Kohan ohje suomeksi

1. Asiakkaat

Aina ennen asiakastiedon lisäämistä on hyvä tarkistaa löytyykö asiakkaan tiedot jo Kohasta. Voit hakea asiakkaan tietoja esim. nimihaulla sekä syntymäaikahaulla.

1.1. Asiakkaan hakeminen

Klikkaamalla linkkiä Asiakkaat saat hakulaatikon, jossa voit selata tai hakea asiakkaiden tietoja. Haku toimii millä tahansa nimen osalla tai kortin numerolla.

Klikkaamalla pientä plus-merkkiä [+] hakulaatikon oikealla puolella saat lisää hakuominaisuuksia käyttöösi. Täällä voit mm. rajata hakusi kirjastoittain tai asiakaslajeittain.

Hakukenttiin tekemiesi valintojen perusteella voit hakea asiakasta eri tavoin.

- Perushaku:
Anna asiakkaan nimi tai nimen osa, käyttäjätunnus tai kirjastokortin viivakoodi.

- Sukunimi:
Anna asiakkaan sukunimi tai sukunimen osa.

- Kortin numero: Anna asiakkaan kortin numero

- Sähköposti:
Anna mikä tahansa osa sähköpostiosoitteesta ja valitse hakutyypiksi sisältää (ei alkaa)

- Asiakkaan ID:
Anna Kohan Asiakkaan ID-numero (eri kuin kirjastokortti)

- Käyttäjätunnus:
Anna asiakkaan kirjastokortin numero tai osa siitä.

- Lankapuhelin:
Anna lankapuhelinnumero kokonaisuudessaan kuten se on syötetty järjestelmään tai käytä tyhjää merkkiä numeroiden jaksotteluun. Esim. haettaessa numeroa (013) 267 6200 voit kirjoittaa sen juuri samalla tavalla tai muodossa 013 267 6200.

- Osoite:
Anna mikä tahansa asiakkaan osoitteen osa (kaikki osoitekentät huomioiden) ja valitse hakutyypiksi sisältää.

- Syntymäaika:
Ohjeteksti ilmestyy kertomaan missä muodossa syntymäaika pitää antaa. Muoto PP.KK.VVVV tarkoittaa, että päivät, kuukausi ja vuosi erotetaan toisistaan pisteellä.

- Etunimi: Tee asiakashaku etunimellä tai kaikilla etunimillä.

- Varaustunnus: Anna asiakkaan varaustunniste.

- Matkapuhelin: Anna matkapuhelinnumero kokonaisuudessaan kuten se on syötetty järjestelmään tai käytä tyhjää merkkiä numeroiden jaksotteluun. Esim. haettaessa numeroa 0442676200 voit kirjoittaa sen juuri samalla tavalla tai muodossa 044 267 6200.

Voit myös valita jokaisessa haussa hakutyypin alkaa tai sisältää. Valinta sisältää toimii vapaasanahaun kaltaisesti eli haettu merkkijono voi olla missä tahansa kohdassa hakukentässä.

Saat tarkennettua hakua myös valitsemalla asiakkaan kirjaston ja/tai rajaamalla hakua asiakastyypin mukaan.

Voit myös selata asiakkaita sukunimen ensimmäisen kirjaimen mukaan linkkinä olevien kirjainten mukaan.

1.2. Lisää uusi asiakas

Asiakkaat lisätään menemällä Asiakkaat-välilehdelle.

Sivulla on alasvetovalikkovaihtoehdot: +Uusi asiakas ja +Asiakkaan pikalisäys. Huom. Kaikissa kimpoissa ei ole Asiakkaan pikalisäys-vaihtoehtoa käytössä, joten valitse kimppasi ohjeistama asiakkaan lisäystapa.

Klikkaa Uusi asiakas, saat alasvetovalikon, josta valitset asiakkaan tyypin.

1.2.1. Henkilötunnus ja sotu-siilo

Kohaan on tehty Suomessa ominaisuus, sotu-siilo, jonne tallennetaan tietoturvallisesti asiakkaiden henkilötunnukset. Sotu-siilo on yhteinen kaikille kimpoille.

Oheisissa ruutukaappauksissa käytetty sotu on tehty henkilötunnusgeneraattorin avulla, se ei ole kenenkään henkilön oikea tunnus, mutta täyttää tunnuksen ominaisuudet tarkistusmerkkiä myöten. Sotu-avaimella muodossa “sotuxxxx” voi hakea asiakkaan tiedot esille, mutta henkilötunnus ei näy.

