivulla on alasvetovalikkovaihtoehdot: Uusi asiakas ja Asiakkaan pikalisäys. Huom. Kaikissa kimpoissa ei ole Asiakkaan pikalisäys-vaihtoehtoa käytössä, joten valitse kimppasi ohjeistama asiakkaan lisäystapa.

Klikkaa Uusi asiakas, saat alasvetovalikon, josta valitset asiakastyypin.

1.2.1. Henkilötunnuksen lisääminen asiakastietoihin

Oheisissa ruutukaappauksissa käytetty sotu on tehty henkilötunnusgeneraattorin avulla, se ei ole kenenkään henkilön oikea tunnus, mutta täyttää tunnuksen ominaisuudet tarkistusmerkkiä myöten. Sotu-avaimella muodossa “sotuxxxx” voi hakea asiakkaan tiedot esille, mutta henkilötunnus ei näy.

Syötä Lisää hetu-kohtaan asiakkaan henkilötunnus. Klikkaa Tallenna.

- Jos henkilötunnusta ei ole ennestään Sotuteekissä, siitä tulee ilmoitus “Hetu tallennettu!”.

Sotu-avain siirtyy automaattisesti kirjoitussuojattuun kenttään nimeltä Sosiaaliturvatunnus/Henkilötunnus/Sotu-avain/Hetu-avain (kentän nimi voi vaihdella kimpan mukaan).

Voit jatkaa uuden asiakkaan tallentamista käyttäen Sotuteekin antamaa sotu-avainta.

- Jos syötetty henkilötunnus on jo Sotuteekissa, järjestelmä tutkii automaattisesti kimppasi asiakasrekisteristä löytyykö henkilötunnuksen sotu-avaimella asiakastietoja.

Jos tietoja ei löydy kimpan asiakasrekisteristä, niin käyttäjälle tulee ilmoitus “Hetu asetettu!”. Jatka tuolloin uuden asiakkaan tallentamista käyttäen Sotuteekin antamaa sotu-avainta.

Jos asiakastiedot löytyvät, niin käyttäjälle tulee ilmoitus “Asiakas on jo olemassa! Paina OK siirtyäksesi tietoihin.” Klikkaamalla OK käyttäjä siirtyy automaattisesti asiakkaan tietoihin, joita tarvittaessa muokataan.

- Jos henkilötunnus on virheellinen, tulee siitä ilmoitus: “Tarkista hetu!”.

1.2.1.1. Sotuteekki

Kohaan on tehty Suomessa ominaisuus, Sotuteekki, jonne tallennetaan tietoturvallisesti asiakkaiden henkilötunnukset erilleen muista asiakastiedoista. Tiedot yhdistyvät kahden tietokannan välillä SOTU-avaimella. Kun asiakastiedot poistetaan Kohasta, henkilötunnus ja SOTU-avain eivät poistu Sotuteekistä. Sotuteekki on yhteinen kaikille Koha-Suomen Koha-kimpoille/kirjastoille, mutta se ei näy käyttäjille mitenkään.

Havainnollistaminen siitä, miten SOTU-siilo ja Kohan tietokanta yhdistyvät toisiinsa

Sotuteekissa on myös erillinen käyttöliittymä liitännäiset-osiossa, jossa esimerkiksi laskuttajat voivat tarkistaa asiakkaan henkilötunnuksen sotu-avaimella, jos se on tarpeen. Heillä on erilliset tunnukset tarkistusta varten. Sotuteekistä tarkemmin Kohan ohje suomeksi -ohjeen kohdassa 12.9.3 Sotuteekki

1.2.2. Nimi, syntymäaika, muu nimi ja varaustunnus

Syötä asiakkaan koko nimi ja syntymäaika. Muu nimi- kenttään voidaan tallentaa asiakkaan kutsumanimi, jos asiakas käyttää kutsumanimenä muuta kuin virallista etunimeään. Varaustunniste luodaan klikkaamalla Varaustunnus-kentän vieressä olevaa kolmea pistettä. Huomaathan, että kimppasi Kohassa ei välttämättä näy kaikki kuvissa näkyvät kentät tai vaihtoehdot tai kentät voivat olla eri nimisiä.

