Tältä sivulta löydät Koha-Suomen asiantuntijaryhmän vuoden 2023 muistiot. Uusin muistio on aina ylimmäisenä.

Koha-Suomen asiantuntijaryhmään kuuluvat Leena Kinnunen (Lapin kirjasto), Noora Valkonen (OUTI-kirjastot), Päivi Knuutinen (Vaara-kirjastot), Katja Valjakka (Lumme-kirjastot), Tuomas Kunttu (Kyyti-kirjastot), Katri Sillgren (Helle-kirjastot), Susanna Sandell (Vaski-kirjastot). Koha-Suomesta mukana on puheenjohtajana Ari Mäkiranta ja asiantuntijoina Anneli Österman ja Kodo Korkalo.

Asiantuntijaryhmän valitsee kerran vuodessa Koha-Suomen hallitus.

Asiantuntijaryhmän muistio 5/23

Aika: Ke 24.5.2023 klo 9
Läsnä: Hanna Ikonen (Lumme), Noora Valkonen (OUTI), Päivi Knuutinen (Vaara), Tuomas Kunttu (Kyyti), Leena Kinnunen (Lappi), Susanna Sandell (Vaski), Kati Silllgren (Helle), Ari Mäkiranta, Kodo Korkalo ja Anneli Österman (Koha-Suomi)

1. Arin ajankohtaiset

LASTU-kirjastot hyväksyttiin mukaan Koha-Suomeen. Käyttöönottoprojekti alkaa KIRKES-kirjastojen siirryttyä tuotantoon.

2. Versionvaihdon kokemukset

Keskusteltiin, miten versionvaihto meni ja miten kannattaa jatkossa toimia. Pääkäyttäjäkokouksessa 23.5.2023 tehdyt huomiot.

Aloitetaan versionvaihdon valmistelu lähes heti nyt entisen valmistuttua. Pohjaksi otetaan yhteisön versio 23.05 ja katsotaan loppuvuodesta, pystytäänkö helposti siirtymään versioon 23.11. Jos se ei onnistu (esim. liikaa isoja muutoksia), pohjalla pidetään 23.05. Käydään myös läpi omat ominaisuudet, ovatko ne kaikki edelleen tarpeellisia. Brancheja (käytännössä muutoksia yhteisön versioon) ja omia liitännäisiä on reilusti yli 100 tällä hetkellä ja olemme edelleen turhan kaukana yhteisöversiosta.

Ajankohta ja katkon pituus: Toukokuun alku 2024 suurimman osan mielestä hyvä seuraavalle versionvaihdolle. Katkon pituus: päivitystyön tekijöiden ja testaajien kannalta puolentoista päivän katkos on parempi vaihtoehto, koska tuotannossa tulee aina esille ongelmia, joita ei ole ilmaantunut testeissä. Koha-Suomen hallituksen kokouksessa oli keskusteltu lyhyemmästä katkosta ja että se voisi sijoittua yöaikaan. Pohdittiin myös, että yksi mahdollisuus on, että päätetyssä kiinniolon määräajassa saatetaan käyttöön vain asiakaspalvelun kannalta keskeiset palvelut ja loput ajan kanssa (esim. viikon sisään).

Päätös: Keskustellaan kimpoissa katkon pituudesta ja ajankohdasta (viikolla, viikonloppuna, yöllä, päivällä) kesän aikana ja päätetään asia syksyn kokouksessa.

3. PowerBI-vertaistukiryhmän perustaminen

24.4.2023 pidetystä PowerBI-webinaarista on tullut toive PowerBI-vertaistukiryhmän perustamisesta. Jäsenet valitaan kirjaston ehdotusten perusteella.

Ryhmän tehtävänä on selvittää PowerBI-raporttien jakamiseen liittyviä kysymyksiä sekä Kohan raporttien yhdenmukaistamista, jos se on tarpeen.

Vaara: Päivi Knuutinen, Ari Moilanen, Tanja Nyman (Joensuu)
Lappi: Pasi Rantanen (Rovaniemi)
OUTI: Anne Ollanketo (Oulu)
Helle: Mikko Heliölä (Sipoo)
Vaski: Aki Pyykkö, Erja Metsälä, Mikko Liimatainen (Turku)
Kyyti: Tuomas Kunttu (Kouvola)
Lumme: ilmoittaa myöhemmin

Kokoonkutsujaksi valittiin Pasi Rantanen. Ryhmä voi miettiä ensimmäisessä kokoontumisessa järjestäytymisen tarkemmin.