Syötä Lisää hetu-kohtaan asiakkaan henkilötunnus.

Jos henkilötunnusta ei ole ennestään sotu-siilossa, siitä tulee ilmoitus “Hetu tallennettu!”.

Sotu-avain siirtyy automaattisesti asiakastietoihin Muut määritteet ja tunnukset -kohtaan kenttään Sosiaaliturvatunnus/Henkilötunnus/Sotu-avain (kentän nimi voi vaihdella kimpan mukaan).

Jos henkilötunnus on virheellinen, tulee siitä ilmoitus: “Tarkista hetu!”.

Jos syötetty henkilötunnus on jo sotu-siilossa, järjestelmä tutkii automaattisesti asiakasrekisteristä löytyykö henkilötunnuksen sotu-avaimella asiakastietoja.

Jos tietoja ei löydy asiakasrekisteristä, niin käyttäjälle tulee ilmoitus “Hetu asetettu!”. Jatka tuolloin uuden asiakkaan tallentamista käyttäen sotu-siilon antamaa sotu-avainta.

Jos asiakastiedot löytyvät, niin käyttäjälle tulee ilmoitus “Asiakas on jo olemassa! Paina OK siirtyäksesi tietoihin.” Klikkaamalla OK käyttäjä siirtyy automaattisesti asiakkaan tietoihin, joita tarvittaessa muokataan.

1.2.1.1. Sotu-siilon käyttöliittymä

Sotu-siiloon on olemassa myös toinen käyttöliittymä, jonka kautta esimerkiksi laskuttajat voivat tarkistaa asiakkaan henkilötunnuksen sotu-avaimella. Heillä on erilliset tunnukset tarkistusta varten. Sotuteekistä tarkemmin Kohan ohje suomeksi kohdassa 12.16.3 Sotuteekki

1.2.2. Nimi, syntymäaika ja varaustunnus

Syötä asiakkaan koko nimi ja syntymäaika. Varaustunniste täyttyy automaattisesti. Huomaathan, että kimppasi Kohassa ei välttämättä näy kaikki kuvissa näkyvät kentät tai vaihtoehdot.

Asiakaslajeihin on määritetty ikärajoituksia. Ohjelma tarkistaa syntymäajan mukaan, voiko asiakas kuulua asiakaslajiin, johon häntä ollaan tallentamassa. Voit saada tällaisen virheilmoituksen:

1.2.3. Takaaja

Jos kyseessä on lapsiasiakas, hänelle pitää tallentaa takaaja. Klikkaa Lisää takaaja -nappia, niin pääset hakemaan rekisteristä lapselle takaajan.

Takaajaa voi hakea joko nimellä tai kirjastokortin numerolla. Valitse alasvetovalikoista sopivat vaihtoehdot.

Saat listan hakuun sopivista asiakkaista. Klikkaa oikealta Valitse-painiketta oikean henkilön kohdalla.

Valitse alasvetovalikosta takaajan suhde asiakkaaseen Huom. alasvetovalikon vaihtoehdot voivat vaihdella kimpoissa.

Tallennuksen jälkeen huoltajan tiedoista näkyy hänen koko nimensä sekä kirjastokortin numero. Voit tallentaa lapsiasiakkaalle useamman kuin yhden huoltajan tiedot.

Huom! Jos takaajaa ei löydy asiakasrekisteristä, avaa uusi välilehti ja tallenna takaajan tiedot rekisteriin. Palaa sen jälkeen lapsiasiakkaan tietoihin toisella välilehdelle ja tee takaajahaku uudelleen.

Roskakorin kuvaketta klikkaamalla saat huoltajatiedon poistettua. Huom. alaikäisellä asiakkaalla tulee aina olla vähintään yksi takaaja, joten lapsiasiakkaan tietojen tallennus ei onnistu, jos häneltä puuttuu takaajatieto.

1.2.3.1. Ei-asiakas takaaja-tiedon lisääminen

Kimppakohtainen.

1.2.4. Yhteystiedot

Osoite-osiossa Kunta tarkoittaa käytännössä postitoimipaikkaa, ei pelkästään kotikuntaa. Englanninkielistä sanaa City ei voi kääntää postitoimipaikaksi tässä kohti, koska sama sana on kunta-merkityksessä muussa yhteydessä. Voit valita postinumeron ja postitoimipaikan alasvetovalikosta tai kirjoittaa ne itse.