Asiakastyyppeille on määritetty ikärajoituksia. Ohjelma tarkistaa syntymäajan mukaan, voiko asiakas kuulua asiakastyyppiin, joka hänelle ollaan tallentamassa. Voit saada tällaisen virheilmoituksen:

Virheilmoituksen saatuasi kaikista helpointa on aloittaa asiakkaan tietojen tallennus uudelleen alusta, sillä asiakastyypeillä on erilaiset lomakepohjat.

1.2.3. Takaaja-tiedon tallentaminen ja poistaminen

Jos kyseessä on lapsiasiakas, hänelle pitää tallentaa takaaja. Klikkaa Lisää takaaja -nappia, niin pääset hakemaan rekisteristä lapselle takaajan.

Huom. kaikissa kimpoissa ei ole kuvassa näkyvää Näytä takaajille lainat-vaihtoehtoa valittavissa.

Takaajaa voi hakea joko nimellä tai kirjastokortin numerolla. Valitse alasvetovalikoista sopivat vaihtoehdot.

Saat listan hakuun sopivista asiakkaista. Klikkaa oikealta Valitse tai Select-painiketta oikean henkilön kohdalla.

Valitse alasvetovalikosta takaajan suhde asiakkaaseen. Alasvetovalikon vaihtoehdot voivat vaihdella kimpoissa.

Valinnan jälkeen lapsen tiedoissa näkyy takaajan nimi sekä kirjastokorttinumero.

Voit tallentaa lapsiasiakkaalle useamman kuin yhden huoltajan tiedot.

Huom. Ensimmäisenä lisätylle takaajalle järjestelmä lähettää huollettavan mahdolliset laskut ja huomautukset.

Jos takaajaa ei löydy asiakasrekisteristä, avaa selaimessa uusi välilehti ja tallenna takaajan tiedot rekisteriin. Palaa tallennuksen jälkeen lapsiasiakkaan tietoihin toiselle välilehdelle ja tee takaajahaku uudelleen.

Roskakorin kuvaketta klikkaamalla saat takaajatiedon poistettua. Huom. alaikäisellä asiakkaalla tulee aina olla vähintään yksi takaaja, joten lapsiasiakkaan tietojen tallennus ei onnistu, jos häneltä puuttuu takaajatieto.

1.2.3.1. Ei-asiakas takaaja-tiedon lisääminen

Kimppakohtainen.

1.2.4. Osoite

Osoite-osiossa Kunta tarkoittaa käytännössä postitoimipaikkaa, ei pelkästään kotikuntaa. Englanninkielistä sanaa City ei voi kääntää postitoimipaikaksi tässä kohdassa, sillä City-sanaa käytetään kunta-merkityksessä muussa yhteydessä. Voit valita postinumeron ja postitoimipaikan alasvetovalikosta tai kirjoittaa ne itse.

1.2.5. Yhteystiedot

Syötä Yhteystiedot-osiossa asiakkaan puhelinnumero (lankapuhelinnumero Lankapuhelin-kenttään ja matkapuhelinnumero Matkapuhelin-kenttään) ja sähköpostiosoite. Matkapuhelin-kenttään lisätty numero kopioituu automaattisesti asiakkaan viestiasetuksiin.

Huom! Puhelin-kenttiin ei saa kirjoittaa muuta kuin puhelinnumeron. Numeroon ei tallenneta muita välimerkkejä kuin kansainvälisen suunnan plusmerkki (esim. +358) eikä kirjaimia (esim. äiti).

Sähköpostiosoite on se osoite, johon asiakasviestit lähtevät.

Asiakas voi halutessaan valita ensisijaisen yhteydenottotavan kirjaston henkilökunnan yhteydenottoja varten, jos toiminto on otettu kimpassa käyttöön.

1.2.6. Vaihtoehtoinen osoite

Asiakkaalle voidaan tallentaa myös vaihtoehtoinen osoite, jos vaihtoehto on otettu kimpassa käyttöön.

1.2.7. Kirjastotiedot

1.2.7.1. Kirjastonhallinta

Kirjastonhallinta-osio sisältää kirjaston käyttöön liittyviä tietoja.

- Lue asiakkaan kirjastokortin numero ylimmäisenä olevaan Kirjastokortin numero -kenttään.

