Koha-Suomen hallituksen tiedote 8/2022
9.12.2022
Tänään oli vuoden viimeinen kokous ja hyväksyttiin ensi vuoden talousarvio, yhtiön tavoitteet ja toimitusjohtajan tavoitteet ja siinä olikin yhteen kokoukseen aika lailla asiaa. Tavoitteissa huomioitiin Koha-seminaarin työpajassa esille nousseita teemoja, kuten viestinnän kehittäminen, ohjeistuksen ajantasaisuus sekä työryhmien tehtävien selkeyttämistä. Näistä on hyvä keskustella myös asiantuntijaryhmässä ja muissa ryhmissä ja miten huomioida samoja tavoitteita ryhmien omissa suunnitelmissa.
Lisäksi käytiin läpi toimitusjohtajan raportti ja talouden toteuma.
Toimitusjohtajan raportti: Toimitusjohtajanraportti8_2022.pdf
Toimitusjohtajan tavoitteet 2023: Toimitusjohtajantavoitteet2023.pdf
Koha-Suomen toimintasuunnitelma 2023: Koha-Suomitoimintasuunnitelma2023.pdf
Tämän vuoden isoja hetkiä ovat olleet tiekartan valmistuminen, iso versiopäivitys ja syksyn Koha-seminaari. Oli todella antoisaa pitkästä aikaa oikeasti jutella kohalaisten kanssa, arvioida strategiaa ja miettiä, mitä tulee seuraavaksi tehdä. Moni pienempi asia on myös edennyt ja toimintaan on tullut tänäkin vuonna uutta sujuvuutta. Joka vuosi menemme eteenpäin.
Suuret kiitokset erityisesti järjestelmänkehittäjille ja pääkäyttäjille kuluneesta vuodesta. Kirjastoissa on saatu tukea ja vinkkejä pulmatilanteissa. Tärkeää on myös, että Koha-kirjastoissa on yhdessä tekemisen meininkiä, sille on hyvä rakentaa uuden tekemistä.
En ole varmaan koskaan muistanut kiittää hallitusta, joten kiitokset teille. Meillä on sitoutunut ja asioista aidosti kiinnostunut hallitus, joka myös tuo omaa osaamistaan vahvasti mukaan toimintaan ja ennen kaikkea hallituksessa katsotaan vahvasti tulevaisuuteen.
Nyt on aika joulutauolle ja sen jälkeen innostunein mielin uuteen vuoteen!
t. Rebekka, hallituksen pj.
Koha-Suomen hallituksen tiedote 7/2022
Tämän päivän kokouksessa jo käynnisteltiin ensi vuoden talouden ja toiminnan suunnittelua ja sen parissa jatketaan joulukuun seminaarissa, jossa myös käydään tarkemmin läpi Koha-seminaarin yhteydessä tehty strategian arviointi, liitteenä. Koha-seminaarin perjantain aamupäivän ohjelmana oli vain käydä läpi strategian toteutumaa ja kuulla näkemyksiä, miten asiat ovat toteutuneet ja mitä vielä olisi tehtävä. PP-esityksessä pohjana on meidän strategiamme ja siihen on laitettu puhekuplina toimintasuunnitelmista poimittuja asioita. Ajatuskuplissa on mielessä olevia kysymyksiä. Tekstinä dioihin on lisätty seminaarin ryhmätöiden näkemykset siitä, mitä on jo tehty ja mitä tulee vielä tehdä. Kommenttien perässä on +merkkejä, jotka kertovat kommentin merkittävyydestä eli mitä enemmän plussia, sitä tärkeämmäksi osallistujat näkivät asian.
Strategian arviointi: Koha-SuomiOystrategianarviointi2022.pdf
Toimitusjohtajan raportin osalta keskusteltiin oikeastaan enemmän vain 12.10. huoltokatkosta. Bittuguru löysi syyn palvelimilla ilmenneille muistikampojen hajoamisille. Kyse ei ollut muistien hajoamisesta vaan palvelimien emolevyjen firmwaressa olleesta bugista. Ongelma korjattiin päivittämällä emolevyjen firmware. Emolevyjen päivitys tehtiin huoltokatkolla 12.10. Koha-Suomella on palvelinsalissa kuusi identtistä palvelinta, joten vika piti korjata jokaiselta palvelimelta ja tähän meni niin pitkään, että huoltokatko ei riittänyt. Huoltokatkon venyminen on aiheuttanut harmia kirjastoissa, mikä on aivan ymmärrettävää ja tavoite on jatkossa, jos on vähänkin epäilys, ettei huoltokatkon aika riitä, niin siitä tiedotetaan välittömästi. Onneksi näin isoja huoltotöitä ei ole näillä näkymin tiedossa.