Syötä Yhteystiedot-osiossa asiakkaan puhelinnumero (lankapuhelinnumero Lankapuhelin-kenttään ja matkapuhelinnumero Matkapuhelin-kenttään) ja sähköpostiosoite. Matkapuhelin-kenttään lisätty numero kopioituu automaattisesti asiakkaan viestiasetuksiin, jos asiakas haluaa varausilmoitukset tekstiviestinä. Sähköpostiosoite on se osoite, johon asiakasviestit lähtevät.

Asiakas voi halutessaan valita ensisijaisen yhteydenottotavan kirjaston henkilökunnan yhteydenottoja varten. Kaikissa kimpoissa tätä valintaa ei välttämättä ole otettu käyttöön.

Huom! Puhelinnumero-kenttiin ei saa kirjoittaa muuta kuin puhelinnumeron. Ei esim. perään äiti, isä yms. eikä väliviivaa. Kansainvälisen suunnan (esim. +358) puhelinnumeron yhteyteen voi lisätä.

Asiakkaalle voidaan tallentaa myös vaihtoehtoinen osoite. Huom! Tässä on kimppakohtaisia eroja.

1.2.5. Kirjastotiedot

1.2.5.1. Kirjastonhallinta-osio

Kirjastonhallinta-osio sisältää kirjaston käyttöön liittyviä tietoja.

- Lue asiakkaan kirjastokortin numero ylimmäisenä olevaan Kirjastokortin numero -kenttään.

- Kirjasto-kenttään valitaan asiakkaan kotikirjasto, jota järjestelmä ehdottaa mm. varausta tehtäessä noutokirjastoksi.

- Tyyppi-kohdassa voi vaihtaa asiakastyypin. Huom! Jos tässä kohtaa vaihtaa asiakastyypin, muutos ei tuo esille mm. takaajatieto-kenttää tai poista sitä näkyvistä. Tätä ei kannata muuttaa. Aloita mielummin alusta, jos valitsit alussa väärän asiakastyypin.

- Valitse asiakasviestien kieli kohdassa Ilmoitusten kieli.

1.2.5.2 Kirjaston asetukset-osio

- Tullut asiakkaaksi -päivämäärä tulee automaattisesti kuluvan päivän mukaiseksi.

- Vanhentuu -kohtaan ei tarvitse merkitä mitään. Tieto tulee automaattisesti asiakaslajille tehtyjen määritysten mukaan.

- Huomautus (näkyy verkkokirjastossa) -kohtaan voi merkitä huomautuksen, jonka asiakas näkee verkkokirjastosta. Huomautus näkyy OPACissa ja Finnassa.

Finnassa se näkyy Omat tiedot-välilehdellä Kirjastokortin asetukset-laatikossa.

- Huomautus (näkyy virkailijatyökalussa) -laatikossa oleva huomautus näkyy Kohassa virkailijoille tiedot- ja lainausnäytöllä.

1.2.5.3. Kirjautumistunnus-osio

Kirjautumistunnus-osioon voi lukea esim. kirjastokortin numeron tai erillisen käyttäjätunnuksen, jolla asiakas voi kirjautua verkkokirjastoon. Huom! Kimppakohtaisia eroja.

Tässä tallennettu käyttäjätunnus näkyy asiakkaan Tiedot-välilehdellä.

1.2.5.4. Muut määritteet ja tunnukset

Tähän täytetään mm. Järjestelmäavain asiakastietojen lähetykseen.

Henkilötunnuksen lisäyksen yhteydessä sotu-avain siirtyy automaattisesti tähän Sotu-avain-kenttään.

Myös muita kimppakohtaisia määritteitä voi olla käytössä.

1.2.6. Asiakkaan viestiasetukset

Lopuksi vielä tallennetaan asiakkaan viestiasetukset. Käytettävissä olevat viestivaihtoehdot vaihtelevat kimpoittain.

- Ilmoitus eräpäivänä: Ilmoitus lainojen erääntymisestä eräpäivänä.

- Ennakkoilmoitus: Etukäteisilmoitus lähestyvästä eräpäivästä (Asiakas voi valita, montako päivää etukäteen ilmoitus tulee). HUOM! Jos tähän valitsee 0, ei viestiä lähetetä, vaikka rasti olisi paikallaan.