- Kirjasto-kenttään valitaan asiakkaan kotikirjasto, jota Koha ehdottaa esim. varausta tehtäessä noutokirjastoksi.

- Tyyppi-kohdassa voi vaihtaa asiakastyypin. Huom! Jos tässä kohtaa vaihtaa asiakastyypin, muutos ei tuo esille mm. takaajatieto-kenttää tai poista sitä näkyvistä. Jos valitsit alussa väärän asiakastyypin, niin aloita asiakastietojen tallentaminen alusta.

- Valitse asiakasviestien kieli kohdassa Ilmoitusten kieli.

1.2.7.2 Kirjaston asetukset

- Tullut asiakkaaksi -päivämäärä tulee automaattisesti kuluvan päivän mukaiseksi.

- Vanhenee -kohtaan ei tarvitse merkitä mitään. Tieto tulee automaattisesti asiakaslajille tehtyjen määritysten mukaan.

- Huomautus (näkyy verkkokirjastossa) -kohtaan voi merkitä huomautuksen, jonka asiakas näkee verkkokirjastosta. Huomautus näkyy OPACissa ja Finnassa.

Finnassa huomautus näkyy Omat tiedot-välilehdellä kohdassa Huomautukset.

- Huomautus (näkyy virkailijatyökalussa) -laatikkoon tallennettu huomautus näkyy virkailijoille Kohassa tiedot- ja lainausnäytöillä.

1.2.7.3. Kirjautumistunnus

Kirjautumistunnus-osioon voi lukea esim. kirjastokortin numeron tai erillisen käyttäjätunnuksen, jolla asiakas voi kirjautua verkkokirjastoon. Huom! Kimppakohtaisia eroja.

Tallennettu käyttäjätunnus näkyy asiakkaan Tiedot-välilehdellä.

1.2.7.4. Muut määritteet ja tunnukset

Tässä valitaan mm. automaattien automaattityyppi, automaatin toimittaja sekä yhteisöasiakkaan Y-tunnuskenttä.

Myös muita kimppakohtaisia määritteitä voi olla käytössä.

1.2.8. Asiakkaan viestiasetukset

Lopuksi vielä tallennetaan asiakkaan viestiasetukset. Käytettävissä olevat viestivaihtoehdot vaihtelevat kimpoittain.

- Ilmoitus eräpäivänä: Ilmoitus lainojen erääntymisestä eräpäivänä.

- Ennakkoilmoitus: Etukäteisilmoitus lähestyvästä eräpäivästä. Asiakas voi valita, montako päivää etukäteen ilmoitus tulee. Huom! Jos tähän valitsee 0, ei viestiä lähetetä, vaikka rasti olisi paikallaan.

- Saapumisilmoitus: Ilmoitus asiakkaalle noudettavissa olevasta varauksesta.

- Palautuskuitti: Lista asiakkaan juuri palauttamasta aineistosta. Tämä on sähköinen versio palautuskuitista.

- Lainauskuitti: Lista asiakkaan juuri lainaamista niteistä. Tämä on sähköinen versio lainauskuitista.

- Vain koosteilmoitus-ruksit tallentuvat ennakkoilmoitukseen ja eräpäiväilmoitukseen automaattisesti. Viestit lähetetään asiakkaille koosteina, jotta he saavat yhdessä viestissä kaikkien erääntyvien niteiden tiedot.

- “Tekstiviesti numeroon” -kenttään kopioituu automaattisesti Matkapuhelin-kenttään lisätty numero. Tekstiviesti numeroon -kenttä on kirjoitussuojattu. Tekstiviesti-vaihtoehtoon ei laiteta rastia, jos tässä kentässä ei ole puhelinnumeroa.

- Nämä viestiasetukset kumoavat asiakaslajeille tehdyt oletusvalinnat.

- Asiakas voi itse muuttaa kaikkia viestiasetuksia verkkokirjastossa, paitsi Koosteilmoitus-asetuksia.

1.3. Tallennus

Lopuksi tallenna tiedot.

Järjestelmä ilmoittaa, jos jotain tarvittavaa tietoa puuttuu. Täydennä tiedot ja tallenna uudelleen.

