Kohan ohje suomeksi

6. Kausijulkaisut

Kausijulkaisuja pääsee käsittelemään menemällä Muita toimintoja-valikkoon -> Kausijulkaisut

tai etusivulla Kausijulkaisut -napin kautta.

Jos nämä toiminnot eivät ole aktiivisia (näkyvät harmaana), sinulta puuttuu oikeudet käsitellä näitä tietoja. Ota yhteys esimieheesi. Kausijulkaisujen avulla ylläpidetään lehtitilauksia ja vastaanotetaan saapuneita lehtiä.

6.1. Määrittele ilmestymistiheyksiä

Kohassa voi määritellä erilaisia valmiita ilmestymistiheyksiä lehdille. Toiminto on pääkäyttäjäoikeuksien takana.

Ilmestymistiheydet löytyvät Ilmestymistiheys-sivulta:

Voit myös luoda uusia ilmestymistiheyksiä.

6.2. Määrittele numerointikaavoja

Kohassa voi määritellä erilaisia valmiita numerointikaavoja lehdille. Toiminto on pääkäyttäjäoikeuksien takana.

Numeroinnit löytyvät Numerointikaavat-sivulta:

Voit myös luoda uusia numerointitietoja. Uuden numerointitiedon voit tallentaa Uusi numerointikaava -linkistä.

6.3. Lisää tilaus

Tilaus voidaan lisätä klikkaamalla Uusi-nappia missä tahansa nimeketietueessa

tai menemällä Kausijulkaisut-osioon ja valita sieltä Uusi kausijulkaisutilaus.

Jos teet uuden tilauksen Kausijulkaisut-osiossa, saat tyhjän lomakkeen täytettäväksi. Jos menet nimeketietueesta, saat nimekkeen bibliografisia tietoja valmiiksi.

• Toimittaja löytyy joko klikkaamalla Hae aineistotoimittaja tai antamalla toimittajan tunnus Toimittaja-kenttään.
  • Toimittajatieto ei ole pakollinen.
  • Jos haluat reklamoida puuttuvia tai myöhässä olevia numeroita, toimittajan tiedot täytyy tallentaa.

• Tietue on se MARC-tietue, johon tilaus linkitetään
  • Jos sinulla on tyhjä lomake, voit hakea olemassaolevan tietueen klikkaamalla Hae tietue tai tehdä uuden tietueen klikkaamalla Luo tietue.

• Seuraavaksi voit valita, luotko niteet numeroita vastaanotettaessa.
  • jos niteet tarroitetaan, kannattaa niteet luoda
  • esim. sanomalehdille voi valita Älä luo niteitä lehteä vastaanotettaessa, jolloin lehtien saapumista voi seurata, mutta niistä ei synny varsinaisia niteitä.

• Erikoisnumeroiden kohdalla pitää päättää, ohitetaanko vai säilytetäänkö numerointi
  • Yleensä kannattaa säilyttää numerointi, mikäli lehti ilmestyy säännöllisesti

• Käsinsyöttö: ruksaamalla tämän kohdan voit tehdä ylimääräisiä numeroita tilaukselle kesken vuoden

• Kirjasto, johon tilaus tehdään, on valittava alasvetovalikosta
  • Jos tilaus tehdään useampaan kirjastoon, jokaiselle täytyy tehdä oma tilaus
  • Uusi tilaus voidaan tehdä helposti valitsemalla Muokkaa -> Muokkaa uutena kopiona, jolloin tarvitsee muuttaa pelkästään Kirjasto-kenttä
    

• Julkinen viesti näkyy asiakkaille Kohan verkkokirjastossa

• Viesti virkailijalle näkyy vain virkailijatyökalussa

• Ilmoitus asiakkaalle -alasvetovalikosta voit valita lehtikiertolistan, jos se on tarpeen

• Sijainti kertoo hyllypaikan, joka valitaan alasvetovalikosta

• Kokoelmakoodin voi halutessaan lisätä alasvetovalikosta. Kokoelmakoodi on lisättävissä vain, jos ylempänä on valittu, että nide luodaan lehteä vastaanottaessa.

