Tältä sivulta löydät Koha-Suomen asiantuntijaryhmän vuoden 2024 muistiot. Uusin muistio on aina ylimmäisenä.

Koha-Suomen asiantuntijaryhmään kuuluvat Leena Kinnunen (Lapin kirjasto), Noora Valkonen (OUTI-kirjastot), Päivi Knuutinen (Vaara-kirjastot), Hanna Ikonen (Lumme-kirjastot), Tuomas Kunttu (Kyyti-kirjastot), Katri Sillgren (Helle-kirjastot), Susanna Sandell (Vaski-kirjastot), Janne Seppänen (Lastu-kirjastot) sekä Riikka Mustajärvi (Kirkes-kirjastot). Koha-Suomesta mukana on puheenjohtajana Ari Mäkiranta ja asiantuntijoina Anneli Österman ja Kodo Korkalo.

Asiantuntijaryhmän valitsee kerran vuodessa Koha-Suomen hallitus.

Asiantuntijaryhmän muistio 12/2024

Aika: 27.11.2024 klo 13.00
Läsnä: Pia Kusmin (Lapin kirjasto), Ari Mäkiranta, Johanna Räisä, Anneli Österman (Koha-Suomi) Päivi Knuutinen (Vaara-kirjastot), Janne Seppänen (Lastu-kirjastot), Hanna Ikonen (Lumme-kirjastot), Tuomas Kunttu (Kyyti-kirjastot), Riikka Mustajärvi (Kirkes-kirjastot), Kati Sillgren (Helle-kirjastot), Susanna Sandell (Vaski-kirjastot), Noora Valkonen (OUTI-kirjastot)

1. Ajankohtaiset

Versionvaihdon kuulumiset: Versionvaihto meni pääsääntöisesti hyvin. Indeksit jouduttiin luomaan maanantaina uusiksi väärän mäppäystiedoston vuoksi. Käyttöönoton jälkeen on tullut esille virheitä, jotka eivät tulleet testeissä esille, mutta niitä on selvitelty sitä mukaa, kun niitä on raportoitu.

Seuraavan versionvaihdon aikataulu päätetään varsinaisesti tammikuussa, mutta erilaisten kevään aikataulujen vuoksi, pitäisi jo nyt päättää mahdollinen ajankohta kalentereihin varalta. Ehdolle asetettiin viikkojen 20-21 maanantait. Ilmoitelkaa Annelille, kumpi viikko olisi parempi.

Koha-seminaariin 27.-28.3.2025 kaivataan aiheita. Niitä voi laittaa Annelille kokouksen jälkeen.

  • Vuoden 2025 tiekartan konkreettinen eteneminen
  • To ryhmien kokoontuminen, pe varsinainen seminaaripäivä.

Sanasto on taas pyytänyt taas raporttia lainojen määristä lainauskorvauksia varten. Koha-Suomi toimittaa tilastot vuodenvaihteen tienoilla. Lastun osalta on selvityksessä, miten saadaan Auroran aikaiset tilastot.

Suomi.fi Viesteihin siirtymiset:

  • Vaarassa on käyttöönotto menossa, PostiMessaging-sopimus tehtävä ennen konkreettista käyttöönottoa.
  • Vaski on kiinnostunut käyttöönotosta, Susanna varmistaa, onko sille esteitä ja on Johannaan sitten yhteydessä.
  • Janne laittaa asiantuntijaryhmälle uusimmat Suomi.fi Viestien postitus-kuoritus-hinnastot

2. Uuden version ominaisuus, jolla voi valita, minkä sähköpostikenttien perusteella viestit lähetetään

Jatketaan edellisen kokouksen pohdintoja.

Hellestä saatu seuraava tieto:

Thomas Sundellia (AVI:n juristi) Laissa ei suoraan sanota tästä asiasta mitään. Tätä pitää katsoa tietosuoja-asetuksen kautta, ja tietosuojalaissa sanotaan, että tietoja saa säilyttää mm. lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi. Ikäraja kirjastorekisterissä on tarveharkintainen, ts. jos jotain tietoa tarvitaan, se voi ja tulee olla siellä. Esim. jos tietoa tarvitaan vaikka perintää varten tai kirjastonkäyttökiellon antamisen yhteydessä kuulemistilaisuuden yhteydessä, jossa kuullaan lasta vanhempien kanssa. Silloin pitää olla mahdollisuus olla yhteydessä huoltajiin, ja näin ollen huoltajatietoja tarvitaan.

Hän ei näe ongelmaa siinä, että huoltajatiedot ovat rekisterissä siihen asti kunnes lapsi täyttää 18 v., ja hän kysyi, mistä tuo 15 v:n ikäraja on tullut.

Vielä hän toi esiin sen seikan, että jos vaikkapa 15 vuotias (tai muu alaikäinen) aiheuttaa vahinkoa, josta tulisi korvausvastuulliseksi, niin se on huoltaja tai huoltajat, jotka voivat tehdä taloudelliset sopimukset korvausten maksamiseksi.

Päätös: Otetaan käyttöön emailpro eli Toissijainen sähköpostiosoite kaikissa kimpoissa, mikäli kimpassa halutaan käyttää kahta sähköpostiosoitetta. Jos kimppa ei halua käyttää toista osoitetta, voi sen edelleen piilottaa. Kentän kuvaus säilytetään ennallaan. Ei luoda automaattisia siivousajoja, joilla kentästä poistetaan tietoja tietynikäisiltä asiakkailta.

Pyydettävä myös Finna-toimistosta, että emailpro-kenttä saadaan näkyviin myös Finnaan ja tarvittaessa niiden kimppojen, jotka eivät tietoa kerää, pitänee piilottaa se sitten Finnassa Omista tiedoista. Kati kysyy Selkälän Tovelta, voisiko hän olla yhteydessä kaikkien kimppojen puolesta Finna-toimistoon. Kati tekee asiasta Finna-kehitysehdotuksen tietovarantoon.

3. Tilastoaineistojen toimittaminen Kirjastot.fi Raportointipalveluun

Jatketaan edellisen kokouksen pohdintoja.

Päätös: Kimpoissa on tarvetta Kirjastot.fi Raportointipalveluun, joten jatketaan palvelun kehittämistä ja käyttöönottoa.

4. Vaarassa käyttöön uudet HEOMATOIMI ja YHOMATOIMI -asiakastyypit

Vaarassa vaihtuu Toveri-omatoimiovikoneita SIP2-omatoimiovikoneiksi. Vaarassa pitää kaikkien omatoimea käyttävien hyväksyä omatoimen käyttöehdot, jotta he pääsevät kirjautumaan omatoimeen. Tätä varten heillä tarvitaan Kohaan kaksi uutta asiakastyyppiä HEOMATOIMI ja YHOMATOIMI eli Henkilöasiakas, omatoimi sallittu ja Yhteisöasiakas, omatoimi sallittu. Ovikoneiden asetuksiin määritetään, mitkä asiakastyypit pääsevät kirjautumaan.

Otetaanko nämä kaksi asiakastyyppiä mukaan yhdessä sovittuihin asiakastyyppeihin?

Päätös: Otetaan HEOMATOIMI ja YHOMATOIMI mukaan yhteisiin asiakastyyppeihin.

5. Itsepalvelulainaukset asiakasvarmenteen taakse

Kohan itsepalvelulainauksissa (SCO) pitäisi ottaa käyttöön myös asiakasvarmenteet, jotta pääsy niihin voidaan sallia vain tietyille käyttäjille/päätteille kuten virkailijaliittymässä.

Tekninen haaste: saavatko paikalliset IT:t toteutettua päätteille asiakasvarmenteen automaattisen hyväksynnän.

Päätös: Kimpat, joissa Kohan itsepalvelu on käytössä, selvittää paikallisen IT-osaston, saavatko he pääteet toimimaan asiakasvarmeenteen kanssa. Pohditaan sen jälkeen, miten edetään.

6. AuthSuccessLog

Kohan palvelimilla uhkasi loppua tila kesken, joten kaikkia kimppoja pyydettiin ottamaan pois päältä AuthSuccessLog-järjestelmäasetus, koska se on alkanut keräämään aikaisempaa enemmän lokia. Muutoksen jälkeen on selvinnyt, että tietoa ei ole kerääntynyt runsaasti vain kyseisen asetuksen vuoksi, vaan esim. RDA-konversiot ovat täyttäneet välivarastoja. Turhia tietoja poistetaan ja selvitetään, miksi onnistuneiden kirjautumisten lokitukset ovat lisääntyneet niin paljon. Kunhan asiaa on selvitelty ja mahdollisesti saatu tilanne rauhotettua, voidaan harkita asetuksen laittamista taas päälle.

7. Kehitysehdotusten läpikäynti

8. Muut asiat

Ei muita asioita.