1.4. Ei-tilastoitavat-lainat

Tämä asiakastyyppi on luotu sellaisille lainoille, joita henkilökunta tekee työtarkoitusta varten. Huom! Voi olla kimppakohtaisia eroja asiakastyypin nimessä sekä käytännöissä. Tämän asiakastyypin lainoja ei Lasketa mukaan tilastoihin.

1.5. Asiakkaan tietojen muokkaaminen

Asiakastietojen yläreunassa olevilla painikkeilla pääset

  • muokkaamaan asiakastietoja
  • lisäämään asiakkaalle huollettavan
  • vaihtamaan salasanan
  • kopioimaan asiakkaan tiedot
  • tulostamaan asiakkaan haluamia kuitteja asiakaspalvelutilanteessa mm. Tänään lainatut-kuitin
  • tekemään asiakkaalle tiedonhaussa varauksen siten, että asiakastieto säilyy muistissa
  • lisäämään asiakastietoihin viestin

Harvemmin tarvittavia muokkaustoimintoja löytyy Muita toimintoja-alasvetovalikosta, joista tarkemmin kohdassa 1.5.7 Muita toimintoja -alasvetovalikko

1.5.1. Lisää huollettava

Tämän napin kautta pääset tallentamaan asiakkaalle huollettavan. Lisää huollettava-painike avaa alasvetovalikon kimpan asiakastyypeistä, joilla tulee olla takaaja. Valittuasi sopivan asiakastyypin pääset lisäämään asiakastiedot huollettavalle. Takaaja-tieto täydentyy automaattisesti. Valitse Suhde-alasvetovalikosta oikea vaihtoehto.

1.5.2. Salasanan vaihtaminen

Asiakkaan salasanan pääsee muokkaamaan Vaihda salasana-painikkeen kautta.

Asiakkaan salasanaa ei voi nähdä. Jos asiakas unohtaa salasanansa, hänelle tallennetaan uusi salasana.

- Koha ei voi näyttää entistä salasanaa. Jätä salasanakenttä tyhjäksi tai valitse Peruuta, jos et halua vaihtaa salasanaa.

- Jos haluat automaattisesti luodun salasanan, klikkaa Valitse tästä luodaksesi satunnaisesti luodun salasanaehdotuksen. Salasanat näytetään tekstinä.

Muista tallentaa.

1.5.3. Asiakkaan tietojen kopioiminen

Joissakin tilanteissa on tarpeen käyttää asiakastietojen kopioimista, jos esim. samaan perheeseen tehdään useita kortteja. Kohassa on toiminto, jolla voidaan kopioida henkilötiedot, jotka toistuvat eri tietueissa.

Avaa sen asiakkaan tiedot, jonka haluat kopioida ja klikkaa Kopioi-nappia tietueen yläreunassa.

Tarkista, että kaikki tiedot ovat oikein ja täydennä puuttuvat tiedot.

Tallennuksen jälkeen siirryt automaattisesti uuden asiakkaan tietoihin.

1.5.4. Tulosta

Tästä alasvetovalikosta voit valita ja tulostaa asiakkaan haluaman kuitin. Huom. kuiteissa voi olla kimppakohtaisia eroja.

Kuittien tulostamisesta tarkemmin Kohan ohje suomeksi -ohjeen kohdassa 2.1.1. Kuittien tulostaminen

1.5.5. Hae ja varaa

Hae ja varaa-näppäin siirtää suoraan Tarkkaan hakuun tekemään tiedonhaun. Pääset tekemään varauksen asiakkaalle suoraan hakutuloslistalla tai tietueen tiedoissa.

Hakutuloslistalla voit tarvittaessa myös poistaa muistista asiakkaan tiedot valitsemalla Unohda [asiakkaan tiedot]. Tietuetiedoissa poistotoimintoa ei ole.

Varaamisesta tarkemmin Kohan ohje suomeksi -ohjeen kohdassa 4.1.2 Varauksen teko asiakastietojen kautta

1.5.6. Lisää viesti

Tällä toiminnolla lisätään asiakastietoihin viestejä. Voit valita esimääritellyistä viesteistä tarvitsemasi pohjan ja muokata sitä tarvittaessa tai kirjoittaa tyhjään kenttään tarvittavan tekstin. Voit lisätä ns. Sisäisen viestin tai Asiakasliittymäviestin.