• Nidetyyppiin voi valmiiksi valita laina-aikatyypin, jota uusilla vastaanotetuilla numeroilla halutaan käyttää.

• Odotusaika ilmoittaa, montako päivää oletetun ilmestymisajankohdan jälkeen lehtinumero muuttuu Odotetaan-tilasta Myöhässä-tilaan.

• Virkailijoille näytettävien numeroiden määrä ja Verkkokirjastossa näytettävien numeroiden määrä voidaan määritellä täällä
  • Jos täällä ei anneta mitään arvoja, näytetään asetuksissa järjestelmäasetusten mukaiset numerot

Kun nämä tiedot on tallennettu, klikkaa Seuraava taulukon alapuolella.

• Ensimmäisen numeron julkaisupäivä annetaan kalenteritoimintoa hyväksikäyttämällä. Tästä päivämäärästä alkaa numeroiden ennakointi.

• Ilmestymistiheyteen on useita ennakolta määriteltyjä aikamääriä.

• Kausijulkaisutilauksen pituus määritellään joko lehtien numeroina tai kuukausina. Täällä myös määritellään uusinnan hälytys.

• Kausijulkaisutilauksen alkamispvm: valitaan kalenterikuvakkeesta tilauksen alkamispäivä

• Kausijulkaisutilauksen päättymispäivä: valitaan kalenterikuvakkeesta tilauksen päättymispäivä

• Numerointikaavan avulla määritellään, miten numerot näkyvät tietokannassa. Kaavoja voi muokata jälkikäteen 6.2. Määrittele numerointitietoja -ohjeen mukaan.

• Kieli voidaan vaihtaa lehden kielen mukaan, esim. englanninkieliseen lehteen numerointitiedot englanniksi (mikäli käytetään muuta kuin pelkkää numerointia)

• Kun Ilmestysmiskaava on täytetty, numerointikaavaa pääsee muokkaamaan
  
  • Alkaa merkeillä -kenttään annetaan ensimmäisen numeron tiedot (x-kenttään vuosiluku, y-kenttään numero)
  • Sisempi laskuri tarvitaan yleensä vain jälkimmäiseen sarakkeeseen kertomaan systeemille, milloin numeroinnin pitää alkaa numerosta 1
  • Kun olet lisännyt tiedot, klikkaa Testaa numeroinnin ennustuskaavaa, jolloin näet, onko järjestelmään syötetyt tiedot oikein. Voit poistaa listasta numerot, jotka eivät ilmesty.
    

Klikkaa Tallenna kausijulkaisutilaus, kun tiedot ovat oikein.

6.4. Lehtinumeroiden vastaanottaminen

Lehtien numeroita voidaan vastaanottaa eri paikoissa. Tilauksen tiedot löydät hakemalla Kausijulkaisut-sivun hakulaatikon avulla lehden tiedot:

Hakutuloksesta voit klikata Kausijulkaisun vastaanotto -linkkiä (viimeinen sarake oikealla) ja pääset vastaanottamaan lehtiä. Varmista, että menet vastaanottamaan oman kirjastosi lehtiä.

Vaihtoehtoisesti voit klikata lehden nimeä (linkki), jolloin pääset tilauksen tietoihin ja sieltä voit klikata Vastaanota-nappia.

Kolmas tapa päästä vastaanottamaan lehtiä on klikata vasemman laidan valikosta Kausijulkaisukokoelma, josta pääsee tilausnäytölle.

Klikattuasi Vastaanota, pääset saapumisvalvontanäytölle.

• Valitse Saapunut alasvetovalikosta, kun lehden numero on saapunut kirjastoon.