- Saapumisilmoitus: Ilmoitus asiakkaalle noudettavissa olevasta varauksesta.

- Palautuskuitti: Lista asiakkaan juuri palauttamasta aineistosta.

- Lainauskuitti: Lista asiakkaan juuri lainaamista niteistä. Tämä on sähköinen versio lainauskuitista.

- Lisää “Tekstiviesti numeroon” -kenttään asiakkaan puhelinnumero, johon hän haluaa viestien saapuvan. Huom. Matkapuhelin-kenttään lisätty numero kopioituu automaattisesti asiakkaan viestiasetuksiin, jos asiakas haluaa varausilmoitukset tekstiviestinä. Tekstiviesti-vaihtoehtoon ei voi laittaa rastia, jos tässä kentässä ei ole puhelinnumeroa.

SMS-palveluntuottaja-kohtaan ei tarvitse valita mitään. Ominaisuus ei ole käytössä.

Tärkeää

- Nämä asetukset kumoavat asiakaslajeihin tehdyt oletusvalinnat.

- Asiakas voi itse muuttaa näitä asetuksia verkkokirjastossa.

- Valitse koosteilmoitus ennakkoilmoitukseen ja eräpäiväilmoitukseen, niin asiakas saa yhdessä viestissä kaikkien erääntyvien niteiden tiedot eikä jokaisesta lainasta erillistä viestiä! Huom. Joissain kimpoissa tämän sarakkeen ruksit on valittu oletuksena ja valinnat lukittu.

1.3. Tallennus

Lopuksi tallenna tiedot.

Jos järjestelmä epäilee, että olet tekemässä tupla-asiakkaan, saat siitä huomautuksen. Jos olet varma, että kyseessä ei ole kopio, valitse Ei kopio. Tallenna uutena tietueena.

1.4. Ei-tilastoitavat-lainat

Tämä asiakastyyppi on luotu sellaisille lainoille, joita henkilökunta tekee työtarkoitusta varten. Huom! Voi olla kimppakohtaisia eroja asiakastyypin nimessä sekä käytännöissä. Tämän asiakastyypin lainoja ei oteta mukaan tilastoihin.

1.5. Asiakkaan tietojen muokkaaminen

Asiakkaan tietoja voidaan muokata eri painikkeiden kautta. Huom. Tässä voi olla kimppakohtaisia eroja.

Muokataksesi jotain tiettyä osiota asiakastiedoissa (esim. Kirjastotiedot) klikkaa sen osion alla olevaa sinistä Muokkaa-linkkiä.

Asiakastietojen yläreunassa olevilla painikkeilla pääset lisäämään asiakkaalle huollettavan, vaihtamaan salasanan, kopioimaan asiakkaan tiedot, tulostamaan asiakkaan haluamia kuitteja asiakaspalvelutilanteessa mm. Tänään lainatut-kuitin, tekemään asiakkaalle tiedonhaussa varauksen siten, että asiakastieto säilyy muistissa, lisäämään asiakastietoihin viestin sekä Muita toimintoja -napin takaa löytyy toiminnot, joilla pääsee uusimaan tilin, poistamaan tunnuksen sekä päivittämään lapsiasiakkaan aikuiseksi.

Koko asiakastietueen muokkaukseen pääset Muokkaa-painiketta klikkaamalla.

1.5.1. Lisää huollettava

Tämän napin kautta pääset tallentamaan asiakkaalle huollettavan. Lisää huollettava-nappi avaa alasvetovalikon kimpan asiakastyypeistä, joilla tulee olla huoltaja. Valittuasi asiakastyypin pääset lisäämään asiakastiedot huollettavalle. Takaaja-tieto täydentyy automaattisesti.

1.5.2. Salasanan vaihtaminen

Asiakkaan salasanan pääsee muokkaamaan Vaihda salasana-painikkeen kautta.

Asiakkaan salasanaa ei voi nähdä. Jos asiakas unohtaa salasanansa, hänelle pitää tallentaa uusi salasana.

- Koha ei voi näyttää entistä salasanaa. Jätä salasanakenttä tyhjäksi tai valitse Peruuta, jos et halua vaihtaa salasanaa.

- Jos haluat automaattisesti luodun salasanan, klikkaa Valitse tästä luodaksesi satunnaisesti luodun salasanaehdotuksen. Salasanat näytetään tekstinä.

Muista tallentaa.

