Koha-Suomen asiantuntijaryhmä 2023

Tältä sivulta löydät Koha-Suomen asiantuntijaryhmän vuoden 2023 muistiot. Uusin muistio on aina ylimmäisenä.

Koha-Suomen asiantuntijaryhmään kuuluvat Leena Kinnunen (Lapin kirjasto), Noora Valkonen (OUTI-kirjastot), Päivi Knuutinen (Vaara-kirjastot), Hanna Ikonen (Lumme-kirjastot), Tuomas Kunttu (Kyyti-kirjastot), Katri Sillgren (Helle-kirjastot), Susanna Sandell (Vaski-kirjastot) sekä Riikka Mustajärvi (Kirkes). Koha-Suomesta mukana on puheenjohtajana Ari Mäkiranta ja asiantuntijoina Anneli Österman ja Kodo Korkalo.

Asiantuntijaryhmän valitsee kerran vuodessa Koha-Suomen hallitus.

Asiantuntijaryhmän muistio 10/23

Aika: Ma 11.12.2023 klo 13
Läsnä: Tove Selkälä, Anneli Österman, Ari Mäkiranta, Noora Valkonen, Kodo Korkalo, Leena Kinnunen, Päivi Knuutinen, Hanna Ikonen, Tuomas Kunttu, Susanna Sandell, Riikka Mustajärvi

1. Arin ajankohtaiset

Koha-käyttödata ja mahdollinen mobiilisovellus. Vielä ajatusasteella, mukaan etsitty kiinnostuneita kirjastoja, joilta saisi anonyymiä dataa kehityksen avuksi. Diasarja: Kohan data ja mobiilisovellus.pdf

2. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

3104 - Kotipalvelutoimintojen kehittäminen Kohassa
2632 - Vastaanotettavat kuljetukset-raportille tulostuu asiakkaan nimi (toimii linkkinä)
2381 - Palautuskehotukset yhdelle viestille valituista kirjastosta
1517 - Kehitysehdotus kalenteriin
1176 - Varaukset: varauksen noutopiste pitäisi voida vahtaa myös sen jälkeen, kun varaus on tarttunut kiinni
1011 - Palautuskehotuksen lähetystapa asiakaskohtaiseksi valinnaksi
949 - Niteen kuljetustila ja kellutus
594 - Ikärajat suoraan hakutuloksiin elokuvissa ja konsolipeleissä
442 - Varatun teoksen aineistolaji näkyviin asiakkaan varauksiin
235 - Asiakkaalle mahdollisuus kuitata Saapuneet viestit verkkokirjastossa

Päätökset kirjattiin tiketteihin.

3. Koha-Suomen ominaisuuksien läpikäyntiä versionvaihtoa varten

Versionvaihdon 23.xx tiketit.

Päätökset kirjattiin tiketteihin.

4. Muut asiat

4.1 Säilytysajat aktiivisissa tauluissa

Viestien, lokien ja tilastojen säilytykseen aktiivisessa taulussa on jouduttu tekemään ongelmatilanteiden vuoksi muutoksia sen jälkeen, kun säilytysajat on päätetty. Mitään tietoja ei kuitenkaan poisteta kokonaan aiemmin kuin aikaisemmin, ne vain siirtyvät vuositauluihin nopeammin.

Säilytysajat aktiivisessa taulussa:

message_queue 12 kk, ajo joka kuun eka päivä
action_logs 12 kk, ajo joka kuun eka päivä
statistics kuluva + vuosi, ajo tammikuussa

4.2 Kotipalvelu-työryhmän perustaminen

Kotipalvelu-kehitysehdotuksen yhteydessä päätettiin perustaa kotipalvelu-työryhmä, joka miettii, miten Finnaa voisi hyödyntää paremmin kotipalvelutyössä. Jäsenet seuraavaan kokoukseen tiedoksi.

5. Seuraava kokous

Seuraava kokous on sovittu pidettävän 15.1.2024 klo 13.

Asiantuntijaryhmän muistio 9/23

Aika: Ma 20.11.2023 klo 13
Läsnä: Anneli Österman, Ari Mäkiranta, Kodo Korkalo, Päivi Knuutinen, Noora Valkonen, Riikka Mustajärvi, Susanna Sandell, Tuomas Kunttu, Leena Kinnunen, Kati Sillgren

1. Arin ajankohtaiset

LASTU-Käynnistynyt ja konversiosääntöjä on päästy tekemään. Odotetaan yhä AXIELLilta ensimmäistä dumppia.
Marraskuun alussa aloitti harjoittelija, joka työskentelee Oulussa.

2. Tiedonhaku- ja indeksointityöryhmän kokoonpano

Vaara: Kai Sormunen (Joensuu)
Lumme: Heli Auranen (Pieksämäki)
Vaski: Anna Viitanen (Turku)
OUTI: Antti Heikkinen (Oulu)
Helle: Markku Untinen (Porvoo)
Lappi: Mauri Aittaniemi (Rovaniemi)
Kirkes: Timo Väisänen (Mäntsälä) (tieto kokouksen jälkeen)
Kyyti: Ville Kivioja (Kouvola)
Koha-Suomi: Johanna Räisä ja Anneli Österman (kokoonkutsuja)

Anneli toimii kokoonkutsujana ja aloitetaan heti, kun Kirkeksen edustaja selviää.

3. Kimppojen viestipalvelut

Edellisessä kokouksessa päätettiin selvittää kimpoissa, kuinka paljon sms-viestejä lähetetään/kk.