9. Seuraavat kokoukset

Ke 8.1.2025 klo 13-15

Asiantuntijaryhmän muistio 11/2024

Aika: 24.10.2024 klo 13.00
Läsnä: Ari Mäkiranta, Kodo Korkalo ja Anneli Österman (Koha-Suomi), Kati Sillgren (Helle), Leena Kinnunen (Lappi), Päivi Knuutinen (Vaara), Riikka Mustajärvi (Kirkes), Susanna Sandell (Vaski), Hanna Ikonen (Lumme), Janne Seppänen (Lastu), Noora Valkonen (OUTI), Roosa Väisänen (Kyyti)

1. Ajankohtaiset

Koha-seminaarin ajankohdaksi valikoitui pääkäyttäjäpalaverissa 27.-28.3.2025 Turussa. Torstaina Studio-tilan varaus alkaa klo 10. Lisäksi varattuna on kolme muuta pienempää tilaa iltapäivälle ryhmätyöskentelyä varten.

Ideoita seminaarin aiheiksi voi miettiä seuraavaan kokoukseen.

Kodo on tutkinut VTJ-integraatiota (osoitetietojärjestelmä) ja hän esitteli alustavan suunnitelman, miten osoitetietojen päivitysprosessi tulisi toimimaan.

Finna-toimiston kanssa tullaan keskustelemaan mahdollisuudesta asiakkaan rekisteröitymisestä vahvalla tunnistautumisella Finnan kautta Finna-kehitysehdotusten läpikäyntikokouksessa.

2. Uuden version ominaisuus, jolla voi valita, minkä sähköpostikenttien perusteella viestit lähetetään

Viestien lähetys asiakkaalle useampaan sähköpostiosoitteeseen

Yhteisön tiketti 12802

Kohassa asiakkaalle voi tallentaa useamman sähköpostiosoitteen, mutta tähän mennessä vain yhteen niistä on voinut lähettää asiakkaan viestit. Myöskään ei ole voinut valita, mihin osoitteeseen viestit lähetetään. Nyt on mahdollista lähettää viestit useampaan osoitteeseen ja valita, mihin osoitteeseen/osoitteisiin viestit lähetetään.

Järjestelmäasetuksessa EmailFieldPrimary voidaan valita, mihin sähköpostikenttään tallennettuun osoitteeseen viestit lähetetään. Esim. sähköpostia tai toissijaista sähköpostia.

Jos asetukseen asetetaan Valittuja sähköpostiosoitteita, tarkistaa Koha toisen järjestelmäasetuksen EmailFieldSelection sisällön. Asetuksessa voidaan valita, mihin osoitteisiin viestit lähetetään. Esim. sähköpostia ja/tai toissijaista sähköpostia.

Tätä ominaisuutta voi hyödyntää esim. lisäämällä toissijaiseen sähköpostiosoitteeseen huoltajan osoitteen, jolloin viestit varauksista ja palautuskehotuksista menevät myös hänelle.

Pohdittavaksi:

  • pitäisikö lapsiasiakkaalta poistaa huoltajien sähköpostiosoitteet lisäkentistä, kun he täyttävät x vuotta?
  • vaikeuttaako ylläpitoa, jos sähköpostiosoitteita tallennetaan eri kimpoissa vähän eri tietokannan kenttiin/sarakkeisiin
    • olisiko tarpeen sopia yhdessä, mitä sähköpostikenttiä käytetään?

Kokouksen aikaisia pohdintoja:

Tarvetta useammalle sähköpostikentälle voi olla esim.

  • lapsiasiakkailla huoltajien sähköpostiosoitteet
  • yhteisöasiakkailla vastuuhenkilöiden sähköpostiosoitteet
  • jos asiakkaalla on vaikeuksia saada viestejä perille, jolloin asiakas voisi ilmoittaa kaksi osoitetta

Voisiko toissijaisen sähköpostiosoitteen nimetä “Takaajan sähköpostiosoite” ja käyttää sitä vain siihen tarkoitukseen?

  • tällöin voisi luoda automatiikan, joka tyhjentää kentän, kun lapsiasiakas muuttuu henkilöasiakkaaksi
  • yhteisöasiakkailla tieto ei tippuisi automaattisesti
  • selvitettävä kimpoissa, saako lain mukaan tietoja toimittaa huoltajalle yli tietyn ikäisten lasten lainoista/varauksista
    • “lainmukaista” tietoa voi kuitenkin olla hankala saada, koska sellainen tieto ehkä saadaan vasta sitten, kun siitä tehdään ennakkotapaus.
  • Miten vaikuttaa Suomi.fi Viestit? Kuinka pitkäikäinen ratkaisu useamman sähköpostikentän käyttö olisi?
    • puolesta-asiointi lasten osalta

Jatketaan keskustelua seuraavassa kokouksessa.

3. Integraatiot

Viime kokouksessa päätettiin, että kaikki päivittävät Integraatiot-listan omalta osaltaan ajantasalle. Katsotaan tilanne ja pohditaan, onko tarvetta jatkoselvittelyihin borrowers/status-rajapinnan välittämien tietojen osalta.

Päätös: Tiputetaan borrowers/status-rajapinnasta fines-kenttä versionvaihdon yhteydessä. Jos jokin integraatio menee rikki, niin ollaan sitten siihen yhteydessä kyseiseen palveluun ja selvitetään, onko heillä mahdollista korjata integraationsa. Jos kokeilu ei toimi, palautetaan käyttöön vanha versio. Kodo tekee muutoksesta tiketin.

4. Kehitysehdotusten läpikäynti

  • Epäonnistuneisiin taustatoihin mahdollisuus tehdä ajo uudelleen #1428
    • Koha-Suomen asiantuntijaryhmä 24.10.2024: Hanna tekee yhteisöön kehitysehdotustiketin, että niteiden poistotaustatöihin pitäisi saada aina lista käsitellyistä niteistä, onnistui poisto tai ei. Alkuperäisestä ongelmasta on jo yhteisössä tiketit. Suljetaan tämä tiketti, koska sisältö on päätöksen osalta täysin eri ja Hanna tekee uuden tiketin uudella sisällöllä myös meidän GitHubiin. Lisäksi tiedoksi, että jos joskus tulee tarpeen ajaa taustatyö uudelleen, niin päivystäjää voi pyytää tekemään sen.
  • Kyyti: Kotipalvelun lainojen tarkistus koskemaan myös nyt lainassa olevia #1437
    • Koha-Suomen asiantuntijaryhmä 24.10.2024: Tuomas tekee tiketin yhteisölle. Tutkitaan itse, onko helppo toteuttaa ja toteutetaan ja tarjotaan yhteisölle, jos se on helppo. Jos muutos on työläs, odotetaan ratkaisua yhteisöltä.

5. Muut asiat

5.1 Kolmansien osapuolien pääsy testeille ja tuotantoon.

  • Tarvitaan yhtenäinen linjaus siitä miten kolmansia osapuolia päästetään Koha-Suomen ylläpitämiin järjestelmiin.
    • Tuotantojen virkailijaliittymiin pääsy ei ole suositeltavaa, vaan testaukset tulisi tehdä ensisijassa testiympäristöissä ja lopullinen tuotantotestaus tehdä kirjaston henkilökunnan toimesta (mahdollisesti yhteistyössä integroitavan järjestelmän toimittajan kanssa, esimerkiksi Jitsi-yhteydellä).
  • Miten toimitaan tunnusten, asiakasvarmenteiden ym kanssa?
    • Pääkäyttäjät tekevät tunnukset ja toimittavat kimpan varmenteen kolmannelle osapuolelle turvallisesti?

Päätös: Jatkossa kolmansilla osapuolille sallitaan pääsy vain testi-kantaan ja tehdään heitä varten yksi varmenne, jolla on pääsy vain testi-kantoihin. Edelleen on kuitenkin tärkeä pitää Koha-Suomen henkilökunta ajan tasalla siitä, kellä kaikilla kolmansilla osapuolilla on pääsy testeille.

5.2 Ohjeistus uusille SQL-kyselyiden tekijöille / harjoitteluun

Luodaan yhteinen ohjeistus, missä SQL-kyselyiden tekemistä voi harjoitella ja mitä harjoittelussa kannattaa ottaa huomioon.

  • kyselyt tehdään replicalla, joten tuotantoa ei saa pelkällä kyselyllä kaatumaan
  • mutta jos replican saa alas ja juuri samaan aikaan tuontannossa tulee ongelma voi seurauksena olla tilanne, jossa tuotannon tietojen kahdennus ei toimikaan ja tietoja voidaan joutua palauttamaan dumpeista. Se voi taas kestää tunteja-päiviä.
  • raportit varaavat palvelimen “workereita” ja jos ajetaan kerralla paljon raskaita ajoja, voi workereiden määrä loppua, jolloin niitä ei riitä tekemään Kohan muita toimintoja.
  • Koha-Suomi keskustelee Bittigurun kanssa ja omissa palavereissa, voitaisiinko luoda vielä tilastoja ja SQL-raporttien tekemisen harjoittelua varten vielä oma tietokanta.