1.5.3. Asiakkaan tietojen kopioiminen

Joissakin tilanteissa on tarpeen käyttää asiakastietojen kopioimista, jos esim. saman perheen jäsenille tehdään useita kortteja. Kohassa on toiminto, jolla voidaan kopioida henkilötiedot, jotka toistuvat eri tietueissa.

Avaa sen asiakkaan tiedot, jonka haluat kopioida ja klikkaa Kopioi-nappia tietueen yläreunassa.

Sukunimi, osoite, matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite, kirjasto, asiakastyyppi ja ilmoitusten kieli kopioituvat uuteen lomakkeeseen. Lisää puuttuvat tiedot ja klikkaa Tallenna.

- Lapsiasiakkaalta kopioituu myös hänen takaajatietonsa.

- Matkapuhelinkentän puhelinnumero kopioituu myös asiakkaan viestiasetuksiin.

Tallennuksen jälkeen pääset uuden asiakkaan tietoihin.

1.5.4. Tulosta

Tästä alasvetovalikosta voit valita ja tulostaa asiakkaan haluaman kuitin. Huom. kuiteissa voi olla kimppakohtaisia eroja.

1.5.5. Hae ja varaa

Hae ja varaa-näppäin siirtää suoraan Tarkkaan hakuun tekemään tiedonhaun. Pääset tekemään varauksen asiakkaalle suoraan hakutuloslistalla tai tietueen tiedoissa. Hakutuloslistalla voit tarvittaessa myös poistaa toiminnon muistista asiakkaan tiedot.

Tietuetiedoissa sitä toimintoa ei ole.

1.5.6. Lisää viesti

Tällä toiminnolla lisätään asiakastietoihin viestejä. Voi lisätä ns. Sisäisen viestin tai Asiakasliittymäviestin. Sisäinen viesti näkyy vain virkailijaliittymässä, asiakasliittymäviesti näkyy asiakkaalle verkkokirjastossa.

Voit valita esimääritellyistä viesteistä tarvitsemasi pohjan ja muokata sitä tarvittaessa tai kirjoittaa tyhjään kenttään tarvittavan tekstin.

Sekä sisäiset viestit että asiakasliittymäviestit näkyvät asiakkaan Lainaus- ja Tiedot-sivuilla. Ne voi poistaa klikkaamalla roskakorikuvaketta.

- Viestiin tallentuu automaattisesti päivämäärä, kirjasto sekä viestin tallentaja, joten niitä ei tarvitse manuaalisesti lisätä viestiin.

1.5.7. Muita toimintoja -alasvetovalikko

1.5.7.1. Asiakaan käyttöoikeuden jatkaminen

Asiakastilin vanhennuttua asiakas ei pääse käyttämään korttiaan. Tilin uusimiselle on useita linkkejä ja paikkoja.

Lainausnäytöllä vanhentumispäivämäärän perässä olevasta linkistä Uusinta tai Muita toimintoja-alasvetovalikosta Asiakkaan käyttöoikeuden jatkaminen voi jatkaa asiakkaan käyttöoikeutta.

Asiakkaan tiedot -sivulla tili uusitaan ruudun keskellä sijaitsevan Huomio-kohdan Uusinta-linkin kautta, Kirjastotiedot-kohdasta tai Muita toimintoja -alasvetovalikosta Asiakkaan käyttöoikeuden jatkaminen.

Asiakkaalle tallentuu tilin vanhentumispäivämäärä asiakastyypille määritellyn voimassaoloajan mukaan.

1.5.7.2. Poista

Tällä toiminnolla poistetaan asiakas rekisteristä.

Koha varmistaa, että haluatko varmasti poistaa asiakkaan. Kun klikkaat Kyllä, poista, niin asiakastili lähtee heti pois asiakasrekisteristä. Ei, älä poista -napin klikkaus peruu toimenpiteen.

Koha ilmoittaa selkeästi miksi asiakasta ei voi poistaa rekisteristä.

1.5.7.3. Päivitä lapsi aikuiseksi

Lapsiasiakkaasta ei tule automaattisesti henkilöasiakasta ellei Kohassa ole siihen liittyvä ajo käynnissä. Lapsen voi muuttaa henkilöasiakkaaksi valitsemalla Muita toimintoja -valikosta Päivitä lapsi aikuiseksi. Koha antaa asiakastyyppivaihtoehdot, joista valitaan haluttua asiakastyyppi. Huom. päivitysnappi on aktiivinen kaikilla alaikäisillä asiakkailla ja sillä voi muuttaa tätä kautta lapsiasiakkaan myös esim. kotipalveluasiakkaaksi.