Lappi: 13 571 sms/kk - 175 000 asukasta = 0,08 sms/asukas/kk
Lumme: 11 000 sms/kk
Vaara: 23 000 sms/kk - 163 281 asukasta = 0,14 sms/asukas/kk
Helle: 16 500 sms/kk
Kirkes: 12 000 sms/kk - 150 000 asukasta = 0,08 sms/asukas/kk
Vaski: 41 370 sms/kk - = 0,1 sms/asukas/kk
OUTI: 47 000 sms/kk - 331 700 asukasta = 0,14 sms/asukas/kk
Kyyti: 22 600 sms/kk - 169 500 asukasta = 0,13 sms/asukas/kk
Yhteensä: 187 000 sms/kk

Mahdollisia vaihtoehtoja jatkoon:

voiko Koha-Suomi kilpailuttaa sopimuksen ja operaattori laskuttaa kimppoja?

4. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Githubista pikaiseen käsittelyyn:

Virkailijatilin voimassaoloajan pidentämiseen rajoitus - Koha #906

Redminessä vielä käsittelemättä seuraavat tiketit. Käydään läpi, mitä ehditään ja siirretään loput seuraaviin. Päätökset kirjattiin tiketteihin.

3982 - Tarkka haku, Kieli-hakuun valmiiksi valittavat vaihtoehdot
3915 - Käyttäjätunnusten voimassaolo
3514 - Koha-maksut kuntakohtaiseksi
3371 - Parannusehdotus: niteen hyllypaikan ja/tai kokoelman vaihto päivittäisi niteen signumin tiedot
3329 - Salli laina-ajan lyhentäminen x päivään niteille, joilla on enemmän kuin x varauksia.

Siirretään seuraavaan kokoukseen:

5. Koha-Suomen ominaisuuksien läpikäyntiä versionvaihtoa varten

Versionvaihdon 23.xx tiketit.

Päätökset kirjattiin tiketteihin.

6. Seuraava kokous

Seuraava kokous on sovittu pidettäväksi ma 11.12. klo 13.

Asiantuntijaryhmän muistio 8/23

Aika: Ma 30.10.2023 klo 13
Läsnä: Anneli Österman (varapj), Päivi Knuutinen, Riikka Mustajärvi, Kati Sillgren, Susanna Sandell, Asko Autio, Noora Valkonen, Leena Kinnunen, Hanna Ikonen, Tuomas Kunttu, Katja Valjakka, Kodo Korkalo

1. Arin ajankohtaiset

Ari ei ollut mukana, Anneli valittiin kokouksen varapuheenjohtajaksi. Ei ajankohtaisia.

2. Tiedonhaku- ja indeksointityöryhmän perustaminen

Edellisessä kokouksessa päätettiin tiedustella kimpoissa, ketkä tulevat mukaan perustettavaan tiedonhaku- ja indeksointityöryhmään.

Vaara: Kai Sormunen
Lumme: Heli Auranen
Vaski: Anna Viitanen
OUTI: Antti Heikkinen
Helle: selvittelyn alla
Lappi: selvittelyn alla
Kirkes: selvittelyn alla
Kyyti: Ville Kivioja

Päätös: Täydennetään lista seuraavassa kokouksessa.

3. Kimppojen viestipalvelujen sopimukset

Edellisessä kokouksessa päätettiin selvittää, minkälaisia viestisopimuksia kimpoissa on käytössä ja olisiko ne mahdollista korvata Koha-Suomen kilpailuttamalla palvelulla (ei ole vielä kilpailutettu).

OpusCapita = PostiMessaging Oyj

Vaara: sms: Joensuun kaupungin tekemä sopimus. Ei vielä tietoa, voiko kirjasto käyttää toista sopimusta.
Lappi: sms:n sopijana Rovaniemen kaupunginkirjasto. opuscapitan ekirjeiden sopimus epäselvä vielä
Vaski: sms: Dna oy Turun kaupungin sopimus. ekirjeet: Postin kanssa sopimus
OUTI: sms: LinkMobiltyn sopimus Oulun kaupunginkirjastolla. ekirjeet opuscapita
Lumme: ekirjeet: postimessaging kaupunginkirjaston tekemä sopimus. sms: linkmobilityn sopimus ehkä Lumme-kirjastojen yhteinen (varmistettava)
Kyyti: sms: Kyyti-kirjastojen yhteinen sopimus ArenaInteractive. ekirjeet: Kotkalla ja Kouvolalla omat sopimukset (Kouvola vanha sopimus, Kotka vielä selvityksessä)
Helle: sms: Porvoon kaupungin sopimus Telialle, ekirjesopimusta ei ole
Kirkes: ekirjeet: Suomi.fin kautta. sms: kaikki Kirkes-kunnat liittyneet samaan hankintasopimukseen ja kirjaston viestit siellä optiona. Järvenpää laskuttaa kaikkia.
Siilinjärvi: selvitetään

Varovainen yhteenveto: sms-viestien sopimukset voisi olla irtisanottavissa tai että voidaan käyttää toista sopimusta kaupungin sopimuksen sijaan. ekirjeissä hinnat tuskin muuttuu, vaikka keskitetään, mutta ylläpito helpottuu.

Avoinna olevia asioita:

miten tehdään erittely eri kimpoille lähetetyistä tekstiviestimääristä?
- onko tarpeen, jos tekstiviestit sisältyy perusmaksuun?
- miten paljon per kunta viestejä lähetetään?
- onko tarpeen yhtenäistää lähetettävien viestien tavat?
voihan lähettää myös ulkomaisiin liittymiin?