Toimitusjohtajan raportti: Toimitusjohtajanraportti7_2022.pdf
Kehittäjän määräaikaisesta tehtävästä oli viisi kiinnostunutta, joista on jo kaksi haastateltu ja kaksi haastattelua on vielä ensi viikolla.
Asiantuntijaryhmän 10.10.2022 kokouksen muistio ja samalla kun Redmineen menee, niin voi lukaista tai selailla myös muiden työryhmien muistioita. (Huom! Muistiot siirretty Koha-Suomen verkkosivuille heinäkuussa 2023)
Hyvää viikonloppua!
t. Rebekka, hallituksen pj.
Koha-Suomen hallituksen tiedote 6/2022
23.9.2022
Kokouksen asialistalla olivat keskeisimpinä asioina talouden toteutuminen ja toimitusjohtajan raportti. Talous toteutuu suurin piirtein suunnitellusti. Toimitusjohtajan raportti on liitteenä. Samassa yhteydessä keskusteltiin vakavasti viime keskiviikon käyttökatkosta. Eli Kohan suunnitellun huoltokatkon aikana 14.9. palvelimia käynnistettäessä toistui sama ongelma kuin edellisellä kerralla tietokantapalvelimia uudelleen käynnistettäessä. Käynnistyksen yhteydessä palvelin ilmoitti viallisista muistikammoista. Käytännössä muistikampojen ei pitäisi hajota uudelleen käynnistyksen yhteydessä, joten konesalipalvelun tarjoaja Bittiguru jatkaa syyn selvittämistä palvelimen valmistajan eli Fujitsun kanssa ja raportoi sitten meidän toimitusjohtajallemme. Kyse voi olla virransyötön ongelmista tai jostain muusta.
Lisäksi käytiin läpi asiantuntijaryhmän muistio: Asiantuntijat - Vuosi 2022 - Muistiot ja keskustelu - Redmine - Koha-Suomi, joka siis löytyy kätevästi Redminesta. Muistiossa on linkit pääkäyttäjien ja kuvailijoiden vuosisuunnitelmiin, jotka kannattaa nekin vilkaista.
Kansalliskirjasto on hakenut seuraava KohaCon-tapahtumaa ja järjestämislupa yhteisöltä on tullut, joten ensi kesänä nähdään KohaConissa Helsingissä.
Ensi viikolla on tulossa auki määräaikainen kehittäjän pesti.
Toimitusjohtajan raportti: Toimitusjohtajanraportti6_2022.pdf
Hyvää viikonloppua!
t. Rebekka, hallituksen pj.
Koha-Suomen hallituksen tiedote 5/2022
Syyskauden ensimmäisessä kokouksessa tuttuun tapaan vahvistimme asiantuntijaryhmän jäsenet:
Helle: Kati Sillgren, Calle Lindroos (vara)
Kyyti: Tuomas Kunttu, Jarmo Tikka (vara)
Lappi: Leena Kinnunen, Pia Kusmin (vara)
Lumme: Katja Valjakka, Heli Auranen (vara)
Outi: Noora Valkonen, Piia Semenoff (vara)
Vaara: Päivi Knuutinen, Irina Halminen (vara)
Vaski: Susanna Sandell, Anni Rajala (vara).
OUTI-kirjastoissa on tapahtunut muutos varajäsenen osalta eli Annelin tilalle on tulossa Piia. Muutos siksi, että Annelista on tulossa muutamaksi vuodeksi kokoaikainen Koha-Suomen pääkäyttäjä. Tarmoa ryhmälle tiekartan toteuttamiseen!
Toinen iso asia oli, että päätimme antaa luvan Kirkes-kirjastojen kunnille merkitä yhtiön osakkeita ja käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että Kirkes-kimpasta on tulossa uusi jäsen meidän ryhmäämme. Käyttöönottoprojektia ryhdytään suunnittelemaan heti syksyn aikana ja vahvistetaan aikataulu – mahdollisesti ensi syksynä.