4. Asiantuntijaryhmän kokoonpano

Koha-Suomen hallitus valitsee uuden asiantuntijaryhmän elokuussa. Kimppojen ehdotukset jäseniksi:

Vaara: päätös jäsenistä kesäkuussa
Vaski: Susanna Sandell, Asko Autio varalla
Lappi: Leena Kinnunen, Pia Kusmin varalla
OUTI: Noora Valkonen, Piia Semenoff varalla
Lumme: Hanna Ikonen, vara varmistuu myöhemmin
Kyyti: Tuomas Kunttu, Roosa Väisänen varalla
Helle: Katri Sillgren, Calle Lindroos varalla
Kirkes: Ari selvittää

5. Muut asiat

5.1 Varauksenteko-sivun asiakashaun piilotukset

Pääkäyttäjäryhmä toi asiantuntijaryhmän päätettäväksi, miten toimitaan varauksenteko sivun asiakashaun tulostaulukon piilotuksen kanssa. Tällä hetkellä varauksenteko-sivulla on piilotettu asiakashaun tulostaulukko, jotta sivulla ei pysty hakemaan kaikkia asiakastietoja ja ettei tule turhia asiakastietojen katseluja, jos haetaan asiakasta esimerkiksi vain sukunimellä. Taulukon piilotus on hidastanut asiakkaan hakemista tietyissä tilanteissa ja pääkäyttäjäryhmä pyytää linjausta, miten painotetaan haun sujuvuutta suhteessa asiakastietojen katseluun.

Päätös piilotuksista: Otetaan pois nykyinen hakutulostaulukon piilotus ja piilotetaan taulukosta syntymäaika, osoite ja puhelinnumero. Näin haku toimii käyttäjän kannalta selkeästi, eikä tule tunnetta, että mitään ei tapahdu. Tällä hetkellä useamman hakutuloksen tuottava haku näyttää siltä kuin haku ei toimisi ollenkaan. Sarakkeiden piilotus ei toimi tällä hetkellä, joten se pitää ensin korjata ennen piilotuksen poistoa.

Päätös asiakastietojen katselun vähentämisestä: Kirjastokorttia käytetään aina ensisijaisesti asiakastiedon hakemiseen lainauksessa, asiakastietojen käsittelyssä ja varausten teossa.

Perusteet:

  • Kirjastokortti on uniikki ja tuottaa aina vain yhden hakutuloksen.
  • Nimi ei välttämättä ole uniikki ja nimi/täysnimikaimoja voi olla paljonkin. Väärän asiakastiedon valinta on tässä tilanteessa hyvin mahdollista ja lainat, varaukset tai muutokse asiakastietoihin saatetaan tehdä väärälle henkilölle.
  • Kun haussa tulee vain yksi tulos, vähenevät turhat asiakastietojen katselut ja virhevalintojen mahdollisuus pienenee.

5.2 KohaCon23

KohaCon23-ohjelma ei vielä varmistunut. Arilla on palaveri Kansalliskirjaston kanssa torstaina 25.5.2023 ja hän tiedottaa asiasta sen jälkeen.

6. Seuraava kokous

Seuraava kokous kutsutaan koolle, kun hallitus on vahvistanut ryhmän jäsenet.

Asiantuntijaryhmän muistio 4/23

Aika: 19.4.2023 klo 9
Läsnä: Ari Mäkiranta (Koha-Suomi), Tuomas Kunttu (Kyyti), Päivi Knuutinen (Vaara), Kodo Korkalo (Koha-Suomi), Susanna Sandell (Vaski), Leena Kinnunen (Lappi), Kati Sillgren (Helle), Piia Semenoff (OUTI) ja Hanna Ikonen (Lumme)

1. Arin ajankohtaiset

  • Harjoittelija Mikkelissä 1.4-31.5.
  • Lastu-kirjastot halukkaita liittymään Koha-Suomeen.

2. Versionvaihdon tilanne

  • Kehittäjillä on yhä työnalla Koha-Suomi spesifejä tikettejä. Valtaosa kesken olevista on plugineja, joten testaamiseen ei mene kauaa. Vaarassa koko henkilkunta pääsee jo testaamaan, muissa vielä testaaminen on rajoitettu vain osalle henkilöstöstä. Päätettiin, että jos jokin asia ei ehdi versionvaihtoon, siitä tiedotetaan heti. Tavoite on kuitenkin yhä, että kaikki saadaan valmiiksi.