• Jos tilausta tehdessä on valittu, että nide luodaan lehteä vastaanotettaessa, saat niteen lisäysnäytön. Valitse Saapunut, niin lehtinumeron voi varata, mutta se ei ole vielä lainattavissa. (Huom! Saapunut-tilan nimi voi vaihdella kimpan mukaan)
  

• Jos numerolla on lisänumero, täytä Lisänumeroa koskevat tiedot.
• Jos kaikille niteille tehdään nidetiedot (käsinsyöttö valittu lehtitilausta tallennettaessa), saat sillekin oman nidetietolomakkeen.

• Tallenna lopuksi nidetiedot.

Jos lehtinumerot saapuvat epäsäännöllisesti tai virheellisessä järjestyksessä, voit mennä muokkaamaan aikaisempia numeroita Tilausnäytöllä vasemmassa reunassa olevasta Kausijulkaisukokoelma-linkistä.

Jos vastaanotat useita numeroita kerralla tai olet merkannut jonkin numeron Myöhässä tai Puuttuu -tilaan, voit klikata Luo seuraava -napista ja saada seuraavan numeron listalle.

Luomalla seuraavan numeron merkitset automaattisesti edellisen numeron Myöhästynyt -tilaan. Klikkaamalla useamman numeron Muokkaa-sarakkeen laatikkoa voit kerralla merkitä näille numeroille oikean tilan.

6.5. Lehtikiertolistan luominen

Lehtikiertolista on lista henkilöistä, joiden luettavaksi lehti menee ennen kuin se viedään hyllyyn. Lehtitilausta tehtäessä on valittava Ilmoitus asiakkaalle -valikosta Lehtikiertolista.

Tilausnäytöllä on vasemmassa reunassa valikossa joko Luo kiertolista tai Muokkaa kiertolistaa riippuen siitä, onko lehdelle tallennettu listaa vai ei.

Klikkaamalla tätä linkkiä pääset muokkaamaan kiertolistaa.

Täällä voit lisätä vastaanottajia eli lisätä henkilöitä kiertolistalle. Henkilöitä voi hakea nimen, kirjaston tai asiakaslajin mukaan.

Klikkaamalla nimen jälkeen Lisää voit lisätä henkilön kiertolistalle. Kun olet valinnut kaikki listalle tulevat henkilöt, klikkaa Sulje ja pääset kiertolistanäytölle.

Jos lista näyttää oikealta, klikkaa Tallenna. Seuraavaksi näet esikatselun kiertolistasta. Tulostettavan version saat klikkaamalla Tallenna ja esikatsele -painiketta.

Järjestelmäsetuksissa voidaan määritellä, että kiertolistalla oleva henkilö lisätään automaattisesti lehden varausjonoon.

Nähdäksesi asiakkaan kaikki kiertolistat, mihin asiakas kuuluu, katso asiakastiedoista Kiertolistat-välilehti.

6.6. Tilaukset virkailijatyökalussa

Tilausten tiedot näkyvät Kausijulkaisutilaukset -välilehdellä.

Vasemman valikon Kausijulkaisutilauksen tiedot -painikkeesta pääset siirtymään suoraan lehden kaikkiin tilauksiin. Klikkaamalla Kausijulkaisutilaukset-välilehdeltä linkkiä Kausijulkaisutilauksen tiedot pääset kyseisen tilauksen yhteenvetonäytölle virkailijatyökalussa.

Tilauksen tiedoista pääset suoraan esimerkiksi vastaanottamaan lehtinumeron.

6.7. Lehtien reklamointi

Koha voi lähettää sähköpostin kausijulkaisujesi toimittajalle, jos tilatut numerot ovat myöhässä tai puuttuvat. Vasemmalla valikossa on Reklamaatiot-linkki tätä varten. Varmista kimppasi pääkäyttäjältä, onko sähköposti-reklamaatioiden lähetys käytössä.

Valitse ensin, miltä toimittajalta tilattuja kausijulkaisuja haluat reklamoida. Haku on hidas, jos numeroita on paljon.

Saat listan kaikista valitun toimittajan lehtinumeroista, joiden olisi jo pitänyt saapua.