Sisäinen viesti näkyy vain virkailijaliittymässä.

Asiakasliittymäviesti näkyy asiakkaalle verkkokirjastossa.

Sekä sisäiset viestit että asiakasliittymäviestit näkyvät asiakkaan Lainaus- ja Tiedot-sivuilla. Ne voi poistaa klikkaamalla roskakorikuvaketta.

Viestiin tallentuu automaattisesti päivämäärä, kirjasto sekä viestin tallentaja, joten niitä ei tarvitse manuaalisesti lisätä viestiin.

1.5.7. Muita toimintoja -alasvetovalikko

Muita toimintoja -napin takaa löytyy toiminnot, joilla pääsee uusimaan tilin, lähettämään asiakkaalle tervetuloa-sähköpostin, poistamaan asiakkaan tunnuksen sekä päivittämään lapsiasiakkaan aikuiseksi.

1.5.7.1. Asiakaan käyttöoikeuden jatkaminen

Asiakastilin vanhennuttua asiakas ei pääse käyttämään korttiaan. Tilin uusimiselle on useita linkkejä ja paikkoja.

Yläpalkin Muokkaa ja Muita toimintoja valikoista pääsee joka asiakastieto-sivulla päivittämään asiakkaan käyttöoikeuden.

Lainausnäytöllä vanhentumispäivämäärän perässä olevista linkeistä Uusinta ja Muokkaa tietoja voi jatkaa asiakkaan käyttöoikeutta.

Asiakkaan tiedot -sivulla tilin voi uusia Huomio- ja Kirjastotiedot -kohdissa Uusinta- tai Muokkaa tietoja-linkkien kautta.

Asiakkaalle tallentuu tilin vanhentumispäivämäärä asiakastyypille määritellyn voimassaoloajan mukaan.

Järjestelmä ilmoittaa myös lähestyvästä vanhentumispäivästä.

Huom. Käyttöoikeuden voi päivittää tarvittaessa aiemminkin kuin vasta sen mennessä umpeen.

1.5.7.2. Poista

Tällä toiminnolla poistetaan asiakas rekisteristä.

Koha varmistaa, että haluatko varmasti poistaa asiakkaan. Kun klikkaat Kyllä, poista, niin asiakastili lähtee heti pois asiakasrekisteristä. Ei, älä poista -napin klikkaus peruu toimenpiteen.

Koha ilmoittaa selkeästi miksi asiakasta ei voi poistaa rekisteristä.

1.5.7.3. Päivitä lapsi aikuiseksi

Tätä toimintoa ei käytetä sillä asiakastyypit päivittyvät järjestelmässä automaattisesti.

1.5.8. Lapsiasiakkaan takaajan vaihtaminen

Takaajatiedot pääsee muokkaamaan Muokkaa-painikkeen takaa. Kohdassa Asiakastakaaja voit sekä poistaa että lisätä takaajan.

Poistaminen tapahtuu ruksaamalla poistettava takaaja ja sen jälkeen klikkaa Tallenna.

Lisääminen tapahtuu Lisää takaaja -painikkeella. Hae lisättävän huoltajan tiedot avautuvassa ikkunassa.

Valitse hakutuloksesta huoltaja ja klikkaa Valitse (Select).

Valitse takaajan suhde ja tallenna.

1.5.9. Asiakkaan kuva

Asiakkaan kuva voidaan lisätä asiakastietoihin, jos järjestelmäasetuksissa se on sallittu. Kaikissa kirjastoissa tätä ominaisuutta ei ole otettu käyttöön.

Kuvan voi lisätä sillä sivulla, jossa näkyy kuvalaatikko kysymysmerkillä. Klikkaa kuvan kohdalla Lisää-painiketta.

Jos tarkoituksena on ottaa asiakkaasta kuva, niin valitse Salli, mutta jos tarkoituksena on ladata valmis kuva, niin valitse Estä.

Tässä Asiakaskuva-laatikossa ei ole sallittu Kohankäyttää kameraa.

1.5.10. Rajoitukset

Joissakin tilanteissa Koha estää lainaamasta aineistoa asiakkaalle, jos estot ovat laitettu päälle järjestelmäasetuksissa. Näissä tilanteissa näytölle tulee huomautus lainaamisen eston syystä.