Suosituksia (Ari, Anneli ja Kodo täydentää listaa)

  • raporttien luontioikeutta ei kannata antaa kovin yleisesti
  • raportteja tehtäisiin vain ns. virka-aikana, jolloin on päivystäjä selvittämässä mahdollisia ongelmia
  • uusi raportin tekijä tutustuu Koha-Suomen tekemään SQL-koulutukseen

5.3 Tilastoaineistojen toimittaminen Kirjastot.fi Raportointipalveluun

  • Onko Raportointipalvelu vielä ajankohtainen nyt kun käyttöön on otettu esimerkiksi PowerBI monessa paikkaa?
  • Tietojen formaatti, nimet ja sukupuolet

Päätös: Kimpoissa selvitetään seuraavaan kokoukseen, onko tarvetta Kirjastot.fi Raportointipalvelulle, jotta voidaan päättää, kannattaako kehitystyötä viedä loppuun.

6. Seuraavat kokoukset

Ke 27.11.2024 klo 13-15
Ke 8.1.2025 klo 13-15

Asiantuntijaryhmän muistio 10/2024

Aika: 25.9.2024 klo 13.15
Läsnä: Päivi Knuutinen (Vaara), Kati Sillgren (Helle), Susanna Sandell (Vaski), Tuomas Kunttu (Kyyti), Pia Kusmin (Lappi), Piia Semenoff (OUTI), Janne Seppänen (Lastu), Hanna Ikonen (Lumme), Riikka Mustajärvi (Kirkes), Ari Mäkiranta, Kodo Korkalo ja Anneli Österman (Koha-Suomi)

1. Ajankohtaiset

  • LASTUn käyttöönotto menossa, kaikki mennyt pääsääntöisesti hyvin.
  • Version vaihto lähenee ja tuotantoihin viedään tässä välissä vain kriittiset korjaukset.
  • Tiedostojärjestelmän muutokset tehty.

2. Koha-seminaari

Pidetään Koha-seminaari helmi-maaliskuussa 2025 alustavasti Turussa kaksipäiväisenä. Toisena päivänä ryhmätyöskentelyä. Susanna selvittelee, onko heillä tiloja vapaana ja milloin. Kimpoissa myös pohdintaan ja ehdotuksia sopivista ajankohdista. Striimataan tilaisuus soveltuvilta osin.

Aiheita ohjelmaan kaivataan myös. Niitä voi lähettää Arille tai Annelille.

3. borrowers/status-rajapinnan välittämät tiedot

Elementissä nousi keskustelu borrowers/status-rajapinnan välittämistä tiedoista ja onko se kaikki tarpeellista. Esimerkiksi sähköpostia ei kaikki palvelut tarvitse. Ei myöskään ole selkeää tietoa olemassa, mitä kaikkia tietoja eri integroidut järjestelmät hyödyntävät. Pohdittiin, onko tarvetta selvittää tarkemmin, mitä tietoja mikäkin järjestelmä käyttää ja onko rajapinnassa ylimääräisiä tietoja.

Päätös: Päivitetään ensin Integraatiot-listaus ajantasalle, koska niihin on tullut paljon muutoksia kuntien yhteisen e-kirjaston myötä. Pohditaan sen jälkeen, onko tarkemmille selvityksille tarvetta.

4. Tikettien priorisointi

Kommentteja:

Vaski:

  • Kuinka isoa osaa käyttäjistä/asiakkaista tiketti koskee
  • Kiireellisyys = päivystys?
  • Onko käytön estävä vai voidaanko kiertää jollakin tavalla
  • Aiheuttaako merkittävää haittaa: esim virheellisiä asiakastietueita, asiakkaalle asti näkyvä haitta
  • Onko kyseessä tietoturvaa parantava ominaisuus
  • Mikä on kehittämiseen/ylläpitoon tarvittava työmäärä suhteessa ominaisuuden tuomaan hyötyyn

Kirkes: ei ole tullut kommentteja

Kyyti: prioriteettiä nostavia: tietoturva, suoraan asiakkaaseen liittyvät,helppokäyttöisyys, ylläpidon helppous, tutkittu mm. Eisenhowerin priorisointia

OUTI: suoraan asiakkaisiin liittyvät olisi korkeimmalla tärkeysjärjestyksessä. Lisäksi mietimme, että olisi tärkeä saada vanhat roikkuvat tiketit tehtyä.

Lappi:

  • vaikuttavuus : skaalalla Koha-Suomen kirjastot - yksi asiakas/yksi työntekijä
  • kiireellisyys: ei estä Kohan / Finnan käyttämistä vs. jumittaa Kohan
  • Oulun esittämät syyt: lain- ja sääntöjenmukaisuuden ristiriidat
  • kuinka moneen eri toimintoon / asiaan vaikuttaa
  • nopea ja helppo <-> aikaavievä : kuten oli Redminessa

Päätös: Tehdään pienemmällä ryhmällä tiiviimpi kooste. Ryhmään tulee mukaan Anneli, Ari, Susanna, Tuomas ja Kodo. Käydään sitten ryhmän kooste/esitys läpi asiantuntijaryhmässä.

5. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

  • Asiakashakuun täsmällisemmät hakuvaihtoehdot #1299
    • Päätös: Kehittäjät tutkivat, kuinka haastaavaa olisi lisätä täsmällinen haku. Jos se ei ole suuritöinen, niin ehdotetaan muutosta yhteisöön. Toiveena tuli, että tarkka haku olisi mahdollista valita oletukseksi tavalla tai toisella (esim. JavaScriptillä).
  • Sähköpostiviesti voimassaolevan varauksen lähestyvästä vanhenemispäivästä #1350
    • Päätös: Muutetaan oletusvoimassaoloaika Kohassa ja Finnassa viiteen vuoteen. Muutetaan ajolla jo olemassa olevat varausten voimassaoloajaksi viisi vuotta tekopäivästä.
    • Pääkäyttäjät: oletusvoimassaoloajan muutos DefaultHoldExpirationdate-järjestelmäasetukseen
    • Tiketin tekijä Piia:
      • on yhteydessä Finna-toimistoon ja pyytää kaikille voimassaoloajan muutoksen viiteen vuoteen.
      • Tekee uuden tiketin olemassa olevien varausten voimassaoloajan muutoksesta. Jokainen kimppa kommentoi tikettiin, kun järjestelmäasetus on muutettu ja ajo voidaan tehdä.
  • Vaaran vastuuhenkilöille (takaajille) muutettava “kirjastokortin” numero #1376
    • Tästä keskusteltiin Koha-Suomen palaverissa ja haluttiin asiaan myös asiantuntijaryhmän mielipide.
    • Päätös: Suurimmassa osassa kimppoja kirjastokorttikenttä ei ole pakollinen. Lumpeissa ja Vaarassa on. Suositellaan pakollisuuden ottamista pois, koska toimintatapa on toiminut muissa kimpoissa.
      • Kun Vaara ja Lumme ovat poistaneet pakollisuuden, voidaan TAKAAJA-asiakastyypin asiakkailta tyhjentää kirjastokorttikenttä tietokanta-ajolla. Tehkää Vaara ja Lumme niistä erilliset tukipyynnöt.
  • Asiakkaan vanhenemispäivämäärän valinnassa kummallisuus #1390
    • Halutaanko estää se, että vanhenemispäivää ei voisi enää laittaa menneisyyteen? Toimintoa on hyödynnetty esim. siinä tapauksessa että tunnusta ei ole haluttu astumaan heti voimaan.
    • Päätös: Käyttäjätunnus vanhenee sinä päivänä, mitä kenttään on valittu, joten saman päivän valitseminen tekee tunnuksen vanhentuneeksi. Saman päivän valitseminen onnistuu myös silloin, jos on käynyt avaamassa Tullut asiakkaaksi -päivämäärävalinnan. Kyseessä on siis lähinnä kosmeettinen haitta, joten ei koettu tarvetta korjata toimintoa.
  • Vaski: Finna-rajapinta tukemaan asiakasmääreiden muokkaamista.
    • Vaskissa olisi tarve parantaa Kulttuurikorttitoteutusta. Se edellyttäisi, että saisimme näkyviin ja asiakkaan säädettäväksi Kulttuurikortti-valinnan, joka on siis toteutettu asiakasmääreenä. Lisäksi olisi tarkoitus saada Kulttuurikorttiasiakkaiden tiedot siirtymään Raportteri-rajapinnan kautta automaattisesti. Tällä hetkellä Kulttuurikorttiasiakkaat viedään dumppina pääkäyttäjän toimesta ja asiakas näkee Kulttuurikorttiasiakkuutensa vain Emailerin ”rekisterissä”, johon hän pääsee suoraan sähköpostista (tietoturvaongelma). Lisäksi asiakas voi kieltää Emailerissa sähköpostitiedotteet, mutta kun asiakas tulee kysymään kirjastosta miksei saa tiedotteita, niin virkailija ei tätä estoa näe.
    • Päätös: Muilla kimpoilla ei ole tarvetta saada muita asiakasmääreitä kuin varaustunnus näkyviin Finnassa. Susanna selvittelee onko Vaskilla rahaa mahdollisesti maksaa muutoksen tekeminen ja ylläpitäminen Finna-rajapintaan. Koha-Suomessa mietitään, mitä kehitys ja ylläpito voisi maksaa ja onko siihen laittaa työaikaa.