3. KohaPerlCon2023

Call for papers - ehdota aihetta KohaConiin.

4. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Käydään läpi vanhoja, käsittelemättömiä hankintaehdotuksia. Näiden jälkeen vanhoja käsiteltäviä kehitys ehdotuksia on vielä vajaa 50 kpl.

5. Muut asiat

  • kimpoista tarvitaan esitykset asiantuntijaryhmän kokoonpanoksi.

6. Seuraava kokous

Seuraava kokous on ke 24.5.2023 klo 9.

Asiantuntijaryhmän muistio 3/23

Aika: 15.3.2023 klo 9
Läsnä: Ari Mäkiranta (Koha-Suomi), Tuomas Kunttu (Kyyti), Päivi Knuutinen (Vaara), Kodo Korkalo (Koha-Suomi), Susanna Sandell (Vaski), Pia Kusmin (Lappi), Kati Sillgren (Helle), Anneli Österman (Koha-Suomi), Noora Valkonen (OUTI, liittyi mukaan kohdassa 5)

1. Arin ajankohtaiset

Kirkeksessä alkoi tieturvan vaikutusten arviointi -prosessi ulkopuolisen firman tekemänä. Koha-Suomi mukana teknisenä tukena.

2. Versionvaihdon tilanne

Next-kannat ovat kaikilla kimpoilla pystyssä ja Finna-nextit haravoitumassa. Vaskilla on next-kannassa koko tietokannan sisältö, mutta muille kimpoille (ja Tätiin) tietoja on redusoitu vähemmäksi palvelimen tilakapasiteetin vuoksi. Pääkäyttäjät testaavat sekä yleisesti toimintoja että Koha-Suomen omia toimintoja sitä mukaa, kun niitä valmistuu. Tulossa tarkempaa tiedotusta versionvaihdosta Koha-Suomen puolelta.

3. PIN-koodien pituus

PIN-koodien pituus ei ole tietoturvan kannalta optimaalinen. Mitä voitaisiin tehdä, että sen saisi pidemmäksi? - Susanna/Vaski

Päätös: Vaski kysyy Mikro-Väylältä ja Bibliothecalta ja OUTI Lyngsoelta tukeeko heidän laitteensa yli neljä merkkistä pin-koodia. Jos kaikki tukee, muutetaan Kohassa pin-koodin generointia (JS-rimpsu) tuottamaan pidempiä pinejä. Jos jossakin on muiden toimittajien automaatteja, olkaa yhteydessä niiden toimittajaan ja selvittäkää niiden tilanne.

4. Action_logs-taulujen siivous kuukausittain

Action_logs-taulut siivotaan tällä hetkellä kerran vuodessa ja tiedot siirretään aktiivisesta taulusta arkistotauluun. Taulu on kuitenkin kasvanut osassa kimpoista niin isoksi, että siivousajo kestää todella pitkään ja lokitaulu on sen aikaa pois käytöstä. Koha ei toimi tällöin, koska moni toiminto kuten varausten tekeminen tai lainojen uusiminen lokitetaan ja kirjauksia ei voi tehdä, kun tauluun ei pysty kirjoittamaan.

Koha-Suomi ehdottaa, että siivousajo tehtäisiin jatkossa kerran kuukaudessa ja arkistoon siirretään aina reilun vuoden takainen kuukausi, esim. maaliskuussa 2023 siirretään arkistoon helmikuu 2022. Ehdotuksesta keskusteltiin pääkäyttäjien viikon 11 palaverissa, eikä siellä huomattu ongelmia asian suhteen. Tiedot pystyy tarvittaessa hakemaan arkistotauluista SQL-kyselyillä.

Päätös: Siivotaan jatkossa action_logs-taulu kerran kuussa ja siirretään arkistotauluun vuotta vanhemmat merkinnät. Säilytysaika jatkossa siis yksi vuosi aktiivisessa taulussa.

5. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Keskustellaan myös kehitysehdotusten määrästä ja kuinka paljon niiden käsittelyyn kuluu aikaa. Kehitysehdotuksia toivotaan edelleen tehtävän, mutta toiveena olisi, että niiden toteutuskelpoisuutta pohdittaisiin nykyistä tarkemmin jo ennen kehitysehdotuksen tekemistä. Ehdotusten läpikäyntiin kuluu tällä hetkellä paljon aikaa useilta henkilöiltä. Alla on taulukko GitHubissa olevien kehitysehdotusten määrästä. GitHub otettiin käyttöön lokakuussa 2022 ja mukana on muutamia Redminestä siirrettyjä ehdotuksia.

Tekijä Kehitysehdotusten määrä Githubissa
Helle 24
Koha-Suomi 12
Kuvailuryhmä 4
Kyyti 3
OUTI 14
Vaara 6
Vaski 11
Yhteensä 74

Päätös: Ehdotetaan seuraavaa toimintatapaa: Kun kimpan henkilökunnalta tulee kehitysehdotus, pohditaan ensin kimpan pääkäyttäjien (tai muun pienryhmän) kesken, onko ehdotus hyvä ja tarpeellinen toteuttaa. Jos on, kimpan pääkäyttäjä esittää sen pääkäyttäjien viikkopalaverissa. Jos ehdotus koetaan sielläkin hyväksi, tehdään ehdotus Githubiin.

Käsiteltävät ehdotukset

Päätökset kirjattiin jokaiseen tikettiin kommenttina.

6. Muut asiat

Oppilaitosharjoittelija todennäköisesti tulossa Mikkeliin huhti-toukokuussa.

7. Seuraava kokous

Ke 19.4.2023 klo 9.

Asiantuntijaryhmän muistio 2/23

Aika: 20.2.2023 klo 9.00
Läsnä: Anneli Österman, Leena Kinnunen (Lappi), Tuomas Kunttu (Kyyti), Päivi Knuutinen (Vaara), Ari Mäkiranta, Piia Semenoff (OUTI), Kati Sillgren (Helle), Susanna Sandell (Vaski), Kodo Korkalo

1. Arin ajankohtaiset

Versionvaihdon testipalvelimia valmistellaan. Raportointipalvelun kanssa on haasteita palvelimien kanssa. Ne on siirtymässä uudelle palvelimelle. Kirkes etenee hyvin, käyttöönotto sovittu syyskuulle 2023. Konversio 4.-11.2023.

2. Varausten oletusvoimassaoloaika

Teokset tilataan nykyään paljon ennen kuin ne ilmestyvät ja jos ilmestyminen viivästyy voi käydä niin, että asiakkaiden varaukset ehtivät kahdessa vuodessa vanhentua ja poistua ennen kuin saavat varaamansa teoksen. Ongelmaa helpottaisi vähän oletusvoimassaoloajan muuttaminen kolmeksi vuodeksi. Muutos pitäisi tehdä sekä Kohan asetuksiin että Finnaan.

Päätös: Muutetaan oletusvoimassaoloaika kolmeksi vuodeksi. Ajetaan olemassa oleville varauksille yksi vuosi lisää voimassaoloaikaa. Finnaan tehtävä muutos oletusvoimassaolokaikaan, OUTI hoitaa pyynnön kaikkien puolesta Finna-toimistoon.

3. Kehitysehdotus-tikettien työnkulku

Kehitysehdotus-tikettien työkulku on kuvattu sanallisesti ja vuokaaviona (pdf) Tikettien työnkulku -wikissä. Käydään läpi.

Pari pientä täsmennystä pyydetään vielä kaavioon Larilta. Päivitetään Tikettien työnkulku -sivulle uusi versio, kun se valmistuu.

4. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Käytiin läpi alla listatut tiketit ja kirjattiin päätös jokaiseen tikettiin erikseen.

5. Uuden version ominaisuudet

Uudemmassa Koha-versiossa on muutamia ominaisuuksia, joiden käyttöönotosta olisi hyvä tehdä yhteinen päätös. Suurin osa uusista ominaisuuksista on kuvattu versionvaihdon repositorioon Uutta-wikiin.

5.1 Kaksivaiheinen kirjautuminen superlibrarian-tunnuksille?

Koha tukee jatkossa kaksivaiheista kirjautumista ja se olisi periaatteessa hyvä ottaa käyttöön ainakin superlibrarian-oikeuksilla olevilla tunnuksilla. Vaatii puhelimeen jonkin authenticator-sovelluksen. Ongelmana, että kaikilla pääkäyttäjillä ei ole henkilökohtaista älytyöpuhelinta.