1.5.10.1. Käyttäjätilin huomautukset

Nämä molemmat vaihtoehdot ovat eräänlaisia rajoituksia eli ne estävät asiakasta käyttämästä asiakastunnustaan.

1.5.10.1.1 Väärä osoite

Jos haluat henkilökunnan tarkistavan asiakkaan osoitteen esim. ennen lainaamista, valitse Kyllä Tarkista osoite -kohdassa. Lainaus- ja tiedot-näytöillä näkyy ilmoitus Osoite: Tarkista osoite.

Ilmoituksen voit poistaa, kun olet korjannut asiakkaan osoitetiedot. Huomautus poistuu, kun asiakastietojen muokkausnäytöllä kohdassa Käyttäjätilin huomautukset vaihdat Tarkista osoite -kohtaan vaihtoehdon “Ei” ja tallennat asiakastiedot.

1.5.10.1.2 Kortti kadonnut

Jos asiakas ilmoittaa kadottaneensa kirjastokorttinsa, voit merkitä sen kadonneeksi klikkaamalla Kyllä Kortti kadonnut -kohdassa. Lainaus- ja tiedot-näytöillä näkyy ilmoitus Kadonnut: Asiakkaan kortti on merkitty kadonneeksi.

Ilmoitus poistuu, kun asiakastietojen muokkausnäytöllä kohdassa Käyttäjätilin huomautukset vaihdat Kortti kadonnut -kohtaan vaihtoehdon “Ei” ja tallennat asiakastiedot.

1.5.10.1.3 Tili lukittu

Asiakkaan tili lukitaan, jos hän yrittää kirjautua liian monta kertaa väärällä PIN-koodilla. Yritysten määrä asetetaan järjestelmäasetuksissa ja se voi vaihdella kimpoittain. Kun tili on lukittu, tulee asiakkaan tietoihin vasemman reunan “tietoboksiin” ilmoitus Tili on lukittu.

Lukitus poistuu automaattisesti, kun kirjautumisyritysten määrä nollautuu. Sen saa nollattua vaihtamalla PIN-koodin Vaihda salasana -toiminnolla tai käyttämällä verkkokirjastossa salasanan palautustoimintoa.

1.5.10.1.4 Rajoite liiallisista kirjautumisyrityksistä

Koha-Suomessa tehtiin toiminto, jossa asiakkaalle lisätään automaattisesti rajoite, jos hänen tilillään on yli 50 epäonnistunutta kirjautumisyritystä. Tässä tilanteessa oletettavaa on, että asiakkaan kortti tai korttinumero on mahdollisesti väärissä käsissä ja asiakkaan henkilöllisyys kannattaa tarkistaa sekä vaihtaa asiakkaan kirjastokortti uuteen.

Rajoite näyttää asiakkaalla tältä:

Rajoitteen voi poistaa manuaalisesti kortinvaihtotilanteessa.

1.5.10.2. Asiakkaan rajoitukset

Voit tallentaa asiakkaalle rajoituksen, joka aiheuttaa lainauskiellon, esim. kun lasku on lähetetty. Rajoite voidaan lisätä asiakkaalle myös automaattisesti, kun lasku luodaan. Rajoitus voi olla voimassa toistaiseksi tai määräajan.

Asiakkaalle lisätään vapaamuotoinen rajoite joko asiakkaan tiedoissa Muokkaa-painikkeen takaa tai Lainaus- ja tiedot-näytöillä välilehdellä Rajoitukset.

Klikkaa kohdasta Lisää rajoitus, kirjoita selityskenttään rajoituksen syy. Tallenna Lisää rajoitus-painikkeella.

Muokkaa-painikkeen kautta lisätty rajoite tallennetaan Tallenna -painikkeella.

Rajoitteelle voi tarvittaessa määrittää automaattisen päättymisajan Vanhenee-kenttään. Vain myöhäisin päättymispäivämäärä näkyy lainausnäytöllä, kun rajoitteita on enemmän kuin yksi ja niille on asetettu päättymispäivämäärä.

Jos et määritä päättymisaikaa, on rajoite voimassa toistaiseksi eikä rajoitteille näy lainausnäytöllä päättymispäivää.