6. Syksyn kokoukset

To 24.10.2024 klo 13-15
Ke 27.11.2024 klo 13-15
Ke 8.1.2025 klo 13-15

7. Muut asiat

Kokouksen aikana kävi ilmi, että Finna-rajapinta ei tarvitse enää erikseen käyttäjätunnusta verkkomaksuja varten. Päätettiin, että pääkäyttäjät siivovat pois erilliset Finnamaksu-tunnukset. Huolellinen testaus sen jälkeen, että maksuja voi edelleen tehdä.

Asiantuntijaryhmän muistio 9/2024

Aika: 26.8.2024 klo 13
Läsnä: Päivi Knuutinen (Vaara), Ari Mäkiranta (Koha-Suomi), Susanna Sandell (Vaski), Kati Sillgren (Helle), Tuomas Kunttu (Kyyti), Noora Valkonen (OUTI), Leena Kinnunen (Lappi), Riikka Mustajärvi (Kirkes), Hanna Ikonen (Lumme), Kodo Korkalo ja Anneli Österman (Koha-Suomi)

1. Ajankohtaiset

Lastun käyttöönotto on syyskuussa. Kolmas testikonversio on menossa ja ti-ke he pääsevät tarkistamaan konversion onnistumista.

Käyttökatkot vkolla 33 tiistaina ja keskiviikkona.

Tiedostojärjestelmän remontti on tulossa seuraavassa huoltoikkunassa.

  • kannattaa varautua siihen, että koko huoltokatkon ajan eli klo 7-9 välillä järjestelmässä voi olla katkoja.

2. Kohan versiopäivitys syksyllä

Vahvistetaan aiemman kokouksen alustava päätös.

Alustava päätös oli: maanantai 18.11.2024, eli työt alkavat jo sunnuntaina 17.11.2024 klo 19.

Lopullinen päätös: versionpäivitys tehdään maanantai 18.11.2024, mutta työt alkavat jo sunnuntaina 17.11.2024 klo 19. Suositus: kannattaa varautua siihen, että järjestelmä on pois käytöstä tiistaihin puoleen päivään. Parempi varautua pidempään katkokseen ja avata aiemmin tarvittaessa.

3. Varausten priorisointi

Jatketaan viime kokouksen keskustelua.

Tuomas on laskenut Kyytissä, kuinka monta prosenttia ajasta nide on kuljetuksessa/varaushyllyssä. Kyytissä se on 27 %. Tuomas tekee ohjeet muille, miten saadaan vastaava luku laskettua myös muilta kimpoilta ja pystytään vertaamaan lukuja priorisoinnin jälkeiseenkin aikaan.

Taustatiedoksi laskelmien kaveriksi kaikista kimpoista

  • Kuinka usein viikossa kuljetus liikkuu
  • Mikä on varauksen noutoaika

OUTIssa tehty vastaavia laskuja 2017 ja luvut ovat samansuuntaisia kuin Kyytissä.

Koha-Suomen palaverissa sovitaan, ketkä kehittäjistä alkaisi miettimään tähän teknistä toteutusta.

4. Tikettien priorisointi

Kehitysehdotusten pitkä häntä on purettu ja seuraavaksi pitäisi priorisoida toteutettavat ehdotukset/tiketit. Pohdittavaksi:

  • Tätä varten olisi hyvä luoda priorisointiasteikko.
  • Tavoite olisi, että priorisointiin ei tule kulumaan paljon Koha-Suomen aikaa.
  • Mitkä kaikki tiketit priorisoidaan?
  • Työnjako priorisoinnissa?
  • Millä ehdoilla tiketti kuuluu mihinkin prioriteettiin?
  • Millä aikataululla “luvataan” toteuttaa minkäkin prioriteetin tiketti?
  • Vanhemmat kehittäjät voivat muuttaa prioriteettia, jos se ei selkeästi täytä kriteerejä.
  • Mitkä kehittäjien tekemät prioriteettimuutokset pitää käyttää asiantuntijaryhmässä käsiteltävänä?
    • Kimpan asiantuntijaryhmän jäsenen kautta?

Ehdotus asteikosta keskustelun pohjaksi:

  1. Korkea
  2. Normaali
  3. Matala

Luodaan priorisoinnin kriteeristö. Tekemässä ainakin Koha-Suomen väkeä, halutaanko mukaan edustaja/edustajia asiantuntijaryhmästä? Kun ryhmä on saanut luonnoksen valmiiksi, tuodaan se asiantuntijaryhmän hyväksyttäväksi. Sen jälkeen tiketin tekijän tulee priorisoida uudet tiketit käyttäen kriteeristöä. Tämä on uusi asia, johon totuttelu voi viedä kaikilta aikaa.

26.8. ajatuksia:

  • prioriteettivaihtoehtoiksi “päivystys”?
  • ketä ja kuinka isoa osaa käyttäjistä asia koskee?
  • tarvitaan seuranta, että tiketit tulee tehdyksi jollakin aikataululla

Päätös: Jatketaan keskustelua seuraavissa kokouksissa, kun asiaa ja kriteereitä on ehditty pohtimaan kimpoissa tarkemmin.

5. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Käydään läpi ne ehdotukset, mitkä ehditään.

6. Syksyn kokoukset

Seuraava kokous on keskiviikkona 25.9. klo 13.15. Sovitaan loput syksyn kokoukset seuraavassa kokouksessa.

7. Muut asiat

Tiketin 1347 JavaScript - tehdäänkö JS-liitännäiseksi?

Päätös: Tehdään JS-liitännäiseksi siten, että asiakastyypit voi määrittää konfiguroinnissa.

Asiantuntijaryhmän muistio 8/2024

Aika: 19.6.2024 klo 13
Läsnä: Pirkko-Liisa Lauhikari (OUTI-kirjastot), Pia Kusmin (Lapin kirjasto), Kati Sillgren (Helle-kirjastot), Roosa Väisänen (Kyyti-kirjastot), Annika Helastila (Kirkes-kirjastot), Susanna Sandell (Vaski-kirjastot), Irina Halminen (Vaara-kirjastot), Ari Mäkiranta, Kodo Korkalo, Anneli Österman (Koha-Suomi)

1. Arin ajankohtaiset

Yhtiökokous pidettiin 17.6.2024. Kokouksessa valittiin uusi hallitus.

Uusi hallitus: Pj. Jouni Pääkkölä, Vpj. Nina Sipola, Maarit Tuomisto, Katri Rahkola, Karoliina Kanerva, Pia Kontio, Pekka Penttinen, Rebekka Pilppula ja Tiia Häsä.

2. Koha versiopäivitys syksyllä

Versioon 24.05 on tullut tärkeitä päivityksiä, jotka halutaan mukaan meidän versioon mahdollisimman pian. Helpoimmalla nämä saadaan mukaan tekemällä ylimääräinen versiopäivitys.

Mikä olisi sopiva ajankohta versiopäivitykselle?

  • Lapissa toiveena viikonlopun yhteyteen eli esim. maanantai
  • Lastussa käyttöönotto vko 38-39

Alustava päätös: maanantai 18.11.2024, eli työt alkavat jo sunnuntaina 17.11.2024 klo 19.

Miten tehdään jatkossa versiopäivitysten kanssa? Tehdäänkö keväällä 2025 seuraava päivitys vai odotetaanko vuosi ja tehdään vasta keväällä 2026? Syksy on versiopäivityksen kannalta hankala aika.

Alustava päätös: Päätetään syksyllä, kun nähdään, kuinka iso seuraava päivitys on.

3. Palvelinten käyttöjärjestelmän versiopäivitys keväällä 2025

Palvelinten Ubuntu-käyttöjärjestelmään pitää tehdä versiopäivitys keväällä 2025, koska nykyisen käyttöjärjestelmän tukiaika päättyy toukokuussa. Todennäköisesti aiheuttaa muutaman tunnin käyttökatkoksen Kohaan.

4. Suomi.fi Viestit

  • Suomi.fi Viestit -palveluun on tullut jo mahdollisuus lähettää viestejä myös henkilötunnuksettomille asiakkaille.
    • Muutos meidän rajapintaan jo tehty ja pitää vielä testata.
  • Koha-Suomi pilotoi DVV:n REST-rajapintaa syksyllä. RESTin kautta saadaan viestien sisältö kulkemaan Suomi.fi:hin paremmin, eikä asiakkaiden tarvitse avata erillistä pdf-tiedostoa lukeakseen kirjaston viestin.
  • Kirjeviestintä toimimaan kaikilla kimpoilla Suomi.fin kautta Kirkeksen ja Lastun tapaan?
  • Jatkossa kaikki viestintä Suomi.fin kautta?
    • Sähköpostin tietosuoja- ja toimitusongelmat
    • Mobiilisovelluksilla käytännössä samanlainen käyttäjäkokemus kuin nykyisin tekstiviesteillä

Päätös: Otetaan REST-rajapinta käyttöön Kirkesissä ja Lastussa ja selvitetään, millä aikataululla Suomi.fi Viesteihin siirtyminen onnistuisi muissa kimpoissa.

5. Euroopan unionin kyberturvallisuusdirektiivi NIS2

Euroopan unionin kyberturvallisuusdirektiivi NIS2 on lausuntokierroksella, eikä vielä ole tietoa, koskeeko se meitä.

6. Sähköisen asiakkaaksi ilmoittautumisen tilannekatsaus

Kodo kertoi tilannekatsauksen.

  • Joensuussa käytössä vahvan tunnistautumisen lomake, jota voidaan höydyntää. Se tuottaa JSON-muotoista dataa, joka voidaan viedä REST-rajapinnan kautta Kohaan.
  • Lomakkeelle tulee esitäytettynä tiedot VTJ:stä, lisäksi asiakas saa itse täydentää spostiosoitteen ja puhelinnumeron, koska niitä ei tule.
  • Kotikirjastona asiakkaalle kimpan yksi kirjasto, koska valinta hankala toteuttaa lomakkeelle.
  • Tallennuksen jälkeen asiakas hakee kirjastokortin henkilökortin kera mistä tahansa kimpan kirjastosta, jolloin asiakastietoihin mm. lisätään hetu, muutetaan asiakastyyppi henkilö/lapsiasiakkaaksi ja täydennetään viestiasetukset.
  • Lapsiasiakkaiden ilmoittautuminen
    • Suomi.fi:ssä on puolesta-asiointimahdollisuus, jota voitaneen hyödyntää.
    • Huoltajaa ei saada kiinni lapsiasiakkaaseen sähköisellä ilmoittautumisella, koska huoltajaa ei saada yksiselitteisesti tunnistettua.
      • Teknisesti voitaisiin mahdollisesti käyttää huoltajan kirjastokortin numeroa silloin, kun sellainen on olemassa.
      • Muissa tapauksissa huoltajan tiedot voitaisiin kirjoittaa lomakkeelle ja ne siirtyisivät Kohaan esim. huollettavan asiakkaan Ei-asiakas-takaaja-kenttiin. Korttia haettaessa tiedot sitten täydennettäisiin.
      • Tekninen toteutus pitää vielä tutkia tarkemmin.

7. Varausten priorisointi

Jatketaan asian käsittelyä. Kaikille annettiin tehtäväksi pohtia, minkälaisia ehtoja priorisointiin pitäisi käyttää.

Vaski-kirjastojen ajatukset:

  • Priorisointi tapahtuu, kun
    • tietueella on lainattavissa ja varattavissa olevia niteitä vähintään 10 kpl JA tietueella on jonossa vähintään 20 aktiivista varausta
    • Priorisointiin otetaan mukaan jonon alusta 20 aktiivista (ei-keskeytettyä) varausta
    • Varausten ohittaminen: 1/4 (ohitukset/nidemäärä) pidentäisi teoriassa odotusaikaa yhdellä viikolla (neljän viikon laina-ajoin). Eli esim ohituskerrat 5, jos nidemäärä 20.
    • Varausta ei ohiteta ollenkaan, mikäli varaus kohdistuu tiettyyn niteeseen.
    • Miten varausjononumero tulisi asiakkaalle esittää? Aika arvio? Infopallura? Tieto priorisoinnista varausjonoon? ”Tähän varausjonoon kohdistuu priorisointia”
    • Suosii isoja toimipaikkoja?
    • 11.6.2024 Vaskissa oli 573 varausjonoa, jossa yli 20 aktiivista varausta ja vähintään 10 nidettä.

OUTI-kirjastojen ajatukset:

  • Aloitetaan yksinkertaisilla käytännöillä. Tuolloin on helppo ratkoa ongelmat, jos niitä ilmenee ja muokata, jos hyötyjä ei tule. Ei vesitetä liian tiukoilla rajauksilla tavoitetta eli kuljettamisen karsimista.
  • Olisiko ideaa käyttää priorisoinnissa pohjana kirjastoryhmää/poimintaryhmää? Eli esim. jos kirjastoon palautuu nide, johon kohdistuu varaus samassa kirjastoryhmässä/poimintaryhmässä olevaan kirjastoon, tärppäisi varaus sen kirjaston varaukseen. Koska tämä ei ehkä suosisi kuntia, joissa vain yksi kirjasto, niin siitä johtuen ohituksia voisi olla enintään 3 kertaa yhtä varausta kohti.
  • Varausten ohittaminen: 3 kertaa, enintään 5 kertaa. Viisi ohituskertaa voi pidentää varaajan odotusaikaa jopa puoli vuotta, jos varauksia on paljon ja niteitä on vähän. Kolme ohitusta olisi kohtuullinen määrä, myös ajallisesti.
  • Priorisointiin otetaan mukaan jonon alusta 5–10 ensimmäistä voimassa olevaa (ei keskeytettyä) varausta. OUTIssa Qfactoryn testailuissa jo muutaman ensimmäisen varauksen priorisoinnissa säästyi paljon kuljetusaikaa.
  • Ei ole ongelma, jos varaus tärppää järjestyksessä pitkälläkin olevaan varaukseen, jos kimpassa kaikki tai lähes kaikki kunnat ovat ko. nimekettä hankkineet.

Kirkes-kirjastot:

  • priorisointia ei tarvita, koska kirjastoja on vähän

Keskustelusta koontia:

  • optimointia tehtäisiin vain jonossa 5-20 ensimmäisen aktiivisen varauksen osalta. (Parametroitavaksi, jolloin sitä voi muokata kokemuksen kertyessä)
  • Miten näytetään sija?
    • ei näytetä ollenkaan
    • näytetään sijaksi se luku, kuinka monta jonosta priorisoidaan (5-20) eli jos priorisoidaan 15 ensimmäistä, on sijana aina vähintään 15 (ja kenelläkään ei näytettäisi sijaksi 1-14).
  • Varaus voidaan ohittaa 2 kertaa (parametroitavaksi, jolloin sitä voi muokata kokemuksen kertyessä).

8. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

9. Seuraavan asiantuntijaryhmän kokoonpano

Ehdolle seuraavaan asiantuntijaryhmään:

OUTI: Oulusta Noora Valkonen ja varalle Piia Semenoff
Kirkes: Riikka Mustajärvi Tuusulasta ja varalla Anu Järvi Mäntsälästä
Kyyti: Tuomas Kunttu (Kouvola) ja Roosa Väisänen (Kotka)
Lappi: Leena Kinnunen (Rovaniemi) ja Pia Kusmin (Tornio)
Vaski: Susanna Sandell ja Asko Autio (Turku)
Vaara: Päivi Knuutinen ja Irina Halminen (Joensuu)
Helle: Kati Sillgren ja Tove Selkälä (Porvoo)
Lumme: Hanna Ikonen ja Katja Valjakka (Mikkeli)
Lastu: Janne Seppänen (Lahti), Lauri Hänninen (Lahti)

10. Muut asiat

Sähköisesti asiakkaaksi ilmoittautumisen yhteydessä keskusteltiin myös siitä, onko takaajatieto pakollinen tieto vai lisätäänkö se, koska niin on aina tehty. Järjestelmän kannalta sen pakollisuus luo monimutkaisuutta. Sovittiin, että kimpoissa selvitetään, pystyisikö takaajan merkitsemisestä luopua. Kerätään perusteluita, miksi takaajatieto tarvitaan.

Seuraava kokous: ma 26.8.2024 klo 13-15

Asiantuntijaryhmän muistio 7/2024

Aika: 27.5.2024 klo 13
Läsnä: Päivi Knuutinen (Vaara), Piia Semenoff (OUTI), Roosa Väisänen (Kyyti), Pia Kusmin (Lapin kirjasto), Riikka Mustajärvi (Kirkes), Susanna Sandell (Vaski), Katja Valjakka (Lumme), Ari Mäkiranta, Anneli Österman, Kodo Korkalo (Koha-Suomi)

1. Arin ajankohtaiset

Versiopäivitys meni melko hyvin. Suomi.fi viesteihin on tulossa käyttöön REST-rajapinta.

2. Tiekartan tarkistus

Käydään läpi tiekartta ja päivitetään tarpeen mukaan.

Päivitetty toukokuun tiekartta: Tiekartta2024touko.xlsx

3. Varausten priorisointi

Kohassa on järjestelmäasetus LocalHoldsPriority, jolla voi priorisoida varauksia niin, että palautuskirjastossa olevat varaukset jäävät kiinni, vaikka niiden edellä olisi varauksia muualla. Yksittäisiä niteitä ja asiakastyyppejä voi määrittää toiminnon ulkopuolelle.

Kannattaisiko toimintoa kokeilla jossain tai voisiko ajatella, että tuo asetus/toiminto otettaisiin pohjaksi, kun varausten priorisointia lähetään joskus kehittämään Kohassa.

Mahdollisia ongelmia:

  • niteeseen voi jäädä kiinni varaus, joka on esim. sijalla 350.
  • pienessä kirjastossa noudettavaksi haluttu varaus voidaan ohittaa periaatteessa rajattomasti, jos joku asiakas ei satu palauttamaan nidettä juuri sinne.

Päätös:

Tutkitaan järjestelmäasetuksen mahdollisuudet. Sellaisenaan se ei ole riittävä, vaan siihen tarvitaan määritettäviä lisäehtoja. Päätettiin, että jatketaan asian tutkimista seuraavassa kokouksessa.

Pohdittavaksi seuraavaan kokoukseen mennessä:

Minkälaisia ehtoja toimintoon tarvittaisiin?

  • kannattako höydyntää jotenkin suhdelukua niteitä/varauksia, saman tyylisesti kuin Varauksia per nide -raportilla, jonka jälkeen esim. aletaan vasta priorisoimaan.
  • kuinka usein ohitetaan asiakas max?
  • kuinka iso joukko varauksia jonon alusta otetaan huomioon? Numeerinen raja vai prosenttiosuus vai jotain muuta?

4. JavaScript-rimpsuja

Otetaanko tuen piiriin seuraavat JS-rimpsut?

5. Kuulumisia Suomi.fi Viesti -rajapinnan uudistuksista

Kodo kertoi Suomi.fi Viestit -rajapinnan uudistuksista. Hän ja Strandin Lari osallistuivat Valtion integraatioalustan tiedotustilaisuuteen viikolla 21.

  • REST-rajapinta tulossa. Se mahdollistaa viestien välittämisen Suomi.fi Viesteihin niin, että varsinaiseen viestiinkin saadaan enemmän sisältöä, eikä asiakkaan tarvitse lukea kirjaston viestiä liitteenä olevasta pdf-tiedostosta. Viestit tulevat olemaan enemmän sähköpostin/pikaviestin kaltaisia jatkossa, mutta päästä päähän salattuja. Jos asiakkaalla on käytössä puhelimessa Suomi.fi-sovellus, voi hän saada ilmoituksia saapuvista viesteistä kuten sähköposteista/pikaviesteistä.
  • Tähän mennessä viestejä on voinut lähettää vain sellaisille henkilöille, joilla on suomalainen henkilötunnus. Tähän on tullut muutos ja viestit voidaan lähettää jo nyt pelkän osoitteen perusteella, eli periaatteessa kaikki kirjeviestintä voitaisiin siirtää Suomi.fi Viesteihin.

Tarkempi tiedote

Kimpoissa selvitykseen:

  • Pystyisikö kimpat siirtyä käyttämään Suomi.fi Viestit -palvelua kirjeiden osalta ja luopua nykyisistä kirjeviestirajapinnoista?
    • Suomi.fi Viestit käytössä tällä hetkellä Vaarassa ja Kirkeksessä. Tulossa myös Lastuun.

6. Kehitysehdotusten läpikänti

7. Muut asiat

Kimpoissa selvitykseen seuraavaan kokoukseen, ketä ehdotetaan jäseniksi seuraavaan asiantuntijaryhmään. Koha-Suomen hallitus valitsee uuden asiantuntijaryhmän syksyllä.

8. Seuraavat kokoukset

Kesän kokoukset:

Ke 19.6.2024 klo 13 Ma 26.8.2024 klo 13

Asiantuntijaryhmän muistio 6/24

Aika: 29.4.2024 klo 13
Läsnä: Ari Mäkiranta, Tuomas Kunttu , Piia Semenoff, Päivi Knuutinen, Hanna Ikonen, Janne Seppänen (kohta 2), Leena Kinnunen, Susanna Sandell, Riikka Mustajärvi, Tove Selkälä, Kodo Korkalo, Anneli Österman

1. Arin ajankohtaiset

Tilinpäätös valmistumassa.

2. Sähköinen ilmoittautuminen

Lastu-kirjastoista Janne Seppänen kertoi heidän sähköisen ilmoittautumisen prosessista.

  • epalvelun kautta voi tehdä vahvan tunnistautumisen vaativan lomakkeen, joka ei pakota hyväksymään suomi.fi-viestien käyttöönottoa.
  • Lastussa käytetään Heinolan kunnan lomaketta
  • Webprobolilla on vastaava toteutus, mutta se vaatii hyväksymään suomi.fi-viestien käyttöönoton.
  • Lomakkeen tiedot tallennetaan palvelimelle xml-muodossa (jokaisesta asiakkaasta oma xml-tiedosto), josta ohjelmistorobotti ottaa ne yksi kerrallaan käsittelyyn yöllä. Robotti kirjautuu Auroran käyttöliittymään ja lisää asiakkaat sitä kautta.
  • Robotti myös poistaa sellaiset asiakastiedot, joita ei ole otettu käyttöön tietyn ajan kuluessa.
  • Lisätyistä ja poistetuista asiakastiedoista (määrä) sekä virheistä saavat päivittäin tiedon sähköpostiin.

Miten Kohan osalta kannattaisi mahdollisesti edetä?

  • Kannattanee hyödyntää samalla tavalla valmista lomakepalvelua, johon on liitetty jo vahva tunnistautuminen
  • Kohan REST-rajapinnassa on mahdollista viedä asiakastietoja JSON-muodossa tietokantaan.
  • Lomakkeen ja rajapinnan väliin tarvittaneen todennäköisesti jokin “konvertteri”, joka muuttaa datan oikeaan muotoon ja vie ne rajapinnan kautta Kohaan.
  • Sotu-siiloon ei ole yhteyttä, joten hetut pitänee lisätä sitten, kun asiakas tulee noutamaan kortin.
  • Sähköisille ilmoittautujille kannattaisi tehdä Kohaan oma asiakastyyppi, joka muutetaan sitten joksikin muuksi, kun asiakas tulee noutamaan kortin.
  • Ajastetulla ajolla voidaan poistaa asiakkaat, joiden asiakastyyppi ei ole muuttunut toiseksi tietyn ajan sisällä rekisteröimispäivästä.

Jatko: Kodo on yhteyksissä Heinolan tietohallintoon henkilöön, joka on ollut mukana Heinolan lomakkeen käyttöönotossa.

3. Signum-työryhmän perustaminen

Edellisessä kokouksessa päätettiin perustaa työryhmä, joka miettii ja testaa, voisiko signumeihin tehdä sellaisen muutoksen, että ne sisältäisivät vain luokan ja pääsanan. Mitä kaikkea pitää ottaa huomioon, jos muutos tehdään. Jokaisesta kimpasta pyydettiin etsimään yksi jäsen mukaan ryhmään.

Kohan signumiin vain luokka ja pääsana #923

Jäsenet kimpoista:

OUTI: Anu Seilonen ja Mari Vesala (ouka.fi)
Lappi: Pia Kusmin
Kirkes: Sani Kuosmanen, Tuusula
Vaara: Päivi Knuutinen
Helle: Kati Sillgren
Lumme: Katja Valjakka
Kyyti: Tuomas Kunttu
Vaski: Anni Rajala
Koha-Suomi: Anneli Österman ja Pasi Kallinen

Kokoonkutsujana toimii Anneli.

4. Kehitysehdotusten läpikäynti

  • Ilmoitukset-sivun viestit ladattavaksi sivu kerrallaan #691
    • Jatketaan käsittelyä.
    • Päätös: Edistetään kahta ratkaisua rinnakkain:
      1. Viestejä poistetaan jatkossa määrän mukaan. Viestien määrärajaksi 500. Lisäksi viestit-sivulle lisätään JavaScript-liitännäinen, jolla kerrotaan, että vanhemmat viestit löytyvät raportilla ja nappi/linkki, jolla saa ajettua kyseisen raportin (samalla tavalla kuin lainamäärä-raportti perustiedot-näytöllä tiedonhaussa).
      2. Tiketin avaajana Mikko Liimatainen tekee yhteisöön tiketin, jossa ehdotetaan yhteisöön viesteille api-endpoint, jolloin sivu voidaan ladata asynkronisesti.
  • Hetun tallennukseen painikkeen siirto tai muistutus tallentamattomasta hetusta #1066
    • Ehdotus: Kommenteissa olevan Larin vaihtoehto
    • Päätös: Tutkitaan, saisiko asiakkaan muokkaus/lisäyssivun yläreunan Tallenna-napin “epäaktiiviseksi” kunnes on painettu Lisää hetu -osiossa joko Tallenna tai Ohita. Jonkinlainen ohjeistus myös, jos yritetään tallentaa ilman hetun tallennusta tai ohitusta.
  • Erääntyneille varauksille asetettavaksi erikoistila varauksen vanhenemisen yhteydessä #1100
    • Ehdotus: Toteutettavissa. Halutaanko tarjota yhteisöön?
    • Päätös: Toteutetaan ja tarjotaan yhteisöön. Niteen tila pitää olla ajastetussa ajossa määriteltävissä, jotta ratkaisu kelpaa yhteisölle. Pääkäyttäjät: Listatkaa tähän tikettiin kimpassa käytössä olevat NOT_LOAN-tilat, niin koitetaan löytää jokin, jota voisi käyttää kaikissa kimpoissa. Tarvittaessa luodaan uusi arvo kaikille, jolloin se olisi sama.
  • Hyllyvarausraportissa värikoodaus seudun mukaan #1138
    • Ehdotus: Toteutus kirjastoryhmien kautta.
    • Päätös: Toteutetaan hyödyntäen kirjastoryhmiä. Kokeillaan riittäisikö yksiköiden tunnusten lihavointi sarakkeessa, jotta ei tulisi liikaa hankalasti toisistaan erottuvia värejä.

5. Muut asiat

5.1 Salasanojen vanhenemistoiminto

Salasanan vanhenemistoiminto - Miten toimitaan vanhentuneiden käyttäjätunnusten kirjautumisen estämisessä? Mennäänkö uudella salasanan vanhenemistoiminnolla vai pysytäänkö vanhassa tavassa?

Asiasta keskusteltiin pääkäyttäjäpalaverissa ja päätettiin, että asia viedään asiantuntijaryhmän päätettäväksi.

Päätös: Otetaan käyttöön virkailijatunnuksilla uusi salasanan vanhenemistoiminto niin, että salasanan vanhentumispäivä seuraa tunnuksen vanhentumispäivää. Triggeri hoitaa, että ne ovat samat ja että muutos koskee vain asiakastyyppiä VIRKAILIJA. Kaikissa kimpoissa asiakastyypin tunnus on sama.

5.2. Ehdokkaat seuraavaan asiantuntijaryhmään

Selvitelkää kimpoissa (myös Lastu) ehdokkaat seuraavaan nimettävään asiantuntijaryhmään.

6. Seuraava kokous

Sovitaan seuraavan kokouksen / seuraavien kokousten ajankohta.

Ma 27.5.2024 klo 13.

Sovitaan toukokuun kokouksessa kesän ja syksyn kokoukset.

Asiantuntijaryhmän muistio 5/2024

Aika: 8.4.2024 klo 13
Läsnä: Ari Mäkiranta, Anneli Österman, Kodo Korkalo, Leena Kinnunen, Irina Halminen, Susanna Sandell, Tuomas Kunttu, Riikka Mustajärvi, Kati Sillgren, Hanna Ikonen

1. Arin ajankohtaiset

Uuden version esittely 17.4. Seuraava bugiperjantai 26.4.

2. Kehitysehdotukset

3. Muut asiat

3.1 JavaScriptien muuttaminen liitännäisiksi

Strandin Larille on annettu tehtäväksi käydä läpi kaikki Koha-Suomen JavaScriptit ja millä kimpoilla ne on käytössä. Sen jälkeen pohditaan Koha-Suomen palaverissa, mitkä niistä kannattaisi muuttaa liitännäiseksi. Pääkäyttäjät pystyvät aktivoimaan ja epäaktivoimaan liitännäiset tarpeen mukaan. Osaan liitännäisistä tulee myös mahdollisuus tehdä määrittelyjä, esim. jos se koskee vain tiettyjä asiakastyyppejä tai käytetään jotain tiettyä tallennettua raporttia. Sen myötä IntranetUserJS-järjestelmäasetuksen sisältö vähenee ja JavaScriptien ylläpito helpottuu. Käsitellään ehdotus liitännäiseksi muutettavista JavaScripteistä myös pääkäyttäjien viikkopalaverissa ennen toteutusta.

3.2 Asiakasvarmenteiden jakelun aikataulu

Asiakasvarmenteet vanhenevat 31.8.2024. Sertifikaatti voi olla voimassa maksimissaan 390 päivää, jolloin uutta varmennetta ei voi tehdä kovin aikaisin. Uusi varmenne tulee jakoon elokuun alussa viikolla 32, jolloin käyttäjille ja kuntien IT-väelle jää vajaa kuukausi aikaa asentaa uusi varmenne.

3.3 Sähköinen ilmoittautuminen ei saanut rahoitusta, miten jatketaan?

Oulu haki hankerahoitusta sähköoisen ilmoittautumisen suunnitteluun, mutta rahoitusta ei saatu. Pohditaan, miten asiaa voitaisiin edistää itse. Tutustutaan pikaisella aikataululla Lastun käyttöprjoketissa heillä käytössä olevan vahvan tunnistautumisen vaativan e-lomakkeen toimintatapaan. Lomakkeen toteutus on tultava jostain muualta kuin Koha-Suomesta, joka toimittaa REST-rajapinnan Kohaan. Palataan asiaan asiantuntijaryhmässä, kun Lastusta on saatu tarkempia tietoja.

3.4 Viestitaulun säilytysaika kuluva vuosi

Viestitaulun säilytysaika on nykyään kuluva vuosi.

4. Seuraava kokous

Ma 29.4.2024 klo 13.

Asiantuntijaryhmän muistio 4/24

Aika: 18.3.2024 klo 13
Läsnä: Kodo Korkalo, Anneli Österman, Ari Mäkiranta ja Emmi Takkinen (kohta 3) (Koha-Suomi), Päivi Knuutinen (Vaara), Hanna Ikonen (Lumme), Noora Valkonen (OUTI), Susanna Sandell ja Anni Rajala (Vaski), Leena Kinnunen (Lappi), Tuomas Kunttu (Kyyti), Kati Sillgren (Helle), Anu Järvi (Kirkes)

1. Arin ajankohtaiset

Harjoittelija aloitti maaliskuun alussa Oulussa. Harjoittelu jatkuu toukokuun loppuun saakka.

2. Varausjono vs. Hyllyvarausraportti

Keskustellaan Varausjono- ja Hyllyvarausraporteista. Taustalla on toiveita raportin ja kuljetusten optimointiin. Varausjono-raporttiin pystyy kytkemään Kohan kuljetusten painomatriisin, hyllyvarausraporttiin ei pysty. Hyllyvarausraporttiin on taas tehty paljon muutoksia, joita Varausjonossa ei ole. Samat muutokset pitäisi todennäköisesti tehdä myös Varausjono-raporttiin, jotta se olisi käytettävyydeltään samaa luokkaa. Onko järkevää ylläpitää molempia? Anni Rajala alustaa aihetta.

Päätös: Pysytään toistaiseksi Hyllyvarausraportissa, mutta pidetään varausten optimointi mielessä. Muun kuin hyllyvarausten osalta optimointi pitää olla reaaliaikaista, kun asiakas palauttaa niteen automaattiin. Tämä on haastavaa, eikä siihen ole tällä hetkellä ratkaisua.

Vaski on yhteydessä Broomworks Oy:hyn, olisiko heillä kiinnostusta tutkia lainasta palautuvan aineiston kuljetusten optimointia.

3. Kehitysehdotusten läpikäynti

4. Muut asiat

4.1 Uutiskirjeen vastuutus

  1. kirjeen koonti Vaskin vastuulla, deadline 29.3.2024, julkaisu viikolla 14.
  2. kirjeen koonti Lapin vastuulla, deadline 30.5.2024, julkaisu vkolla 23.
  3. kirjeen koonti OUTIn vastuulla, deadline 30.9.2024, julkaisu vkolla 41.
  4. kirjeen koonti Vaaran vastuulla, deadline 6.12.2024, julkaisu vkolla 50.

4.2 JavaScriptien ylläpito ja vastuutus

Mitkä JavaScriptit ovat jatkossa Koha-Suomen ylläpidolla ja vastuulla ja mitkä kimppojen omalle vastuulle? JavaScriptien määrä lisääntyy jatkuvasti ja niiden ylläpito on työlästä.

Jatkossa asiantuntijaryhmän päätöksellä uudet JavaScriptit otetaan Koha-Suomen tukeen mukaan. Kimpat saavat jatkossakin tehdä omia skriptejä, mutta vastaavat niiden toimivuudesta esim. versionvaihdon aikaan itse.

4.3 Kokoelmatyön tiedonhaun koulutuksen ajankohta

To 4.4.2024 klo 9-11.

5. Seuraava kokous

Ma 8.4.2024 klo 13.

Asiantuntijaryhmän muistio 3/24

Aika: 26.2.2024 klo 13
Läsnä: Päivi Knuutinen (Vaara), Susanna Sandell (Vaski), Ari Mäkiranta (Koha-Suomi), Hanna Ikonen (Lumme), Pia Kusmin (Lappi), Noora Valkonen (OUTI), Riikka Mustajärvi (Kirkes), Kati Sillgren (Helle), Anneli Österman (Koha-Suomi)

1. Arin ajankohtaiset

LASTU-konversio on edennyt hyvin, jatkassa käyttöönottoprojektit voidaan viedä läpi tiiviimmässä aikataulussa. Osakassopimus on lähdössä kuntiin kommmentoitavaksi.

2. Asiantuntijaryhmän vuosisuunnitelma 2024

Käydään läpi asiantuntijaryhmän oma vuosisuunnitelma.

Vuosisuunnitelma: Asiantuntijaryhmän_vuosisuunnitelma2024_valmis.docx

3. Uutiskirjeen vastuuvuorot

Syksyn Koha-seminaarissa tuli esille ajatus kaikille Kohaa käyttäville kohdistetusta uutiskirjeestä. Kirjeen koonnista olisi vastuussa aina yksi kimppa kerrallaan. He koostavat muilta tulleet uutiset ja voivat itse nostaa esille esim. hyviä käytänteitä. Julkaistaan Githubin keskustelupalstalla (Discussions eli sama, missä tulee esim. viikkopäivitysten tiedotteet). Matrixissa voi kysellä muilta kimpoilta sisältöjä uutiskirjeeseen.

Sovitaan kimppojen järjestys uutiskirjeen kirjoittamiselle.

  1. kirjeen koonti Vaskin vastuulla, deadline 29.3.2024, julkaisu viikolla 14.
  2. kirjeen koonti xx vastuulla, deadline 30.5.2024, julkaisu vkolla 23.
  3. kirjeen koonti xx vastuulla, deadline 30.9.2024, julkaisu vkolla 41.
  4. kirjeen koonti xx vastuulla, deadline 6.12.2024, julkaisu vkolla 50.

Sovitaan loput vastuut seuraavassa kokouksessa.

4. Tekstiviestisopimusten irtisanomisajat

Siilinjärvi: 3 kk
Vaara: Link mobility, toistaiseksi voimassaoleva, irtisanomisaika 3 kk.
Kyyti: Tekstiviestipalvelussa (Arena Interactive) on 90 päivän irtisanomisaika.
Lappi: Link Mobilityn irtisanomisaika on 3 kuukautta, toistaiseksi voimassa oleva sopimus.
Vaski: Vaski-kirjastojen televiestisopimus on DNA Oy:n kanssa tehty laaja sopimus, jossa kaupungin kaikki puhepalvelut. Toistaiseksi voimassaoleva. Todennäköisesti erittäin vaikea päästä eroon.
Lumme: Link Mobility, toistaiseksi voimassaoleva, irtisanomisaika 3kk.
OUTI: Link Mobility, toistaiseksi voimassaoleva, irtisanomisaika 3kk.
Helle: ei irtisanomisaikaa.
Kirkes: ei vielä tiedossa.

5. Kehitysehdotusten läpikäynti

6. Muut asiat

Kokoelmatyöhön liittyvät haut ja nidehaku -koulutus. Ennakkokyselyn sisältö.

  • lisätään kyselyyn kimppa-tieto
  • aikataulu: koulutus maaliskuun lopulla
  • toiveiden esittämiselle aikaa maaliskuun puolivälin seutuville
  • asiantuntijaryhmä: kyselettekö omista kimpoisa, löytyisikö Annelille kaveriksi joku henkilö, joka tekee paljon kokoelmatyötä ja olisi valmis tulemaan mukaan kouluttamaan? Deadline vko 10 loppuun. Tieto Annelille.

7. Seuraava kokous

Ma 18.3.2024 klo 13.

Asiantuntijaryhmän muistio 2/24

Aika: 5.2.2024 klo 13
Läsnä: Päivi Knuutinen, Kati Sillgren, Ari Mäkiranta, Hanna Ikonen, Noora Valkonen, Riikka Mustajärvi, Susanna Sandell, Leena Kinnunen, Tuomas Kunttu, Kodo Korkalo, Anneli Österman

1. Arin ajankohtaiset

  • Hallitus näki viestien keskittämisselvityksen jatkamisen tärkeänä.
    • Minkälaiset irtisanomisajat/ehdot sms-viestien sopimuksilla on - selvitettävä kimpoissa seuraavaan kokoukseen.
  • Siilinjärven kanssa pilotoidaan VTJ:n muutosrajapintaa ja koeponnistetaan lupahakemus sen käyttämiseen. Todennäköisesti jokainen kunta joutuu erikseen tekemään lupahakemuksen. Siilinjärven pilotista saadaan toivottavasti malli muiden käytettäväksi.

2. Kehitysehdotusten läpikäynti

Päätökset kirjattiin tiketteihin.

3. Seuraavien kokousten ajankohdat

  • ma 26.2.2024 klo 13
  • ma 18.3.2024 klo 13
  • ma 8.4.2024 klo 13
  • ma 29.4.2024 klo 13
  • toukokuun kokous sovitaan huhtikuussa

4. Muut asiat

  • Sähköpostin lähettäjäosoitteen aiheuttamat muutokset kirjeiden tulostuksessa ja SMS-laskutuksessa. Tiedote muutoksesta.
    • Googlen (ja jatkossa muiden sähköpostioperaattoreiden) kiristyneistä viestien toimitusvaatimuksista johtuen on tarpeen vaihtaa Kohasta lähtevien viestien lähettäjäosoitteeksi koha-suomi.fi -loppuinen osoite. Muutos aiheuttaa sen, että jatkossa viestit päätyvät viestitauluun koha-suomi.fi lähettäjäosoitteella. Lähettäjäosoitteen varaan on Koha-Suomessa rakennettu sähköposteihin liittymätöntä toiminnallisuutta, joka ei enää muutoksen jälkeen toimi aiotusti.
    • Paperikirjeiden tulostaminen kirjastossa käyttää lähettävän kirjaston sähköpostiosoitetta tulostettavien viestien lajitteluun kirjastoyksiköittäin. Lajittelu ei toimi muutoksen jälkeen. Paperikirjeiden tulostusliitännäiseen on lisätty mahdollisuus lajitella tulostettavat viestit viestin vastaanottajan kotikirjaston mukaan.
    • Tekstiviestilaskujen jakaminen kunnittain operaattoripäässä on toteutettu lähettävän kirjaston sähköpostiosoitteen varaan. Toiminnallisuus on ollut ainoastaan Arenan sähköpostiajurissa ja yhden kimpan käytössä. Jatkossa jakaminen kunnittain “aiheuttajaperusteisesti” ei ole mahdollista ja kustannukset on jyvitettävä muulla perusteella.
    • Edistetään yhteisöön ehdotusta, että viesti-tauluun saataisiin lähettäjäkirjaston branchcode, jolloin sitä voidaan hyödyntää raporteilla.
    • Koosteviestien osalta soveltuvaa kirjastoyksikköä pitää vielä selvittää.
    • Kirjeiden tulostukseen ja SMS-viestien lähetykseen ei tehdä tässä vaiheessa muita muutoksia.

Asiantuntijaryhmän muistio 1/24

Aika: 15.1.2024 klo 13
Läsnä: Ari Mäkiranta, Anneli Österman, Kodo Korkalo, Leena Kinnunen, Noora Valkonen, Päivi Knuutinen, Tuomas Kunttu, Kati Sillgren, Susanna Sandell, Riikka Mustajärvi, Hanna Ikonen

1. Arin ajankohtaiset

Lastun dumppi saatiin joulun alla ja nyt päästään tekemään ensimmäistä koekonversiota.

2. Tiekartan päivitys

Tiekartan päivitys, viimeksi päivitys on tehty lokakuussa 2023.

Tiekartta2023lokakuu.xlsx

Päivitetty tiekartta: Tiekartta2024tammikuu.xlsx

3. Kotipalvelutyöryhmän perustaminen

Edellisessä kokouksessa päätettiin perustaa kotipalvelutyöryhmä, joka miettii, miten Finnaa voisi hyödyntää paremmin kotipalvelutyössä. Hyvät niksit ja käytännöt jakoon kaikkien kesken.

Ryhmään on ilmoittautunut mukaan seuraavat henkilöt:

  • Lastu: Susanna Partanen, Lahti
  • Vaara: Heli Itkonen, Joensuu ja Tero Paasu, Juuka
  • OUTI: Katja Isokääntä, Oulu ja Laila Jakonen, Muhos
  • Lumme: Jenni Häkkinen, Pieksämäki
  • Lappi: Soile Arkivuo, Rovaniemi
  • Kirkes: Rebecca Hopkins, Tuusula
  • Helle: David Thiry, Askola (eduaskola.fi)

Kokoonkutsujaksi pyydetään Heli Itkosta. Päivi kysyy. Mukaan pääsee vielä myöhemminkin.

4. Versionvaihdon ominaisuuksien läpikäyntiä

Versionvaihdon 23.xx tiketit

Kaikki tiketit on nyt käyty läpi ja päätökset kirjattiin tiketteihin siirretään/ei siirretä -tiloina.

5. Kehitysehdotusten läpikäyntiä

Päätökset kirjattiin tiketteihin.

6. Muut asiat

Ei muita asioita.

7. Seuraava kokous

5.2.2024 klo 13