Toimitusjohtajan raportin käymme aina keskustellen läpi ja tällä kertaa puhuimme raportoinnin kehittämisestä, tietoturva-auditoinnista sekä versiopäivityksestä. Nostimme esille, että jatkossa tulee varata paremmin aikaa testaamiseen ja että on tärkeää arvioida versiopäivityksen onnistuminen ja oppia kokemuksista. Tähän liittyen onkin valmistelussa päivityksille oma projektisuunnitelmapohja, jota voi käyttää jatkossa. Uskon, että versiopäivitys jännitti vähän joka taholla, koska näin isoa päivitystä ei ole vuosikausiin nähty ja paljon koodia oli kirittävänä. Hyvin kuitenkin selvittiin ja olemme yhtä isoa kokemusta rikkaampia.
Toimitusjohtajanraportti5_2022.pdf
Talousasiat käytiin myös läpi ja tilanne hyvä.
Aurinkoa uuteen syyskauteen!
T. Rebekka, hallituksen pj.
Toiveissa olemme, että syksyllä olisi vihdoinkin oikea ja elävä Koha-seminaari pääkaupunkiseudulla 27.10.-28.10.2022.
Koha-Suomen hallituksen tiedote 4/2022
13.5.2022
Tänään oli nykyisen hallituksen viimeinen kokous ja seuraavaksi on sitten yhtiökokous 13.6. Mikkelissä. Hyväksyimme tänään yhtiökokouksen esityslistan ja Ari laittoi sen saman tien kuntiin. Yhtiökokouksessa valitaan hallitus, nimeämistoimikunta ja puheenjohtajisto mm.
Tärkeä asia oli hyväksy tiekartta toimenpidesuunnitelmineen, molemmat liitteenä. Tiekartasta tulee meille tärkeä työkalu ja sen seuranta on ensisijassa asiantuntijaryhmän vastuulla, mutta alkuun hallituskin seuraa asioita tarkemmin, koska asia kiinnostaa!
Tiekartta2022toimenpiteetvalmis.xlsx ja Tiekarttayleinenosa.pdf
Tuttuun tapaan tsekattiin talouden toteuma ja siinä ei ole mitään yllättävää. Toimitusjohtajan raportti ei ole nyt liitteenä, vaan Ari kertoi suullisesti tärkeimmät asiat ja tarkemmin syksyllä. Mukava uutinen oli, että uusi korkeakouluharjoittelija on saatu rekryttyä.
Kolmantena liitteenä on asiantuntijaryhmän muistio. AsiantuntijaryhmänMuistio42022.pdf
Mitä mainiointa viikonloppua!
T. Rebekka, hallituksen pj.
Koha-Suomen hallituksen tiedote 3/2022
Koha-Suomen hallituksen tiedote 3/2022
Kokouksessa hyväksyttiin viestintäsuunnitelma (liitteenä), tsekattiin talous ja käytiin keskustellen läpi toimitusjohtajan raportti (liitteenä). Yleensäkin toimitusjohtajan raportista syntyy keskustelua. Talous etenee suunnitellusti. Viestintäsuunnitelmaan yhdistettiin sekä kansallinen että kansainvälinen ja nyt se on paljon selkeämpi. Valmistelussa myös hyödynnettiin tehtyä viestintäkyselyä. Suunnitelmasta voisi nostaa esille säännölliset isojen kirjastojen johtajien aamukahvit, joissa käydään läpi ajankohtaisia valmistelussa olevia asioita ja vaihdetaan kuulumisia. Toiveissa on myös oikea läsnäoloseminaari syksylle.
Seuraavassa kokouksessa on tarkoitus sitten hyväksyä tiekartta, mikäli asiantuntijaryhmä ehtii sen omalta osaltaan käsitellä ensi maanantaina. Itse olen kovin innoissani tiekartan valmistelusta ja siitä tulee meille hyvä työkalu.
Viestintasuunnitelma_2022.pdf ja Toimitusjohtajanraportti3_2022.pdf
Hyvää toukokuuta kaikille!