Jos asiakas on edelleen alaikäinen, niin päivitys henkilöasiakkaaksi ei ole mahdollinen.

1.5.8. Lapsiasiakkaan takaajan vaihtaminen

Takaajatiedot pääsee muokkaamaan Muokkaa-painikkeen takaa. Kohdassa Asiakastakaaja voit sekä poistaa että lisätä takaajan.

Poistaminen tapahtuu ruksaamalla poistettava takaaja ja sen jälkeen klikkaa Tallenna.

Lisääminen tapahtuu Lisää takaaja -painikkeella. Hae lisättävän huoltajan tiedot avautuvassa ikkunassa.

Valitse hakutuloksesta huoltaja ja klikkaa Valitse.

Valitse takaajan suhde ja tallenna.

1.5.9. Asiakkaan kuva

Asiakkaan kuva voidaan lisätä valitsemalla kuva koneeltasi Lataa asiakaskuva -osiossa.

- Tämä osio ei ole näkyvissä, jos järjestelmäasetuksissa on estetty kuvien tallentaminen

- Työkaluissa olevalla toiminnolla Asiakaskuvien lataus voi tuoda palvelimelle eräajona kuvia

1.5.10. Rajoitukset

1.5.10.1. Käyttäjätilin huomautukset

Molemmat vaihtoehdot ovat eräänlaisia rajoituksia eli ne estävät asiakasta käyttämästä asiakastunnustaan.

1.5.10.1.1 Kortti kadonnut

Jos asiakas ilmoittaa kadottaneensa kirjastokorttinsa, voit merkitä sen kadonneeksi klikkaamalla Kyllä Kortti kadonnut -kohdassa. Lainausnäytöllä tulee ilmoitus Kadonnut: Asiakkaan kortti on kadonnut.

1.5.10.1.2 Väärä osoite

Jos haluat lainauksen virkailijan tarkistavan asiakkaan osoitteen ennen lainaamista, laita valinta Kyllä päälle Tarkista osoite -kohdassa. Lainausnäytöllä tulee ilmoitus Osoite: Tarkista osoite.

1.5.10.1.3 Tili lukittu

Asiakkaan tili lukitaan, jos hän yrittää kirjautua liian monta kertaa väärällä pin-koodilla. Yritysten määrä asetetaan järjestelmäasetuksissa ja se voi vaihdella kimpoittain. Kun tili on lukittu, tulee asiakkaan tietoihin vasemman reunan “tietoboksiin” ilmoitus Tili on lukittu.

Lukitus poistuu automaattisesti, kun kirjautumisyritysten määrä nollautuu. Sen saa nollattua vaihtamalla PIN-koodin Vaihda salasana -toiminnolla tai käyttämällä verkkokirjastossa salasanan palautustoimintoa.

1.5.10.1.4 Rajoite liiallisista kirjautumisyrityksistä

Koha-Suomessa tehtiin toiminto, jossa asiakkaalle lisätään automaattisesti rajoite, jos hänen tilillään on yli 50 epäonnistunutta kirjautumisyritystä. Tässä tilanteessa oletettavaa on, että asiakkaan kortti on tai korttinumero on mahdollisesti väärissä käsissä ja asiakkaan henkilöllisyys kannattaa tarkistaa sekä vaihtaa kirjastokortin numeron.

Rajoite poistuu automaattisesti, kun kirjautumisyritysten määrä nollautuu. Sen saa nollattua vaihtamalla PIN-koodin Vaihda salasana -toiminnolla tai käyttämällä verkkokirjastossa salasanan palautustoimintoa. Rajoitteen voi poistaa myös manuaalisesti kortinvaihtotilanteessa.

1.5.10.2. Asiakkaan rajoitukset

Asiakkaalle lisätään vapaamuotoinen rajoite joko lainausnäytöllä välilehdellä Rajoitukset tai asiakkaan tiedot-näytöllä välilehdellä Rajoitukset tai Muokkaa-painikkeen takaa.

Klikkaa kohdasta Lisää rajoitus, kirjoita selityskenttään rajoituksen syy. Tallenna Lisää rajoitus-painikkeella.

Muokkaa-painikkeen kautta lisätty rajoite tallennetaan Tallenna -painikkeella.