Miten edetään?

arvioidaan kuukaudessa lähetettävien viestien määrää / kimppa. Kukin kimppa kerää tiedon seuraavaan asiantuntijaryhmän kokoukseen.
sen jälkeen Ari tekee markkinakartoituksen
sitten ehdotus, miten edetään.

4. Vaskin projektien esittely

Vaski-kirjastosta Asko Autio esittelee heidän menossa olevia kehitysprojekteja:

Kuljetusten optimointi: vastuu Asko Autio ja Turkucitydata
Kokoelmanhallinta/Kelluntatyökalu: vastuu Kaisa Hypén ja Weasel + Gispositio
Puppe-saapumisvalvontapalvelu: vastuu Kaisa Hypén ja Broomworks

5. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Päätökset kirjattiin tiketteihin.

6. Koha-Suomen ominaisuuksien läpikäyntiä versionvaihtoa varten

Versionvaihdon 23.xx tiketit.

Siirretään käsittely seuraavaan kokoukseen eli 20.11.2023.

7. Muut asiat

Ei muita asioita.

Asiantuntijaryhmän muistio 7/23

Aika: To 12.10.2023 klo 12
Läsnä: Leena Kinnunen (Lapin kirjasto), Noora Valkonen (OUTI-kirjastot), Päivi Knuutinen (Vaara-kirjastot), Hanna Ikonen (Lumme-kirjastot), Tuomas Kunttu (Kyyti-kirjastot), Katri Sillgren (Helle-kirjastot), Susanna Sandell (Vaski-kirjastot), Riikka Mustajärvi (Kirkes), Anneli Österman, Kodo Korkalo ja Ari Mäkiranta (Koha-Suomi)

1. Arin ajankohtaiset

Koha-Suomi piti tietoturvaan ja -suojaan liittyvän kriisiharjoituksen tiistaina 10.10.2023. Koha-seminaari Keravalla 28.11.2023 klo 10-16. Konesalissa tehty ajojärjestysmuutos viimeisimmässä huoltokatkossa.

2. Sertifikaatin uusimisen ajankohdasta sopiminen

Vaski: Sertifikaatin uusimisen ajankohdasta sopiminen. Nyt asiakasvarmenne vanhenee la 31.8.2024. Tähän saattaa olla eri tyyppisiä toiveita.

Päätös: Uusi sertifikaatti toimitetaan elokuun ensimmäisellä viikolla 2024. Toiveena, ettei sertifikaatin vanhenemispäivä osuisi viikonlopulle.

3. Vaskin projektien esittely

Siirtyy seuraavaan kokoukseen

Vaski-kirjastosta Asko Autio esittelee heidän menossa olevia kehitysprojekteja:

Kuljetusten optimointi: vastuu Asko Autio ja Turkucitydata
Kokoelmanhallinta/Kelluntatyökalu: vastuu Kaisa Hypén ja Weasel + Gispositio
Puppe-saapumisvalvontapalvelu: vastuu Kaisa Hypén ja Broomworks

4. Tiekartan päivitys

Tiekartta on päivitetty viimeksi tammikuun kokouksessa.

Päätös: Käytiin tiekartta läpi ja päivitettiin tarvittavilta osin.

Päivitetty tiekartta: Tiekartta2023lokakuu.xlsx

5. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Päätökset kirjattiin tiketteihin.

6. Tilastoliitännäinen vs. PowerBI

Edellisessä kokouksessa sovitiin, että kimpoissa pohditaan, voisiko luopua Kohan oman raportointiliitännäisen rakentamisesta niiltä osin, kuin tilastojen ja visualisointien tekeminen on mahdollista PowerBI:llä.

Päätös: Suurimmalla osalla kimpoista ei ole tarvetta tilastoliitännäisille. Ei edistetä oman tilastoliitännäisen kehittämistä. OKM-tilastot pysyvät omana liitännäisenään.

7. Versionvaihdon ajankohta

Edellisessä kokouksessa sovittiin, että kimpoissa selvitetään tähän kokoukseen, mikä ajankohta olisi hyvä versionvaihdolle keväällä 2024.

Päätös: Versionvaihto tehdään 6.-7.5.2024 ja varataan puoltoista päivää katkolle.

8. Koha-Suomen ominaisuuksien läpikäyntiä versionvaihtoa varten

Arvioidaan ja päätetään, mitkä Koha-Suomen omat ominaisuudet ovat edelleen tarpeellisia ja siirretään seuraavaan versioon. Ominaisuudet on kirjattu Koha-23xx-tietovarantoon tiketteinä.

Päätökset kirjattiin tiketteihin valitsemalla tiketin tilaksi Siirretään tai Ei siirretä.

9. Muut asiat

Pääkäyttäjäryhmä ehdottaa, että perustetaan Tiedonhaku/indeksointityöryhmän, joka jatkossa käsittelee indekseihin ja tiedonhakuun sekä tiedonhaun näkymiin liittyvät kehitysehdotukset asiantuntijaryhmän sijaan?
- Päätös: Perustetaan ryhmä ja kimpoista kysytään jäseniä ryhmään ensi kerraksi.
Kuvailuryhmän puheenjohtaja Antti Heikkinen kysyy, kuka voi päättää, voiko TäTistä poistaa 325 000 tietuetta?
- Päätös: Kuvailuryhmä voi päättää, mitä TäTin tietueille tehdään, koska heillä on paras asiantuntijuus sen sisällöstä ja muutostarpeista.
Tiekartan läpikäynnin yhteydessä päätettiin, että kimpoissa selvitetään seuraavan kokoukseen mennessä minkälaiset sopimukset kimpoissa on viestipalveluista (tekstiviesti/kirje) ja onko esteitä siirtyä Koha-Suomen tarjoamiin/kilpailuttamiin viestipalveluihin? Esim. Koha-Suomi kilpailuttaisi tekstiviestipalvelun ja kaikkien kimppojen tekstiviestit lähtisivät eteenpäin yhden palvelun kautta 4-5 eri palvelun sijaan. Tämä pienentäisi Koha-Suomen ylläpitokuormaa, kun ei tarvitse ylläpitää useampaa viestirajapintaa.