T. Rebekka, hallituksen pj.
Koha-Suomen hallituksen tiedote 2/2022
29.3.2022
Useamman vuoden tauon jälkeen hallitus piti oikean seminaaripäivän ja kokouksen siinä yhteydessä. Seminaarin tärkein asia oli käydä läpi tiekarttaa. Kävimme pitkälliset ja antoisat keskustelut viime vuoden toiminnasta, strategian toteutumisesta ja tiekartasta. Tiekarttaan kuuluu yleinen osa, liitteenä, ja excel-muotoinen toimenpidesuunnitelma. Toimenpidesuunnitelma on vielä valmistelussa ja menee seuraavaksi kehittäjien arvioitavaksi. Teimme joitakin täsmennyksiä ja stilisointeja yleiseen osaan ja alustavasti linjasimme, että tiekartan toimenpiteitä suunnitellaan kahdelle seuraavalle vuodelle. Jatkossa tiekartan toteuma käytäisiin läpi hallituksessa kerran vuodessa ja samalla arvioidaan sitä kokonaisuutenaan. Tarkoitus on, että asiantuntijaryhmä seuraa toteumaa joka kokouksessaan, joten ryhmän muistioiden kautta voi jokainen seurata etenemistä. Tiekarttaa ei ole vielä hyväksytty hallituksessa. Tiekartta_yleinen_osa.pdf
Kokouksessa käsittelimme viime vuoden tilinpäätöksen: tulos näyttää voittoa 15 042,86 €. Koha-Suomi ei jaa osinkoa osakkaille, joten tulos lisätään omaan pääomaan. Hallituksessa keskustelimme, että yhtiön omaa rahoitusta on mahdollista suunnata järjestelmän kehittämiseen. Erityisesti keskustelimme raportoinnin kehittämisestä. Viime vuonna Koha-Suomen palvelumaksuilla kustannettiin ensimmäistä kertaa myös konesalipalvelut ilman, että palvelumaksua korotettiin. Tästä oli kunnille selvää kustannushyötyä. Lisäksi on hyvä jatkossakin miettiä vastaavanlaisia kaikkia hyödyttäviä yhteisiä palveluita.
Ari esitteli myös tekeillä olevaa tietoturvasuunnitelmaa ja sekin herätti vilkkaan keskustelun.
Tuttuun tapaan toimitusjohtajan raportti liitteenä. Toimitusjohtajanraportti2_2022.pdf
Hyvää uutta työviikkoa kaikille!
T. Rebekka, hallituksen pj.
Koha-Suomen hallituksen tiedote 1/2022
18.2.2022
Hallituksen ensimmäinen kokous oli tänä vuonna vasta helmikuussa. Viime vuoden talouden toteuma käytiin lyhyesti läpi ja tarkemmin sitten tilinpäätöksen yhteydessä. Plussalle jäätiin viime vuonnakin, vaikka ei tarkoitus ollut.
Asialistan isoimpana asiana oli asiantuntijaryhmän vuosisuunnitelma, liitteenä. Asiantuntijaryhmän suunnitelmaa ja toimenpiteitä pidettiin tärkeinä ja ne käytiin tarkkaan läpi. Toimenpiteistä käytiin vilkas keskustelu ja erityisesti esille nousi yhteisen tekemisen merkitys ja miten sitä voidaan edistää, palvelukuvauksen päivittäminen ja miten siitä tiedotetaan tehokkaasti sekä Redmine/Github-kuvio. Tiekartan tekemiseen ja valmisteluun on kaikilla paljon odotuksia. Viestinnästä keskusteltiin paljon jo tässä yhteydessä - lisäksi asialistalla oli viestintäsuunnitelmien toteutuminen. Viestintäsuunnitelma päivitetään kokonaan nyt käytyjen keskustelujen perusteella. Selkeyttä ja helppoutta kaivataan sisäiseen viestintään ja ulkoiseen viestintään kaivataan apuja toimintamme ja yhteistyömme markkinointiin kansallisella ja kansainvälisellä tasolla.
Asiantuntijaryhmän vuosisuunnitelma 2022: Asiantuntijaryhman_vuosisuunnitelma2022.pdf
Liitteenä myös asiantuntijaryhmän kokouksen muistio, joka löytyy myös Redminestä (HUOM! Muistiot siirretty Koha-Suomen verkkosivuille heinäkuussa 2023). Huomatkaa, että versionvaihdon valmistelu etenee ja seuraavaksi projekti aikataulutetaan ja tehdään projektille suunnitelma.
Kolmantena liitteenä tuttuun tapaan toimitusjohtajan raportti alkuvuodelta: Toimitusjohtajan_raportti_1_2022.pdf
Hyvää viikonloppua!
t. Rebekka, hallituksen pj.