Rajoitteelle voi tarvittaessa määrittää automaattisen päättymisajan Vanhenee-kenttään. Vain myöhäisin päättymispäivämäärä näkyy lainausnäytöllä, kun rajoitteita on enemmän kuin yksi ja niille on asetettu päättymispäivämäärä. Jos et määritä päättymisaikaa, on rajoite voimassa toistaiseksi.

Rajoitteet voi ohittaa klikkaamalla Ohita rajoitus tilapäisesti. Tässä toimitaan kirjaston/kimpan ohjeiden mukaan.

Kimppakohtaisia määritteitä/rajoitteita voi olla käytössä Muut määreet ja tunnukset-kohdassa.

1.6. Asiakkaiden kommenttien ja muutospyyntöjen käsittely

Jos järjestelmäasetuksissa annetaan asiakkaille oikeus muuttaa tietojaan verkkokirjaston kautta, täytyy muutokset hyväksyä virkailijaliittymän kautta ennen niiden voimaantuloa. Jos järjestelmässä on hyväksymistä odottavia muutoksia, niistä näkyy linkki Tietojensa muokkaamista haluavat asiakkaat Kohan etusivulla.

Kun klikkaat linkkiä, saat listan kaikista odottavista muutospyynnöistä ja klikkaamalla asiakkaan nimen kohdalta saat hänen tekemät muutokset näkyviin. Voit hyväksyä muutokset, kieltää ne tai jättää ne kokonaan huomioimatta.

Asiakkaan tiedot -linkistä pääset asiakkaan tietoihin katsomaan mm. onko asiakkaalla rajoitteita, jotka päivityksen yhteydessä on syytä ottaa pois.

Asiakkaan tiedoissa käsittelemätön muutospyyntö näkyy sekä lainaus- että tiedot-sivulla.

1.7. Asiakkaan tiedot

Kun katsot asiakkaan tietuetta, on vasemmassa reunassa valittavissa useita eri välilehtiä, joilla on erilaisia tietoja.

1.7.1. Lainaus

Lainaus-välilehden toiminnot on kuvattu tarkemmin Kohan ohje suomeksi -ohjeen kohdassa 2. Lainaaminen

1.7.2. Tiedot

Kaikki asiakkaan (henkilö)tiedot näkyvät Tiedot-välilehdellä. Täällä on yhteystiedot, huomautukset, asiakkaan viestiasetukset ym.

Jos asiakas on lapsi, hänen takaajansa nimet ovat linkkinä kohdassa Takaajat.

Takaajan tietueessa näkyy kaikkien huollettavien tiedot kohdassa Taattavat.

1.7.3. Maksut

Maksut -välilehden toiminnot on kuvattu tarkemmin Kohan ohje suomeksi -ohjeen kohdassa 3. Maksut

1.7.4. Kiertolistat

Kiertolistat tarkoittaa lehtikiertolistaa eli jos kirjaston työntekijä on jonkun lehden sisäisellä kiertolistalla.

1.7.5. Muutosloki

Muutoslokille kertyy tietoa, kun asiakkaan tietoja on katsottu tai muokattu ja jos asiakastieto on tullut asiakashaussa hakutuloslistalle. Täällä näkyvät myös lainaus- ja palautustapahtumat, jos niin on asetuksissa määritetty.

- Pvm-sarake kertoo tarkan ajan (päivämäärä ja kellonaika), jolloin asiakkaan tiedoissa on tapahtunut jotain

- Virkailija-sarake näyttää sen työntekijän tunnuksen, joka tietoja on katsellut tai tehnyt muutokset/haun (virkailijan nimi ja borrowernumber)

- Osio-sarake näyttää missä Kohan osiossa katselu/muutos on tapahtunut

- Toiminto-sarakkeesta näkee mitä asiakkaan tiedoissa on tehty

- ID-tunnus-sarakkeessa näkyy, kenen asiakkaan tietoja on muutettu (asiakkaan nimi ja borrowernumber)

- Tiedot-sarake kertoo tarkemmin mitä tapahtuma koskee esim. mikä nide on lainattu tai asiakkaan kirjautuminen automaatille

- Käyttöliittymä-sarakkeesta näkee onko loki kertynyt virkailijaliittymästä (intranet), Kohan verkkokirjastosta tai Finnasta (opac) tai palautus-/lainausautomaatilta (sip, opac). Rest-merkintä tulee silloin, kun asiakkaan tietoihin on otettu yhteyttä restin kautta esim. Ceepos ja Ellibs.