Päätös: testataan toimintoa vielä tarkemmin. Miten toimia esim., jos esim. puhelin jää kotiin. Kuinka monella pääkäyttäjällä on työälypuhelin? OUTIssa selvitellään, onnistuuko tokenin liittäminen Kohan kaksivaiheiseen tunnistautumiseen.

6. Seuraava kokous

Ke 15.3.2023 klo 9.

Asiantuntijaryhmän muistio 1/23

Aika: 16.1.2023 klo 9.00
Läsnä: Ari Mäkiranta, Leena Kinnunen, Katri Sillgren, Päivi Knuutinen, Noora Valkonen, Tuomas Kunttu, Susanna Sandell, Katja Valjakka, Kodo Korkalo, Anneli Österman

1. Arin ajankohtaiset

  • Huoltokatkossa vaihdettiin vialliset muistikammat palomuuri-laitteita lukuunottamatta. Niille kammat vaihdetaan seuraavassa huoltokatkossa.
  • Versionvaihdon uudet testikannat on työn alla. Ongelmana on, ettei tila riitä kolmansille kannoille kaikille. Ratkaisu on työn alla.
    • Vaski, johon viedään kaikki data saataneen tällä viikolla toimintaan.
  • actionlogs-taulun vuositauluihin vienti oli jumiutunut ja se jouduttiin keskeyttämään. Vaskin ja Lapin Kohat eivät toimineet sunnuntaina ennen kyselyjen keskeyttämistä n. klo 10.30.

2. Finna-kehitysehdotukset

Olisiko olemassa parempaa tapaa hallinnoida Finnaan liittyviä kehitysehdotuksia kuin nykyiset listaukset? /Susanna.

Käsittelemättömät kehitysehdotukset
Kansalliskirjastolle toimitetut kehitysehdotukset

Päätös: Pääkäyttäjäryhmä käsittelee jatkossa Finna-kehitysehdotukset. Tehdään uusi repositorio Finna-tiketeille. Ehdotuksen tekijä lähettää ehdotuksen Kansalliskirjastolle ja ylläpitää sen statusta meidän repositoriossa. Pääkäyttäjäryhmä käy läpi vanhat ehdotukset ja tekee keskeneräisistä uudet tiketit Finna-repositorioon.

3. Infoboksin piilotuksen poisto

Asiakas-sivulla on piilotettu vasemmasta reunasta ns. infoboksi, jossa on asiakkaan tiedot lyhyesti. Samassa boksissa näytetään, jos asiakkaan tili on lukittu liian monen epäonnistuneen kirjautumisen vuoksi. Pitäisikö piilotus poistaa, jotta lukitustieto saadaan näkyville? Jos piilotus poistetaan, kannattaa järjestelmäasetus HidePersonalPatronDetailOnCirculation olla “päällä”. Asetuksella määritetään, näytetäänkö boksissa asiakkaan yhteystiedot vai ei. Jos yhteystiedot piilotetaan, on näkymä seuraavanlainen: kuva

Päätös: Poistetaan piilotus ja laitetaan kaikille päälle HidePersonalPatronDetailOnCirculation, jos se ei ole päällä. Ohje pääkäyttäjien vkon 3 kokoukseen.

4. Tiekartan päivitys

Käydään läpi Koha-Suomen tiekartan tilanne ja päivitetään se ajantasalle.

Tiekartta päivitetty.

5. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Käydään läpi alla mainitut kehitysehdotukset ja päätetään, toteutetaanko ne vai ei. Päätös kirjattu tikettiin. Avataan tarvittavat tiketit GitHubiin ja Bugzillaan.

6. Työryhmien vuosisuunnitelmat

Käytiin läpi asiantuntijaryhmän vuosisuunnitelma.

Asiantuntijaryhmän vuosisuunnitelma 2023

7. Muut asiat

Webkake-sopimukset

  • Webkake on käytössä Lappi, Vaara (Joensuu), OUTI (Oulu), Kyyti, Lumme (Mikkeli), Helle.
  • Hakosalon Jukalta tulossa sopimusluonnos, jota halukkaat voivat yhdessä käsitellä.

8. Seuraavat kokoukset

  • ma 20.2.2023 klo 9
  • ke 15.3.2023 klo 9
  • ke 19.4.2023 klo 9
  • ke 24.5.2023 klo 9