Kohan ohje suomeksi

14. Kaukolainaus

Kohan kaukolainamoduulilla pystyy hallinnoimaan asiakkaiden tekemiä kaukolainapyyntöjä. Osioon pääsee Kohan etusivulta Kaukolainapyynnöt-nappulasta tai Muita toimintoja -> Kaukolainapyynnöt. Toiminto näkyy vain, jos käyttäjällä on kaukolainoihin liittyvä käyttäjäoikeus.

Ennen kuin kaukolainamoduulia voi käyttää, pitää määrittää mm. erilaisia järjestelmäasetuksia, auktorisoituja arvoja, lainasääntöjä ja viestipohjia, jotta moduuli toimisi oikein. Pyydä kimpan pääkäyttäjiä tutustumaan Kaukolaina-moduulin käyttöönotto-ohjeeseen ja tekemään tarvittavat määritykset.

14.1 Kaukolainapyynnön tekeminen

Kaukolainapyynnön voi tehdä Kaukolainamoduulin etusivulla kohdasta Uusi kaukolainapyyntö

• Valitse kaukolainapyynnön tyyppi: Kirja, Luku, Lehti, Lehtiartikkeli, Opinnäytetyö, Kokous, DVD, Muu, Yleinen resurssi.
  • Kirja-tyyppinen pyyntö lisää tietokantaan tietueen syötetyillä tiedoilla käyttäen FA-kuvailupohjaa.
• Eri tyypit tuovat näkyville erilaisia kenttiä. Täytä tarpeelliset kentät.

• Lisää tarvittaessa myös Lisäkentät -kohtaan vapaamuotoisia tietoja
• Lisää lopuksi Kirjastokortti, käyttäjätunnus tai sukunimi -kohtaan asiakkaan kirjastokortin numero ja Noutokirjasto -kohtaan mistä kirjastosta hän noutaa kaukolainan.
  • Pyri käyttämään asiakkaan hakemiseen aina kirjastokortin numeroa, jotta pyyntö tallentuu oikealle asiakkaalle.

Kun tarvittavat tiedot on lisätty, valitse Luo, jolloin kaukolainapyyntö luodaan ja ohjelma siirtyy Kaukolainauksen etusivulle.

14.2 Kaukolainapyyntöjen listaus

Kaukolainamoduulin aloitussivulla listataan kaikki kaukolainapyynnöt.

Muilla moduulin sivuilla ollessa aloitussivulle pääsee Näytä kaikki kaukolainat -napista.

Kaukolainoja voi suodattaa vasemman reunan rajauksilla

14.3 Kaukolainapyyntöjen muokkaus

Valitse Muokkaa pyyntöä kaukolainapyyntöjen taulukon viimeisessä sarakkeessa tai ensimmäisestä sarakkeesta Pyynnön ID -numeroa. Riippuen pyynnön sen hetkisestä tilasta, voit nähdä kaikki tai osan seuraavista toiminnoista:

• Muokkaa pyyntöä
  • Voit muokata borrowernumberia, biblionumberia, kirjastoa ja lisätä huomautuksia. Jos on lisätty kaukolainapyyntöjen tiloja, voi niitäkin valita tässä näkymässä.
• Vahvista kaukolainapyyntö:
  • Tällä asetetaan pyynnön tilaksi “Pyydetty’, jos pyyntöä ei ole tehty moduulin kautta.
• Pyydä yhteistyökumppaneilta
  • Tällä voi lähettää sähköpostilla pyynnön kaukolainakirjastoille.
• Vaihda toimittajaa (backend)
  • Tämä mahdollistaa pyynnön siirtämiseen toiseen backendiin.
• Poista pyyntö
  • Tällä saa poistettua pyynnön täysin. Pyynnön tietoja ei säilytetä Kohassa.
• Peruuta pyyntö
  • Tällä voi perua Pyydetty ja Pyydetty yhteistyökumppaneilta -tilat, jolloin pyynnön tilaksi asetetaan Uusi
• Merkitse valmiiksi
  • Tällä voi merkitä pyynnön valmiksi, kun pyydetty teos on esimerkiksi palautettu takaisin tilauskirjastoon tai artikkelikopio on luovutettu asiakkaalle.
• Muokkaa teoksen metatietoja
  • Täällä voi muokata pyydettävän teoksen tietoja.
• Näytä toimittajan metadata
  • Täällä voi katsoa pyydetyn teoksen tietoja, mutta ei muokata niitä.
• Kaukolainapyynnön loki
  • Tänne tallentuu pyyntöön liittyvät muutokset.
• Kommentit
  • Pyyntöön on mahdollista lisätä kommentteja, joilla voi seurata esimerkiksi pyynnön edistymistä ja tehtyjä työvaiheita. Kommentit ovat vain luettavissa ja ne tallennetaan aikajärjestyksessä. Kommentista näytetään tekijä, ajankohta ja sisältö. Jos pyyntöö liittyy kommentteja, näytetään niiden määrä kaukolainojen listauksessa aloitussivulla.
• Lainaus
  • Tämä toiminto on käytettävissä, mikäli CirculateILL-järjestelmäasetus on päällä. Tällä voi merkitä pyynnön asiakkaalle lainaan suoraan pyynnön tiedoista.