Asiantuntijaryhmän muistio 6/23

Aika: To 28.9.2023 klo 13-15
Läsnä: Noora Valkonen (OUTI), Irina Halminen (Vaara), Ari Mäkiranta (Koha-Suomi), Kati Sillgren (Helle), Leena Kinnunen (Lappi), Katja Valjakka (Lumme), Susanna Sandell (Vaski), Riikka Mustajärvi (Kirkes), Tuomas Kunttu (Kyyti), Anneli Österman (Koha-Suomi), Kodo Korkalo (Koha-Suomi)

1. Arin ajankohtaiset

Kirkes-kimppa aloitti syyskuussa tuotantokäytön.

Lastu-kimpan käyttöönottoprojenktin avauspalaveri oli 27.9. ja käyttöönotto on suunniteltu syksyksi 2024.

2. Koha-seminaari 28.11.2023

Koha-seminaari järjestetään 28.11.2023 pääkaupunkiseudulla. Aiheena tulee olemaan mm. kuvailu, Bibframe, linkitetty data.

Riikka selvittelee, löytyisikö Kirkes-alueelta sopivaa, n. 100 hengen tilaa, jossa seminaari voitaisiin pitää. Seminaari pyritään järjesteämään tänä vuonna pääsääntöisesti lähiosallistumisena, jotta saadaan pidettyä myös työpajoja.

3. Kolmannen osapuolten palvelujen liittäminen Kohaan

Kunnat haluavat enenevässä määrin liittää erilaisia palveluja (esim. kuntasovelluksia) Kohan rajapintaan. Kun liitäntää aletaan suunnittelemaan, pitäisi Koha-Suomi ottaa mukaan suunnitteluun heti alkuvaiheessa, jotta tiedetään, mitä järjestelmään on yhdistettynä ja voidaan tarvittaessa aikatauluttaa työaikaa käyttöönottoon.

4. Tiekartan päivitys

Tiekartta on päivitetty viimeksi tammikuun kokouksessa.

Päätös: Siirretään käsittely seuraavaan kokoukseen.

5. Versionvaihdon valmistelu

Versionvaihdon valmistelu on alkanut ja siirrettävät ominaisuudet pitää käydä läpi ja päättää, mitkä ominaisuudet ja muutokset viedään seuraavaan versioon.

Päätös: Kaikki selvittävät seuraavaan kokoukseen, mikä ajankohta versionvaihdolle olisi hyvä keväällä 2024. Alustavasti on puhuttu kevään 2023 kokouksissa toukokuusta 2024.

Ominaisuuksien läpikäynti aloitetaan seuraavassa kokouksessa, johon mennessä ne on saatu lisättyä versionvaihdon repositorioon.

6. Tilastointityökalut ja rajapinnat

Vuonna 2021 kokoontui tilastointityöryhmä, joka keräsi yhteen kuntien tyypilliset tilastointitarpeet. Ne koottiin silloin Redmineen Tilastotarpeet -sivulle ja niiden pohjalta on hiljalleen tehty toimintoja Raportointityökalu-liitännäiseen. Ajan kuluessa kunnissa on kuitenkin haluttu edistää tilastojen visualisointia PowerBI-ohjelman kautta ja sitä varten on luotu erinäisiä raportteja. PowerBI:tä varten on tällä hetkellä myös tarpeita säännölliseen tietojen vientiin erilaisiin tietovarantoihin. Lisäksi on luotu myös Raportteri-rajapinta, joka vie tietoja Gisposition ylläpitämään Raportointipalveluun. Kaikissa näissä tilastointitarpeet ovat melko samoja, joten voidaanko tarpeet yhdistää ja tuottaa kolmen eri palvelun sijasta yksi tai kaksi?

Päätös: Selvitetään seuraavaksi kerraksi kimpoissa, onko edelleen tarvetta Koha-Suomen omalle tilastoliitännäiselle, vai voiko sen korvata PowerBI-raporteilla.

7. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Päätös: Siirretään käsittely seuraavaan kokoukseen ja kerätään lisää käsiteltäviä sitä ennen.

8. Muut asiat

Koha-installaatioiden ajojärjestystä voisi muuttaa siten, että tuotantoja ajetaan aina kahdella edustapalvelimella ja muut kaksi edustapalvelinta ajavat testejä, nextejä yms “toisarvoisia” installaatioita. Tästä olisi se etu, että esimerkiksi palvelinalustan päivitykset voidaan valmistella “toisarvoisia” installaatioita ajavilla palvelimilla. Huoltoikkunoiden aikana tuotantokohat vain siirretään jo päivitetyille palvelimille, jolloin tuotantojen käyttökatkot jäisivät hyvin lyhyiksi, ja päivitysten testaukseen ja valmisteluun olisi käytettävissä huomattavasti enemmän aikaa kuin huoltoikkunan kaksituntinen. Tuotantojen siirtämisen jälkeen päivitettäisiin jäljellä olevat palvelimet, jonka jälkeen testit, nextit ym nostettaisiin ylös jäljemmin päivitetyille palvelimille. Noin kuukausittain kaikki Kohat siis siirtyisivät toiselle palvelimelle (testit, nexit ym ja tuotannot vaihtaisivat palvelimia päittäin). Kirjastojen suuntaan tämä tulee näkyväksi lähinnä siten, että kirjastojen henkilökunnan pitää käydä muuttamassa tunneloitujen automaattien (3-4 automaattia kaikkiaan noin seitsemästä sadasta Koha-Suomi kirjastoissa) palvelin-IP:t siirron yhteydessä. Palvelinten mahdollisesta IP-muutoksesta tiedotetaan aina huoltotiedotteiden yhteydessä.