Huom. Muutoslokiin pääsee myös Työkalujen kautta. Se on ohjeistettu Kohan ohje suomeksi -ohjeen kohdassa 12.14 Lokien katselu

1.7.6. Ilmoitukset

Tällä näytöllä näkyy asiakkaalle lähteneet tai lähtemässä olevat ilmoitukset. Ilmoittamistapa valitaan asiakastiedoissa asiakkaan viestiasetuksissa.

Kuvakaappaus Ilmoitukset-välilehdeltä

- Ilmoitus-sarakkeessa näkyy viestin otsikko. Klikkaamalla viestin nimeä pääset näkemään koko viestin.

- Tyyppi-sarakkeessa näkyy, missä muodossa viesti on lähetetty. Koha-Suomessa käytössä: printti, sms, sposti, suomi.fi

- Tila-sarakkeesta näkee viestin lähetyksen tilan
lähetetty: viesti on lähetetty eteenpäin järjestelmästä varsinaiseen lähettävään järjestelmään
odottaa: viestiä ei ole vielä lähetetty eteenpäin lähettävään järjestelmään
epäonnistunut: viestin lähetys on epäonnistunut. Osa lähettävistä järjestelmistä (esim. tekstiviestioperaattorit) palauttaa Kohaan epäonnistumisen syyn, jolloin se näkyy Toimitushuomautus-sarakkeessa.

- Aika-sarakkeessa näkyy viestin lähetysaika. Tieto päivittyy aina, kun viestiä yritetään lähettää uudelleen eli kyse ei ole viestin luontiajankohdasta.

- Toimitushuomautus-sarakkeeseen tulee näkyviin viestin lähetyksen epäonnistumisen syy, jos Koha saa siitä tiedon. Lähinnä tekstiviestioperaattorit palauttavat virheen syyn.
Message is duplicate tarkoittaa, että Koha on hylännyt viestin, koska se on täsmälleen samanlainen kuin hiljattain lähetetty toinen viesti. Näitä näkyy erityisesti tekstiviestien yhteydessä.
Message validity period has expired tarkoittaa, että viestiä on yritetty lähettää maksimimäärä kertoja.
Unknown error tarkoittaa, että viestin epäonnistumisen syytä ei tiedetä tai pystytä tarkentamaan. Syy voi olla esim. asiakkaan puhelinnumero voi olla väärä tai hänen puhelimensa ei ota vastaan tekstiviestejä, tai operaattorin päässä on häiriö.
Recipient is temporarily unreachable tarkoittaa, että vastaanottajaan ei ole saatu yhteyttä
Unallowed recipient phone number tarkoittaa, että asiakkaan puhelinnumerossa on jotain vikaa tai se on väärässä muodossa (esim. lankapuhelin)

1.7.7. Tilastot

Tilastot-osiossa näkyy asiakkaan lainatilasto edelliseltä ja kuluvalta päivältä. Lainat on jaoteltuna aineistolajeittain ja hyllypaikoittain. Taulukossa näkyy myös kuluvan päivän palautukset ja lainat.

1.7.8. Hankintaehdotukset

Jos asiakas on tehnyt verkkokirjastossa hankintaehdotuksia, ne näkyvät asiakkaan tiedoissa Hankintaehdotukset-osiossa.

Samalla sivulla voi myös tehdä asiakkaan puolesta hankintaehdotuksen. Paina Uusi hankintaehdotus -nappia, jolloin avautuu lomake. Täytä vähintään punaisella merkityt pakolliset tiedot ja paina sitten lomakkeen alareunasta Lähetä ehdotuksesi.

1.7.9. Lainat

Asiakkaan tietojen alapuolella on taulukkonäkymässä asiakkaan lainat, maksut, varaukset ja rajoitukset. Lainoihin pääsee klikkaamalla Lainassa-painiketta. Maksut välilehteä ei näy, jos asiakkaalla ei ole maksuja.

Tällä näytöllä näkyy myös asiakkaan huollettavien lainat Perheen lainat -välilehdellä, jos tämän salliva asetus on päällä. Huollettavalla näkyy myös perheen sisarusten lainat eli niiden henkilöiden lainat, joilla on sama takaaja.

Lainoista on tarkemmin Kohan ohje suomeksi kohdassa 2.4. Asiakkaan lainat