14.3.1 Pyyntöjen tilat

Kaukolainapyynnöillä voi olla seuraavanlaisia tiloja:

• Uusi pyyntö (NEW)
• Pyydetty (REQ)
• Pyydetty yhteistyökumppaneilta (GENREQ)
• Pyyntö peruutettu (REQREV)
• Peruutuspyyntö - asiakas on pyytänyt verkkokirjastossa pyynnön perumista (CANCREQ)
• Valmis (COMP)
• Lainattu (CHK)
• Palautettu kirjastoon (RET)

14.4 Kaukolainojen pyytäminen yhteistyökumppaneilta

Kaukolainapyyntöjä voi tehdä suoraan Kohasta yhteistyökumppaneille. Sitä varten pitää olla määritettynä asiakastyyppi, joille pyyntöjä lähetetään. Asiakastyypin asiakkaille pitää määrittää sähköpostiosoite, jotta niille pystyy lähettämään pyyntöjä.

Pyynnön lähettäminen onnistuu, kun menee tarkastelemaan kaukolainapyynön tietoja tarkemmin ja klikkaa Pyydä yhteistyökumppaneilta -nappia.

Avautuvalta sivulta voi valita kirjaston, johon pyyntö lähetetään. Sähköpostiteksti-kenttään tulee valmiiksi ILL_PARTNER_REQ-viestipohjaan määritetyt tekstit ja sitä voi myös täydentää tarvittaessa ennen viestin lähettämistä.

Pyynnön lähettämisen jälkeen palataan kaukolainapyynnön tietoihin ja sen tilaksi on muuttunut Pyydetty yhteistyökumppaneilta ja perässä on sulkeissa sähköpostiosoite, mihin pyyntö on lähetetty.

14.5 Kaukolainojen lainaaminen

Jos CirculateILL-järjestelmäasetus on päällä, voi kaukolainan lainata asiakkaalle suoraan kaukolainapyynnön kautta.

Kun luot Kirja-tyyppisen pyynnön, lyhyt kuvailutietue luodaan automaattisesti Fast Add -kuvailupohjan perusteella. Kun pyynnöllä on sopiva tila, työkaluriville ilmestyy Lainaus-painike. Painamalla tätä käyttäjä voi lainata teoksen joko pyynnön tehneelle käyttäjälle tai kirjaston sisäiselle tilastokäyttäjälle.

Kohteen lainaaminen:

• Napsauta Lainaus-painiketta.
• Valitse nidetyyppi. Kohde nide automaattisesti ja liitetään pyyntöä varten luotuun kuvailutietueeseen. Kohteen viivakoodi on muodossa “ILL-pyynnön ID”.
• Seuraavaksi valitse eräpäivä. Jos et valitse eräpäivää, käytetään sopivaa laina- ja maksusääntöä eräpäivän laskemiseen.
• Kun nide on lainattu, pyynnön tilaksi muuttuu Lainattu ja sen jälkeen, kun nide on palautettu, tilaksi päivittyy Palautettu kirjastoon.
• Kaukolainapyyntöjen yhteydessä luodulla kuvailutietueella on Kokoelmat-taulukossa ylimääräinen välilehti, jossa on linkki takaisin pyyntöön kaukolainamoduulissa.