Rajoitteet voi ohittaa klikkaamalla Ohita rajoitus tilapäisesti. Tässä toimitaan kirjaston/kimpan ohjeiden mukaan.

Kimppakohtaisia määritteitä/rajoitteita voi olla käytössä myös Muut määreet ja tunnukset-kohdassa.

1.5.10.2.1 Asiakkaan rajoitusten poistaminen

Rajoitteen voit poistaa asiakkaalta Poista-toiminnolla.

1.6. Asiakkaiden kommenttien ja muutospyyntöjen käsittely

Jos järjestelmäasetuksissa annetaan asiakkaille oikeus muuttaa tietojaan verkkokirjaston kautta, hyväksytään muutokset virkailijaliittymässä ennen muutosten voimaantuloa. Jos järjestelmässä on hyväksymistä odottavia muutoksia, niistä näkyy Kohan etusivulla linkki Tietojensa muokkaamista haluavat asiakkaat.

Kun klikkaat linkkiä, saat listan kaikista odottavista muutospyynnöistä ja klikkaamalla asiakkaan nimen kohdalta saat hänen tekemänsä muutokset näkyviin. Voit hyväksyä muutokset Hyväksy, kieltää Kiellä ne tai jättää ne kokonaan huomioimatta Älä huomioi.

Asiakkaan tiedot -linkistä pääset asiakkaan tietoihin katsomaan onko asiakkaalla esim. rajoitteita, jotka päivityksen yhteydessä on syytä ottaa pois.

Asiakkaan tiedoissa käsittelemätön muutospyyntö näkyy lainaussivulla kohdassa Huomio: Odottavat muutokset: Tarkista odottavat muutospyynnöt

1.7. Asiakkaan tiedot

Kun katsot asiakkaan tietuetta, on vasemmassa reunassa valittavissa useita eri välilehtiä, joilla on erilaisia tietoja.

1.7.1. Lainaus

Lainaus-välilehden toiminnot on kuvattu tarkemmin Kohan ohje suomeksi -ohjeen kohdassa 2. Lainaus ja palautus

1.7.2. Tiedot

Kaikki asiakkaan (henkilö)tiedot näkyvät Tiedot-välilehdellä mm. yhteystiedot, viestiasetukset, sotu-avain, kirjastotiedot sekä mahdolliset huomautukset ja tiedot rajoituksista. Huom. Näkymässä voi olla kimppakohtaisia eroja.

Jos asiakas on lapsi, hänen takaajansa nimet ovat linkkinä kohdassa Takaajat.

Takaajan tietueessa näkyy kaikkien huollettavien tiedot kohdassa Huollettavat.

1.7.3. Maksut

Maksut -välilehden toiminnot on kuvattu tarkemmin Kohan ohje suomeksi -ohjeen kohdassa 3. Maksut

1.7.4. Kiertolistat

Kiertolistat tarkoittaa lehtikiertolistaa eli jos kirjaston työntekijä on jonkun lehden sisäisellä kiertolistalla.

Toiminnon käytössä voi olla kimppakohtaisia eroja.

1.7.5. Muutosloki

Huom. Tämä välilehti ei näy kaikille käyttäjille.

Muutoslokille kertyy tietoa, kun asiakkaan tietoja on katsottu tai muokattu ja jos asiakastieto on tullut asiakashaussa hakutuloslistalle. Täällä näkyvät myös lainaus- ja palautustapahtumat, jos niin on asetuksissa määritetty.

- Pvm-sarake kertoo tarkan ajan (päivämäärä ja kellonaika), jolloin asiakkaan tiedoissa on tapahtunut jotain

- Virkailija-sarake näyttää sen työntekijän tunnuksen, joka tietoja on katsellut tai tehnyt muutokset/haun (virkailijan nimi ja borrowernumber)

- Osio-sarake näyttää missä Kohan osiossa katselu/muutos on tapahtunut

- Toiminto-sarakkeesta näkee mitä asiakkaan tiedoissa on tehty

- ID-tunnus-sarakkeessa näkyy, kenen asiakkaan tietoja on muutettu (asiakkaan nimi ja borrowernumber)

- Tiedot-sarake kertoo tarkemmin mitä tapahtuma koskee esim. mikä nide on lainattu tai asiakkaan kirjautuminen automaatille

- Käyttöliittymä-sarakkeesta näkee onko loki kertynyt esim. virkailijaliittymästä, Kohan verkkokirjastosta tai Finnasta tai palautus-/lainausautomaatilta.