Voit suodattaa numeroita päivämäärävälillä tai taulukon alareunasta sarakkeiden suodattimilla, esim. nimekkeellä ja kirjastolla.

Valitse tarvittavat numerot ja klikkaa Lähetä ilmoitus.

6.8. Lehtitilauksen päättymisajan tarkistaminen

Kun tallennetaan lehtitilausta, annetaan sille päättymisaika. Tarkistustyökalulla voit tarkistaa, milloin tilaus päättyy.

Anna rajaukseen ainakin päivämäärä. Rastittamalla kohdan Sisällytä ennen tätä päivää vanhenevat tilaukset saat tulokseen kaikki tilaukset, jotka päättyvät ennen annettua päivämäärää.

Listauksen oikeanpuolimmaisessa sarakkeessa on Uusinta-linkki, josta pääsee uusimaan tilauksen. Voit myös valita useamman tilauksen ja uusia ne kerralla. Useampaa tilausta uusittaessa uusinta käyttää tilauksen pituutena automaattisesti sitä pituutta, mikä lehtitilauksen tietoihin on tallennettu.

6.9. Tilausten uusiminen

Jos lehtitilauksesi on loppunut, et voi vastaanottaa lehtinumeroita. Tilauksen voi uusia klikkaamalla Uusinta. (Huom! Osassa kimpoista voi olla tapana tehdä lehdille vuosikohtaisia nimeketietueita (esim. Anna 2022, Anna 2023 jne). Tällaisessa tapauksessa tilausta ei voi uusia vaan seuraavan vuoden lehtinimekkeelle on tehtävä kokonaan uusi lehtitilaus.)

Kun olet klikannut Uusinta-nappia, pääset uusintanäytölle:

• Alkupvm on tilauksen alkamispäivämäärä.
• Tilauksen pituudeksi valitse yksi kolmesta vaihtoehdosta: numeroita, viikkoa tai kuukautta ja anna tilauksen pituuden määrä. Huomaa, että tilauksen pituus vaikuttaa ainoastaan uusitulle lehtitilaukselle muodostuvaan tilauksen päättymispäivään. Jos lehtitilauksen ilmestymistiheyteen tai numerointikaavaan tulee muutoksia, on ne tehtävä lehtitilauksen muokkauksen kautta.

Lehtitilauksia voi uusia myös massana lehtitilauksen päättymisajan tarkistamisen kautta (ks. luku 4.8).

Riippuen kimppasi asetuksista (järjestelmäasetus RenewSerialAddsSuggestion) lehtitilauksen uusiminen voi myös muodostaa automaattisesti hankintaehdotuksen.

Huomaathan, että kun tilaus on uusittu, täytyy kaikkien edellisvuoden numeroiden olla Saapunut-/Puuttuu-/Poistettu (tms.) -tilassa ennen kuin seuraavan vuoden ensimmäinen numero ilmestyy vastaanotettavaksi.

6.10. Lehtitilausten hakeminen

Kausijulkaisut-moduulissa on lehtitilausten haku, jossa tilausta voit hakea ISSN:lla tai lehden nimellä.

Voit myös klikata Tarkka haku oikeassa reunassa ja hakea tarkemmilla tiedoilla tilausta.

Hakutuloksen voit suodattaa jokaisen sarakkeen alla olevasta hakulaatikosta ja määrittää hakutulosten määrän taulukon yläreunassa olevissa laatikoissa. Haku-kenttää voi myös käyttää tietojen suodattamiseen. Sen hakee kaikista sarakkeista kerralla.

6.11. Lehtitilauksen poistaminen

Lehtitilauksen voi poistaa. Hae haulla esille poistettava tilaus ja klikkaa Nimeke-sarakkeesta lehden nimeä, jolloin avautuu tilauksen muokkausnäyttö.

Avaa sitten Muokkaa-valikko ja valitse sieltä Poista kausijulkaisutilaus