Päätös: Muutetaan ajojärjestys seuraavan kuukausihuollon (11.10.) yhteydessä.

Kimpoista tuotiin esille huoli, että osa kuvailun työkaluista ovat edelleen keskeneräisiä versionvaihdon jälkeen.

Anneli esitti, että asiantuntijaryhmän toimikautta jatkettaisiin siihen saakka kuin uusi aloittaa. Ari ottaa asian työn alle, kun hän päivittää yhtiön asiakirjoja.

9. Seuraavat kokoukset

to 12.10. klo 12
ma 30.10. klo 13
ma 20.11. klo 13
ma 11.12. klo 13
ma 15.1.24 klo 13
ma 5.2.24 klo 13
ma 26.2.24 klo 13

Asiantuntijaryhmän muistio 5/23

Aika: Ke 24.5.2023 klo 9
Läsnä: Hanna Ikonen (Lumme), Noora Valkonen (OUTI), Päivi Knuutinen (Vaara), Tuomas Kunttu (Kyyti), Leena Kinnunen (Lappi), Susanna Sandell (Vaski), Kati Silllgren (Helle), Ari Mäkiranta, Kodo Korkalo ja Anneli Österman (Koha-Suomi)

1. Arin ajankohtaiset

LASTU-kirjastot hyväksyttiin mukaan Koha-Suomeen. Käyttöönottoprojekti alkaa KIRKES-kirjastojen siirryttyä tuotantoon.

2. Versionvaihdon kokemukset

Keskusteltiin, miten versionvaihto meni ja miten kannattaa jatkossa toimia. Pääkäyttäjäkokouksessa 23.5.2023 tehdyt huomiot.

Aloitetaan versionvaihdon valmistelu lähes heti nyt entisen valmistuttua. Pohjaksi otetaan yhteisön versio 23.05 ja katsotaan loppuvuodesta, pystytäänkö helposti siirtymään versioon 23.11. Jos se ei onnistu (esim. liikaa isoja muutoksia), pohjalla pidetään 23.05. Käydään myös läpi omat ominaisuudet, ovatko ne kaikki edelleen tarpeellisia. Brancheja (käytännössä muutoksia yhteisön versioon) ja omia liitännäisiä on reilusti yli 100 tällä hetkellä ja olemme edelleen turhan kaukana yhteisöversiosta.

Ajankohta ja katkon pituus: Toukokuun alku 2024 suurimman osan mielestä hyvä seuraavalle versionvaihdolle. Katkon pituus: päivitystyön tekijöiden ja testaajien kannalta puolentoista päivän katkos on parempi vaihtoehto, koska tuotannossa tulee aina esille ongelmia, joita ei ole ilmaantunut testeissä. Koha-Suomen hallituksen kokouksessa oli keskusteltu lyhyemmästä katkosta ja että se voisi sijoittua yöaikaan. Pohdittiin myös, että yksi mahdollisuus on, että päätetyssä kiinniolon määräajassa saatetaan käyttöön vain asiakaspalvelun kannalta keskeiset palvelut ja loput ajan kanssa (esim. viikon sisään).

Päätös: Keskustellaan kimpoissa katkon pituudesta ja ajankohdasta (viikolla, viikonloppuna, yöllä, päivällä) kesän aikana ja päätetään asia syksyn kokouksessa.

3. PowerBI-vertaistukiryhmän perustaminen

24.4.2023 pidetystä PowerBI-webinaarista on tullut toive PowerBI-vertaistukiryhmän perustamisesta. Jäsenet valitaan kirjaston ehdotusten perusteella.

Ryhmän tehtävänä on selvittää PowerBI-raporttien jakamiseen liittyviä kysymyksiä sekä Kohan raporttien yhdenmukaistamista, jos se on tarpeen.

Vaara: Päivi Knuutinen, Ari Moilanen, Tanja Nyman (Joensuu)
Lappi: Pasi Rantanen (Rovaniemi)
OUTI: Anne Ollanketo (Oulu)
Helle: Mikko Heliölä (Sipoo)
Vaski: Aki Pyykkö, Erja Metsälä, Mikko Liimatainen (Turku)
Kyyti: Tuomas Kunttu (Kouvola)
Lumme: ilmoittaa myöhemmin

Kokoonkutsujaksi valittiin Pasi Rantanen. Ryhmä voi miettiä ensimmäisessä kokoontumisessa järjestäytymisen tarkemmin.

4. Asiantuntijaryhmän kokoonpano

Koha-Suomen hallitus valitsee uuden asiantuntijaryhmän elokuussa. Kimppojen ehdotukset jäseniksi:

Vaara: päätös jäsenistä kesäkuussa
Vaski: Susanna Sandell, Asko Autio varalla
Lappi: Leena Kinnunen, Pia Kusmin varalla
OUTI: Noora Valkonen, Piia Semenoff varalla
Lumme: Hanna Ikonen, vara varmistuu myöhemmin
Kyyti: Tuomas Kunttu, Roosa Väisänen varalla
Helle: Katri Sillgren, Calle Lindroos varalla
Kirkes: Ari selvittää

5. Muut asiat

5.1 Varauksenteko-sivun asiakashaun piilotukset

Pääkäyttäjäryhmä toi asiantuntijaryhmän päätettäväksi, miten toimitaan varauksenteko sivun asiakashaun tulostaulukon piilotuksen kanssa. Tällä hetkellä varauksenteko-sivulla on piilotettu asiakashaun tulostaulukko, jotta sivulla ei pysty hakemaan kaikkia asiakastietoja ja ettei tule turhia asiakastietojen katseluja, jos haetaan asiakasta esimerkiksi vain sukunimellä. Taulukon piilotus on hidastanut asiakkaan hakemista tietyissä tilanteissa ja pääkäyttäjäryhmä pyytää linjausta, miten painotetaan haun sujuvuutta suhteessa asiakastietojen katseluun.

Päätös piilotuksista: Otetaan pois nykyinen hakutulostaulukon piilotus ja piilotetaan taulukosta syntymäaika, osoite ja puhelinnumero. Näin haku toimii käyttäjän kannalta selkeästi, eikä tule tunnetta, että mitään ei tapahdu. Tällä hetkellä useamman hakutuloksen tuottava haku näyttää siltä kuin haku ei toimisi ollenkaan. Sarakkeiden piilotus ei toimi tällä hetkellä, joten se pitää ensin korjata ennen piilotuksen poistoa.

Päätös asiakastietojen katselun vähentämisestä: Kirjastokorttia käytetään aina ensisijaisesti asiakastiedon hakemiseen lainauksessa, asiakastietojen käsittelyssä ja varausten teossa.

Perusteet:

Kirjastokortti on uniikki ja tuottaa aina vain yhden hakutuloksen.
Nimi ei välttämättä ole uniikki ja nimi/täysnimikaimoja voi olla paljonkin. Väärän asiakastiedon valinta on tässä tilanteessa hyvin mahdollista ja lainat, varaukset tai muutokse asiakastietoihin saatetaan tehdä väärälle henkilölle.
Kun haussa tulee vain yksi tulos, vähenevät turhat asiakastietojen katselut ja virhevalintojen mahdollisuus pienenee.

5.2 KohaCon23

KohaCon23-ohjelma ei vielä varmistunut. Arilla on palaveri Kansalliskirjaston kanssa torstaina 25.5.2023 ja hän tiedottaa asiasta sen jälkeen.

6. Seuraava kokous

Seuraava kokous kutsutaan koolle, kun hallitus on vahvistanut ryhmän jäsenet.

Asiantuntijaryhmän muistio 4/23

Aika: 19.4.2023 klo 9
Läsnä: Ari Mäkiranta (Koha-Suomi), Tuomas Kunttu (Kyyti), Päivi Knuutinen (Vaara), Kodo Korkalo (Koha-Suomi), Susanna Sandell (Vaski), Leena Kinnunen (Lappi), Kati Sillgren (Helle), Piia Semenoff (OUTI) ja Hanna Ikonen (Lumme)

1. Arin ajankohtaiset

Harjoittelija Mikkelissä 1.4-31.5.
Lastu-kirjastot halukkaita liittymään Koha-Suomeen.

2. Versionvaihdon tilanne

Kehittäjillä on yhä työnalla Koha-Suomi spesifejä tikettejä. Valtaosa kesken olevista on plugineja, joten testaamiseen ei mene kauaa. Vaarassa koko henkilkunta pääsee jo testaamaan, muissa vielä testaaminen on rajoitettu vain osalle henkilöstöstä. Päätettiin, että jos jokin asia ei ehdi versionvaihtoon, siitä tiedotetaan heti. Tavoite on kuitenkin yhä, että kaikki saadaan valmiiksi.

3. KohaPerlCon2023

Call for papers - ehdota aihetta KohaConiin.

4. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Käydään läpi vanhoja, käsittelemättömiä hankintaehdotuksia. Näiden jälkeen vanhoja käsiteltäviä kehitys ehdotuksia on vielä vajaa 50 kpl.

5. Muut asiat

kimpoista tarvitaan esitykset asiantuntijaryhmän kokoonpanoksi.

6. Seuraava kokous

Seuraava kokous on ke 24.5.2023 klo 9.

Asiantuntijaryhmän muistio 3/23

Aika: 15.3.2023 klo 9
Läsnä: Ari Mäkiranta (Koha-Suomi), Tuomas Kunttu (Kyyti), Päivi Knuutinen (Vaara), Kodo Korkalo (Koha-Suomi), Susanna Sandell (Vaski), Pia Kusmin (Lappi), Kati Sillgren (Helle), Anneli Österman (Koha-Suomi), Noora Valkonen (OUTI, liittyi mukaan kohdassa 5)

1. Arin ajankohtaiset

Kirkeksessä alkoi tieturvan vaikutusten arviointi -prosessi ulkopuolisen firman tekemänä. Koha-Suomi mukana teknisenä tukena.

2. Versionvaihdon tilanne

Next-kannat ovat kaikilla kimpoilla pystyssä ja Finna-nextit haravoitumassa. Vaskilla on next-kannassa koko tietokannan sisältö, mutta muille kimpoille (ja Tätiin) tietoja on redusoitu vähemmäksi palvelimen tilakapasiteetin vuoksi. Pääkäyttäjät testaavat sekä yleisesti toimintoja että Koha-Suomen omia toimintoja sitä mukaa, kun niitä valmistuu. Tulossa tarkempaa tiedotusta versionvaihdosta Koha-Suomen puolelta.

3. PIN-koodien pituus

PIN-koodien pituus ei ole tietoturvan kannalta optimaalinen. Mitä voitaisiin tehdä, että sen saisi pidemmäksi? - Susanna/Vaski

Päätös: Vaski kysyy Mikro-Väylältä ja Bibliothecalta ja OUTI Lyngsoelta tukeeko heidän laitteensa yli neljä merkkistä pin-koodia. Jos kaikki tukee, muutetaan Kohassa pin-koodin generointia (JS-rimpsu) tuottamaan pidempiä pinejä. Jos jossakin on muiden toimittajien automaatteja, olkaa yhteydessä niiden toimittajaan ja selvittäkää niiden tilanne.

4. Action_logs-taulujen siivous kuukausittain

Action_logs-taulut siivotaan tällä hetkellä kerran vuodessa ja tiedot siirretään aktiivisesta taulusta arkistotauluun. Taulu on kuitenkin kasvanut osassa kimpoista niin isoksi, että siivousajo kestää todella pitkään ja lokitaulu on sen aikaa pois käytöstä. Koha ei toimi tällöin, koska moni toiminto kuten varausten tekeminen tai lainojen uusiminen lokitetaan ja kirjauksia ei voi tehdä, kun tauluun ei pysty kirjoittamaan.

Koha-Suomi ehdottaa, että siivousajo tehtäisiin jatkossa kerran kuukaudessa ja arkistoon siirretään aina reilun vuoden takainen kuukausi, esim. maaliskuussa 2023 siirretään arkistoon helmikuu 2022. Ehdotuksesta keskusteltiin pääkäyttäjien viikon 11 palaverissa, eikä siellä huomattu ongelmia asian suhteen. Tiedot pystyy tarvittaessa hakemaan arkistotauluista SQL-kyselyillä.

Päätös: Siivotaan jatkossa action_logs-taulu kerran kuussa ja siirretään arkistotauluun vuotta vanhemmat merkinnät. Säilytysaika jatkossa siis yksi vuosi aktiivisessa taulussa.

5. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Keskustellaan myös kehitysehdotusten määrästä ja kuinka paljon niiden käsittelyyn kuluu aikaa. Kehitysehdotuksia toivotaan edelleen tehtävän, mutta toiveena olisi, että niiden toteutuskelpoisuutta pohdittaisiin nykyistä tarkemmin jo ennen kehitysehdotuksen tekemistä. Ehdotusten läpikäyntiin kuluu tällä hetkellä paljon aikaa useilta henkilöiltä. Alla on taulukko GitHubissa olevien kehitysehdotusten määrästä. GitHub otettiin käyttöön lokakuussa 2022 ja mukana on muutamia Redminestä siirrettyjä ehdotuksia.

Tekijä	Kehitysehdotusten määrä Githubissa
Helle	24
Koha-Suomi	12
Kuvailuryhmä	4
Kyyti	3
OUTI	14
Vaara	6
Vaski	11
Yhteensä	74

Päätös: Ehdotetaan seuraavaa toimintatapaa: Kun kimpan henkilökunnalta tulee kehitysehdotus, pohditaan ensin kimpan pääkäyttäjien (tai muun pienryhmän) kesken, onko ehdotus hyvä ja tarpeellinen toteuttaa. Jos on, kimpan pääkäyttäjä esittää sen pääkäyttäjien viikkopalaverissa. Jos ehdotus koetaan sielläkin hyväksi, tehdään ehdotus Githubiin.

Käsiteltävät ehdotukset

Päätökset kirjattiin jokaiseen tikettiin kommenttina.

6. Muut asiat

Oppilaitosharjoittelija todennäköisesti tulossa Mikkeliin huhti-toukokuussa.

7. Seuraava kokous

Ke 19.4.2023 klo 9.

Asiantuntijaryhmän muistio 2/23

Aika: 20.2.2023 klo 9.00
Läsnä: Anneli Österman, Leena Kinnunen (Lappi), Tuomas Kunttu (Kyyti), Päivi Knuutinen (Vaara), Ari Mäkiranta, Piia Semenoff (OUTI), Kati Sillgren (Helle), Susanna Sandell (Vaski), Kodo Korkalo

1. Arin ajankohtaiset

Versionvaihdon testipalvelimia valmistellaan. Raportointipalvelun kanssa on haasteita palvelimien kanssa. Ne on siirtymässä uudelle palvelimelle. Kirkes etenee hyvin, käyttöönotto sovittu syyskuulle 2023. Konversio 4.-11.2023.

2. Varausten oletusvoimassaoloaika

Teokset tilataan nykyään paljon ennen kuin ne ilmestyvät ja jos ilmestyminen viivästyy voi käydä niin, että asiakkaiden varaukset ehtivät kahdessa vuodessa vanhentua ja poistua ennen kuin saavat varaamansa teoksen. Ongelmaa helpottaisi vähän oletusvoimassaoloajan muuttaminen kolmeksi vuodeksi. Muutos pitäisi tehdä sekä Kohan asetuksiin että Finnaan.

Päätös: Muutetaan oletusvoimassaoloaika kolmeksi vuodeksi. Ajetaan olemassa oleville varauksille yksi vuosi lisää voimassaoloaikaa. Finnaan tehtävä muutos oletusvoimassaolokaikaan, OUTI hoitaa pyynnön kaikkien puolesta Finna-toimistoon.

3. Kehitysehdotus-tikettien työnkulku

Kehitysehdotus-tikettien työkulku on kuvattu sanallisesti ja vuokaaviona (pdf) Tikettien työnkulku -wikissä. Käydään läpi.

Pari pientä täsmennystä pyydetään vielä kaavioon Larilta. Päivitetään Tikettien työnkulku -sivulle uusi versio, kun se valmistuu.

4. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Käytiin läpi alla listatut tiketit ja kirjattiin päätös jokaiseen tikettiin erikseen.

5. Uuden version ominaisuudet

Uudemmassa Koha-versiossa on muutamia ominaisuuksia, joiden käyttöönotosta olisi hyvä tehdä yhteinen päätös. Suurin osa uusista ominaisuuksista on kuvattu versionvaihdon repositorioon Uutta-wikiin.

5.1 Kaksivaiheinen kirjautuminen superlibrarian-tunnuksille?

Koha tukee jatkossa kaksivaiheista kirjautumista ja se olisi periaatteessa hyvä ottaa käyttöön ainakin superlibrarian-oikeuksilla olevilla tunnuksilla. Vaatii puhelimeen jonkin authenticator-sovelluksen. Ongelmana, että kaikilla pääkäyttäjillä ei ole henkilökohtaista älytyöpuhelinta.

Päätös: testataan toimintoa vielä tarkemmin. Miten toimia esim., jos esim. puhelin jää kotiin. Kuinka monella pääkäyttäjällä on työälypuhelin? OUTIssa selvitellään, onnistuuko tokenin liittäminen Kohan kaksivaiheiseen tunnistautumiseen.

6. Seuraava kokous

Ke 15.3.2023 klo 9.

Asiantuntijaryhmän muistio 1/23

Aika: 16.1.2023 klo 9.00
Läsnä: Ari Mäkiranta, Leena Kinnunen, Katri Sillgren, Päivi Knuutinen, Noora Valkonen, Tuomas Kunttu, Susanna Sandell, Katja Valjakka, Kodo Korkalo, Anneli Österman

1. Arin ajankohtaiset

Huoltokatkossa vaihdettiin vialliset muistikammat palomuuri-laitteita lukuunottamatta. Niille kammat vaihdetaan seuraavassa huoltokatkossa.
Versionvaihdon uudet testikannat on työn alla. Ongelmana on, ettei tila riitä kolmansille kannoille kaikille. Ratkaisu on työn alla.
- Vaski, johon viedään kaikki data saataneen tällä viikolla toimintaan.
actionlogs-taulun vuositauluihin vienti oli jumiutunut ja se jouduttiin keskeyttämään. Vaskin ja Lapin Kohat eivät toimineet sunnuntaina ennen kyselyjen keskeyttämistä n. klo 10.30.

2. Finna-kehitysehdotukset

Olisiko olemassa parempaa tapaa hallinnoida Finnaan liittyviä kehitysehdotuksia kuin nykyiset listaukset? /Susanna.

Käsittelemättömät kehitysehdotukset
Kansalliskirjastolle toimitetut kehitysehdotukset

Päätös: Pääkäyttäjäryhmä käsittelee jatkossa Finna-kehitysehdotukset. Tehdään uusi repositorio Finna-tiketeille. Ehdotuksen tekijä lähettää ehdotuksen Kansalliskirjastolle ja ylläpitää sen statusta meidän repositoriossa. Pääkäyttäjäryhmä käy läpi vanhat ehdotukset ja tekee keskeneräisistä uudet tiketit Finna-repositorioon.

3. Infoboksin piilotuksen poisto

Asiakas-sivulla on piilotettu vasemmasta reunasta ns. infoboksi, jossa on asiakkaan tiedot lyhyesti. Samassa boksissa näytetään, jos asiakkaan tili on lukittu liian monen epäonnistuneen kirjautumisen vuoksi. Pitäisikö piilotus poistaa, jotta lukitustieto saadaan näkyville? Jos piilotus poistetaan, kannattaa järjestelmäasetus HidePersonalPatronDetailOnCirculation olla “päällä”. Asetuksella määritetään, näytetäänkö boksissa asiakkaan yhteystiedot vai ei. Jos yhteystiedot piilotetaan, on näkymä seuraavanlainen:

Päätös: Poistetaan piilotus ja laitetaan kaikille päälle HidePersonalPatronDetailOnCirculation, jos se ei ole päällä. Ohje pääkäyttäjien vkon 3 kokoukseen.

4. Tiekartan päivitys

Käydään läpi Koha-Suomen tiekartan tilanne ja päivitetään se ajantasalle.

Tiekartta päivitetty.

5. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Käydään läpi alla mainitut kehitysehdotukset ja päätetään, toteutetaanko ne vai ei. Päätös kirjattu tikettiin. Avataan tarvittavat tiketit GitHubiin ja Bugzillaan.

6. Työryhmien vuosisuunnitelmat

Käytiin läpi asiantuntijaryhmän vuosisuunnitelma.

Asiantuntijaryhmän vuosisuunnitelma 2023

7. Muut asiat

Webkake-sopimukset

Webkake on käytössä Lappi, Vaara (Joensuu), OUTI (Oulu), Kyyti, Lumme (Mikkeli), Helle.
Hakosalon Jukalta tulossa sopimusluonnos, jota halukkaat voivat yhdessä käsitellä.

8. Seuraavat kokoukset

ma 20.2.2023 klo 9
ke 15.3.2023 klo 9
ke 19.4.2023 klo 9
ke 24.5.2023 klo 9