Huom. Muutoslokiin pääsee myös Työkalujen kautta. Se on ohjeistettu Kohan ohje suomeksi -ohjeen kohdassa 12.7 Lokien katselu

1.7.6. Ilmoitukset

Tällä näytöllä näkyy asiakkaalle lähteneet tai lähtemässä olevat ilmoitukset. Ilmoittamistapa valitaan asiakastiedoissa asiakkaan viestiasetuksissa.

- Ilmoitus-sarakkeessa näkyy viestin otsikko. Klikkaamalla viestin nimeä pääset näkemään koko viestin.

- Tyyppi-sarakkeessa näkyy, missä muodossa viesti on lähetetty. Koha-Suomessa käytössä: printti, sms (tekstiviesti), sposti, suomi.fi, finvoice

- Tila-sarakkeesta näkee viestin lähetyksen tilan

lähetetty: viesti on lähetetty eteenpäin järjestelmästä varsinaiseen lähettävään järjestelmään

odottaa: viestiä ei ole vielä lähetetty eteenpäin lähettävään järjestelmään

epäonnistunut: viestin lähetys on epäonnistunut. Osa lähettävistä järjestelmistä (esim. tekstiviestioperaattorit) palauttaa Kohaan epäonnistumisen syyn, jolloin se näkyy Toimitushuomautus-sarakkeessa.

- Aika-sarakkeessa näkyy viestin lähetysaika. Tieto päivittyy aina, kun viestiä yritetään lähettää uudelleen eli kyse ei ole viestin luontiajankohdasta.

- Toimitushuomautus-sarakkeeseen tulee näkyviin viestin lähetyksen epäonnistumisen syy, jos Koha saa siitä tiedon. Lähinnä tekstiviestioperaattorit palauttavat virheen syyn.

Message is duplicate tarkoittaa, että Koha on hylännyt viestin, koska se on täsmälleen samanlainen kuin hiljattain lähetetty toinen viesti. Näitä näkyy erityisesti tekstiviestien yhteydessä.

Message validity period has expired tarkoittaa, että viestiä on yritetty lähettää maksimimäärä kertoja.

Unknown error tarkoittaa, että viestin epäonnistumisen syytä ei tiedetä tai pystytä tarkentamaan. Syy voi olla esim. asiakkaan puhelinnumero voi olla väärä tai hänen puhelimensa ei ota vastaan tekstiviestejä, tai operaattorin päässä on häiriö.

Recipient is temporarily unreachable tarkoittaa, että vastaanottajaan ei ole saatu yhteyttä.

Unallowed recipient phone number tarkoittaa, että asiakkaan puhelinnumerossa on jotain vikaa tai se on väärässä muodossa (esim. lankapuhelin).

1.7.7. Tilastot

Tilastot-osiossa näkyy asiakkaan lainatilasto edelliseltä ja kuluvalta päivältä. Lainat on jaoteltuna aineistolajeittain ja hyllypaikoittain. Taulukossa näkyvät myös kuluvan päivän palautukset ja lainat.

1.7.8. Hankintaehdotukset

Toiminto ei ole käytössä

1.7.9. Lainat

Asiakkaan tietojen alapuolella on taulukkonäkymässä asiakkaan lainat, maksut, varaukset ja rajoitukset. Lainoihin pääsee klikkaamalla Lainassa-painiketta. Maksut välilehteä ei näy, jos asiakkaalla ei ole maksuja.

Lainoista on tarkemmin Kohan ohje suomeksi -ohjeen kohdassa 2.4. Asiakkaan lainat

7.7.9.1 Perheen lainat

Huom. Perheen lainat-välilehden näkymisessä on kimppakohtaisia eroja

Perheen lainat-välilehdellä takaajalle näkyvät huollettavien lainat ja huollettaville siellä näkyvät niiden henkilöiden lainat, joilla on sama takaaja.

Päivitetty: